Webdesk Manual 3.4
Stichwortverzeichnis

Webdesk Manual 3.4

Inhaltsverzeichnis

1 Portal & Organisation

Das Modul "Portal & Organisation" kann als Basismodul verstanden werden und erlaubt dem Administrator die Festlegung und Gestaltung der grundlegenden Strukturen des Webdesk-Programms.

Dieses Grundgerüst setzt sich aus den folgenden Bereichen und damit verbundenen Fragestellungen zusammen:

Organisationsverwaltung

Berechtigungssteuerung

Customizing & Layout

Wie lege ich Organisationsstrukturen fest?

Wie füge ich neue Personen/Gruppen/Rollen hinzu?

Wie ordne ich Personen den Rollen/Gruppen zu?

Welche Person/Rolle/Gruppe darf auf welche Funktionen zugreifen?

Wessen Daten darf eine berechtigte Person durch eine Funktion einsehen?

Wie konfiguriere ich eine Aktion?

Wie passe ich den Menübaum an?

Wie füge ich eine weitere Sprache zu Webdesk hinzu?

Systemeinstellungen

Benutzereinstellungen

Einstellungen für EDV-erfahrene Benutzer (Parametrierung, Wartung, Jobs, Konnektoren)

Einstellungen für den persönlichen Webdesk einzelner Benutzer (Sprache, Darstellung, etc.)

Organisationsverwaltung

Mit der Organisationsverwaltung wird die hierarchische Struktur des Unternehmens abgebildet und verwaltet. Hierzu gehört die Verknüpfung der Organisationsstrukturen (Organigramm, Gruppen/Abteilungen) miteinander, sowie deren Abbildung im Organigramm und die Verwaltung der Mitarbeiter.
Die Rollenverwaltung berücksichtigt die Funktionen, welche Mitarbeiter im Unternehmen erfüllen (Vorgesetzter, Personalabteilung, etc.). Zusätzlich besteht die Möglichkeit, im Falle der Abwesenheit einen Stellvertreter für eine spezifische Rolle festzulegen.

Berechtigungssteuerung

Die Berechtigungssteuerung erlaubt eine gezielte Freigabe von Zugriffen auf einzelne Programmfunktionen, beispielsweise auf bestimmte Formulare, Informationsfunktionen, Auswertungslisten, etc. Als weiteres Element der Berechtigungssteuerung lässt sich mit der Einsichtserlaubnis definieren, welche Zielpersonen bzw. Teilbereiche der Organisation durch eine bestimmte Informationsfunktion eingesehen werden dürfen.

Customizing & Layout

Mit diesen Funktionen lässt sich Webdesk EWP individuell an die Wünsche und Anforderungen des Kunden anpassen. Von jeder in Webdesk EWP ausführbaren Aktion lassen sich unbegrenzt viele Konfigurationen erstellen, welche in Darstellung und Inhalt anpassbar sind.

Die Menüstruktur dient dazu, dem Benutzer ein Set an Menüleisten und dazugehörigen Menüpunkten zur Verfügung zu stellen. Diese Menüpunkten lassen sich innerhalb des Menübaumes individuell in Ordnern gruppieren. 

In der Sprachverwaltung (Internationalisierung) lässt sich Webdesk mehrsprachig gestalten.

Systemeinstellungen

Die Systemeinstellungen dienen sowohl der Parametrierung des Webdesk als auch der Wartung. Mit Hilfe von Systemparametern, Jobs und Konnektoren werden die Grundeinstellungen vorgenommen und Abteilungs- und Personendaten aus dem Zeitwirtschaftssystem synchronisiert. Periodisch laufende Hilfsprogramme - sogeannte Jobs - ermöglichen die Bearbeitung und Synchronisation von Massendaten. Sie können auch dazu verwendet werden, um Kalenderdaten aus dem Groupware-System zu synchronisieren oder zu löschen, Anträge automatisch zu generieren und an die Mitarbeiter weiterzuleiten und vieles mehr ...
Zu Monitoring-Zwecken können Log-Einträge definiert werden. Weiters ist es möglich, angemeldete User oder aktive Jobs anzuzeigen.

1.1 Organisationsverwaltung

Allgemeines

Die Organisationsverwaltung dient dazu, alle wesentlichen organisatorischen Elemente eines Unternehmens im Kontext des Mitarbeiterportals abzubilden.
In weiterer Folge werden diesen organisatorischen Elementen Funktionen des Mitarbeiterportals zugeordnet. Diese Funktionen wiederum werden als Basis für die Abfrage von mitarbeiterbezogenen Daten verwendet. Diese Daten können üblicherweise gruppiert nach Abteilung, Team oder Kostenstelle ausgewertet werden.

Folgende organisatorische Elemente können im Webdesk definiert werden:

Mandant

Organisationsstruktur

Gruppe

Person

Rolle

Organisatorische Elemente

Um mit Webdesk EWP arbeiten zu können, werden mindestens ein Mandant und eine Organisationsstruktur benötigt.

Mandanten

Das Wesen des Mandants ist das Erreichen einer relativ strikten Trennung zu Funktionen, Informationen und Prozessen ANDERER Mandanten. Der Mandant ist das höchstrangige Organisationselement und bezieht sich üblicherweise auf das Unternehmen selbst. Weitere Details befinden sich auf den folgenden Seiten, insbesondere in der Mandantenverwaltung.

Organisationsstruktur

Die Organisationsstrukturen eines Mandaten erlauben es, die Gruppen unterschiedlich zu kategorisieren. Pro Mandant ist es zwingend notwendig, zumindest eine hierarchische (Aufbau-)Organisationsstruktur für den Mandanten zu definieren. Organisationsstrukturen können dabei folgende Typen abbilden: ´

Da eine Person zwingend einer hierarchischen Organisationseinheit (Gruppe) zugeordnet sein muss und diese wiederum zwingend einer hierarchischen Organisationsstruktur angehört, muss zumindest ein Mandant und eine hierarchische Aufbauorganisation existieren.

Gruppen

Die Gruppen eines Unternehmens erlauben es, die Mitarbeiter in unterschiedliche Einheiten zusammenzufassen. Diese Gruppen werden verwendet um organisatorische und kostenrechnerische Aspekte abzubilden, z.B.:

Die Zugehörigkeit einer Person zu einer Gruppe wird grundsätzlich historisiert abgelegt. Das bedeutet, dass eine Person zu einem bestimmten Datum einer solchen Gruppe beitreten bzw. diese auch wieder "verlassen" kann. Diese Zugehörigkeit kann auch in Auswertungen historisch korrekt berücksichtigt werden. Gruppen können des weiteren Aktionsberechtigungen erhalten und Inhaber von Rollen werden.

Gruppen, die zu einer hierarchischen Aufbauorganisation gehören, haben folgende zusätzliche Eigenschaften:

Gruppen, welche eine Kostenstellenstruktur abbilden, haben üblicherweise keine Beziehungen zueinander (d.h. keine Vater-Kind-Beziehungen wie bei hierarchischen Organisationseinheiten). Es kann hierbei eingestellt werden, ob ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt nur einer Kostenstelle angehören kann.

Personen

Die Person stellt das eigentliche zentrale organisatorische Element in der Stammdatenverwaltung des Moduls "Portal & Organisation", sprich, den einzelnen "Mitarbeiter", dar. Benutzer von Webdesk EWP sind immer Personen und oft werden auch Informationen über Personen mit den Funktionen des Webdesk ausgewertet. Offen bleibt dabei, ob die Person tatsächlich auch Mitarbeiter des Unternehmens ist oder nur ein externer User, der das Mitarbeiterportal nutzt.

Rolle

Rollen in Webdesk EWP stellen systemrelevante Funktionen dar, welche einem Mitarbeiter oder auch einer Gruppe zugeordnet werden können. Im Unterschied zu einer losen Gruppe kann hierbei auch immer ein Kompetenzbereich zusätzlich angegeben werden, welcher definiert, welche Gruppen/Personen/Mandanten mit der Rollenfunktion angesteuert/angezeigt/bearbeitet werden können. 

Der klassische Anwendungsfall hierfür stellt die "Vorgesetzten-Mitarbeiter-Beziehung" in der organisatorischen Aufbauorganisation eines Unternehmens dar. (z.B. Vorgesetzer mit der Rolle "Manager" hat die Berechtigung,Zeitaufzeichnungen seiner Mitarbeiter einzusehen).

Darüber hinaus können aber auch Zugehörigkeiten, z.B. von Sachbearbeitern definiert werden, welche für bestimmte Teile des Unternehmens zuständig sind (z.B. HR Sachbearbeiter, welche für einen bestimmten Teilbereich des Unternehmens Fragen zur Gehaltsabrechnung beantworten).

Organigramm

Das Organigramm bzw. die hierarchische Aufbauorganisation stellt ein wesentliches Strukturierungselement im Webdesk Mitarbeiterportal dar. Das Organigramm visualisiert die definierte hierarchische Aufbauorganisation. Die Vergabe von Rechten und Kompetenzen orientiert sich in vielen Bereichen an diesem Organigramm.

1.1.1 Mandantenverwaltung

Allgemeines

Ein Mandant stellt in der Regel ein Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe (z.B. einen Konzern) dar.

Der Mandant ist das oberste bzw. am weitesten umspannende organisatorische Element im Webdesk. Der Mandant bildet sozusagen Basisplattform, auf welcher die Organisationsstrukturen bestimmt werden, Gruppen und Personen zugeordnet oder Berechtigungen vergeben werden.  

Üblicherweise wird pro Unternehmen (oder Unternehmensgruppe) ein Mandant angelegt. Eine Verwendung der Mandantenteilung zur Abschottung von Teilbereichen des Unternehmens zueinander ist normalerweise nicht sinnvoll.

In Fällen, wo es mehrere unabhängige Subunternehmern eines Konzerns gibt, in denen Kunden bzw. unternehmensinterne Prozesse unabhängig sind und es zu keinen Überschneidungen zwischen diesen Subunternehmen kommt, ist es auf Wunsch möglich, diese als eigene Mandanten abzubilden.

Kommt es hingegen zu Überschneidungen oder sind konzernübergreifende Rollen vorgesehen, so ist um ein Vielfaches sinnvoller, die Subunternehmen des Konzerns unterhalb einer obersten Organisationseinheit (Holding, Konzernmutter, etc.) als Teilbereiche innerhalb EINES Mandanten abzubilden. Dies gewährleistet alle Vorteile der übergreifenden Auswertbarkeit und der Prozesse inkl. einer hohen Flexibilität hinsichtlich späterer struktureller Veränderungen in der Firmengruppe.

Ein Mandant vs. mehrere Mandanten

Der klassische Anwendungsfall für die Verwendung von mehreren Mandanten ist der Betrieb der Webdesk-Plattform zur Servicierung von unterschiedlichen Unternehmen innerhalb eines Rechenzentrums, wobei diese Unternehmen nichts oder sehr wenig miteinander zu tun haben. 

Für solche Fälle (auch Application Service Providing bzw. ASP genannt) eignet es sich, pro Kunden einen Mandanten zu definieren. Dies hat den Vorteil, dass gegenüber einer kompletten Trennung der Webdesk-Instanzen (d.h. pro Kunde eine Webdesk-Instanz) Synergien in der Parametrierung möglich sind. So können z.B. Konfigurationen von Aktionen für mehrere Mandanten genutzt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Berechtigungsstrukturen der Anwendung hat.

Des weiteren ist es auch in einer Mehrmandanten-Umgebung möglich, mandantenübergreifende Auswertungen und Prozesse zu definieren. z.B. könnte ein Beschaffungsprozess, der über alle Mandanten gleich funktionieren soll, zu einer zentralen, mandantenübergreifenden Rolle gelangen, die dann den Einkauf vornimmt.

Diese Parametrierungsvarianten sind allerdings wesentlich weniger flexibel, als die Definition der verschiedenen Bereiche als Organisationseinheiten. Sobald also eine kundenübergreifende Auswertung oder ein kundenübergreifender Prozess gewünscht ist, ist es in den meisten Fällen ratsamer, nur EINEN Mandanten zu verwenden und die Einschränkung der Rechte über Teilbäume des Organigramms durchzuführen.

Seit der Webdesk-Version 4.0.35 ist es prinzipiell möglich, auf einer Webdesk-Instanz als Benutzer mit entsprechenenden Möglichkeiten auch mandantenübergreifend Informationen abzurufen. Allerdings ist dies nur in Ausnahmesituationen sinnvoll, da der Mandant als Organisationselement zur strikten Trennung von Daten konzipiert wurde.

Verwendung des Mandanten zur Berechtigungssteuerung

Dem Mandanten können Berechtigungen zugeteilt werden, welche dann für alle Personen/Gruppen/Einheiten innerhalb des Mandanten (also für das gesamte Unternehmen) gelten. Dies erleichtert die Handhabung von allgemeinen Funktionalitäten und Aktionen, wie z.B. Buchen, Gruppenkalender, Monatsjournal, Einsicht in die diversen Formulare (Fehlzeitantrag, Krankmeldung,...) etc.

Mehr dazu unter Berechtigungssteuerung

Mandantenwechsel

Derzeit wird der Wechsel einer Person innerhalb des Webdesk zwischen den Mandanten über die Oberfläche nicht vollständig unterstützt. Grundsätzlich ist diese Option möglich, jedoch müssen zusätzlich technische Beziehungen in der Datenbank angepasst werden.

Im Umkehrschluss macht dieses Beispiel auch deutlich, wofür Mandanten in Webdesk gedacht sind. Es handelt sich also um rechtlich und organisatorisch völlig getrennte Einheiten, welche nur zum Zwecke von Parametrierungs- und Betriebssynergien innerhalb einer Webdesk-Instanz abgebildet werden.

1.1.1.1 How To: Mandantenverwaltung

Zugriff auf die Mandantenverwaltung erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

STAMMDATEN
   --> Mandanten

Neuen Mandanten anlegen

Um einen neuen Mandanten anzulegen, klickt man in der Schaltflächenleiste auf den Button "Neuer Mandant" und befüllt die Felder "Name" und "Beschreibung".

Der Name eines Mandanten muss eindeutig sein und darf nur ein einziges Mal vergeben werden!

Klicken Sie anschließend auf "Speichern & Schließen", um zur Liste aller Mandanten zurückzukehren oder auf "Speichern", um das Formular noch weiter editieren zu können.

Die Aktion kann jederzeit mit dem "Zurück"-Button unterbrochen werden.

Bestehenden Mandanten bearbeiten

In der filter- und sortierbaren Datentabelle werden alle im System gespeicherten Mandanten angezeigt.
Durch Klicken auf das Editier-Icon  gelangt man zur Detailansicht des ausgewählten Mandanten. Neben den bereits erwähnten bearbeitbaren Features kann man hier die Berechtigung des Mandanten für bestimmte Aktionen (=Funktionen)  verwalten bzw. diese löschen sowie mandantenrelevante Einstellungen der einzelnen Webdesk-Module vornehmen. 

Registerkarte "Aktionen"

Unter Aktionen findet man eine komplette Liste aller Webdesk-Funktionen, welche derzeit für den jeweiligen Mandanten freigegeben sind. Hier können sowohl neue Aktionsberechtigungen hinzugefügt werden, als auch bestehende Berechtigungen des Mandanten gelöscht oder bearbeitet werden. Mehr dazu unter: How To: Berechtigungssteuerung.

Registerkarte "Module"

Hier finden sich spezifische Einstellungen, welche die wichtigsten Systemparameter der jeweiligen Webdesk-Module in Bezug auf den gesamten Mandanten betreffen. Diese sind hier als "Schnelleinstellungen" benutzerfreundlich dargestellt. Für den vollen Konfigurationsumfang siehe im Admin-Bereich der jeweiligen Module.

Abhängig von Ihrer Webdesk Konfiguration sind unter Umständen nicht alle Module sichtbar.

Groupware

Allgemeine Freigabe für die Anbindung von externer Groupware, Verbindungs-Konfigurationstest

Personalwesen

Umfangreiche Einstellungen zu Ereignissen im Personalwesen

Password Quality

Einstellungen zur Passwortqualität, Änderungsintervall, Passwortregeln

Gehaltsabrechnungsdienste

Einstellungen bezüglich Payroll-Service

Projektzeit

Customization des Moduls zur Projektzeiterfassung 

Zeiterfassung

Einstellungen zu Zeiterfassung, Wochenarbeitszeit und spezifischer Zeitmodelle z.B. Überstundenpauschale

Workflow

Einstellungen und Anzeigeoptionen zum Management des Moduls "Workflow"

HRd Optionen

Schnelleinstellung für das HR-Development-Modul

1.1.2 Organisationsstrukturen

Allgemeines

Die Organisationsstruktur erlaubt eine Einteilung des Mandanten (Unternehmens) in Gruppen und ist hierbei das oberste organisatorische Element für alle Gruppen, welche denselben Typ haben. Meist ist hierbei von hierarchischen Strukturen, wie z.B. dem Organigramm die Rede. 

Die Organisationsstruktur ist also das Basiselement , in welchem die einzelnen Gruppen zusammengefasst werden. Dabei ist die Organisationsstruktur ein in sich geschlossenes System - der Austausch einer Gruppe in eine andere Organisationsstruktur ist nicht möglich und nicht sinnvoll.

Einer Organisationsstruktur können folgende Organisationstypen zugeordnet werden:

Organisationstypen
Hierarchische Aufbauorganisation

Die erste erstellte Organisationsstruktur ist immer die hierarchische Aufbauorganisation. Pro Unternehmen muss zumindest eine hierarchische Aufbauorganisation existieren, um weitere Organisationsstrukturen erstellen zu können.  

Hier wird das Organigramm des Unternehmens (Mandanten) dargestellt. Diese Hierarchie bestimmt die Beziehungen der Gruppen (Abteilungen) zueinander. Hierzu kann eine oberste Gruppe in der Organisationsstruktur definiert werden (z.B. Vorstand). Weiters bestimmen übergeordnete bzw. untergeordnete Gruppen (Einteilung im Menüpunkt "Gruppen") das Aussehen des Organigramms und das Verhalten der Gruppen zueinander. 

Eine Person kann zu einem Zeitpunkt nur einer hierarchischen Gruppe angehören, jedoch zusätzlich auch noch Mitglied in diversen Projektgruppen, losen Gruppen oder Kostenstellen sein.

Während die Verwendung von allen anderen Organisationsstrukturen optional ist, muss eine hierarchische Aufbauorganisation zwingend für jeden Mandanten existieren, damit diesem Personen zugeordnet werden können!

Weitere Gruppen
Lose Gruppen

Der Organisationstyp Lose Gruppe dient für Gruppen ohne systematischen Organisationszweck. Das heißt, es bestehen keine Beziehungen der definierten Gruppen zueinander und die Gruppen sind auch nicht für Zwecke wie Aufbauorganisation, Ablauforganisation oder Kostenstellen gedacht. Beispiele für solche Gruppen ergeben sich aus der Notwendigkeit, Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien zu gruppieren, z.B. aus Sicht der Zeitwirtschaft --> Teilzeitmitarbeiter, aktive/ausgetretene Mitarbeiter, Pauschalisten, usw...

Diese Gruppen werden in der Auswahl der Organisationseinheiten bei den Standardreports optional mit angezeigt und können so als alternative Selektionskriterien - neben den klassischen Merkmalen wie Abteilungen, Teams, etc. - verwendet werden. Bei den losen Gruppen besteht keine hierarchische Beziehung der Gruppen zueinander. Je nach Einstellung kann ein Mitarbeiter zu mehreren losen Gruppen zugeordnet sein oder eine singuläre Gruppenzugehörigkeit sichergestellt werden.

Projektgruppen

Diese funktionieren im Prinzip genauso wie die losen Gruppen. Die Unterteilung zwischen losen Gruppen und Projektgruppen erlaubt eine saubere thematische Trennung. Hier werden Mitarbeiter zusammengefasst, welche zwar zu definierten hierarchischen Gruppen zugeordnet sind, jedoch an unterschiedlichen, Gruppen-überschneidenden Projekten mitarbeiten.

Kostenstellen

Bei der Gruppierung der Mitarbeiter nach Kostenstellen wird u.a. definiert, wer welche Kosten für welche Ausgaben übernimmt. Sinnvoll ist die Einteilung nach Kostenstellen beispielsweise bei Dienstreiseabrechnungen oder der elektronischen Essensbestellung. Hier besteht die Möglichkeit, die Mitarbeiter entsprechend in definierten Kostenstellen zusammenzufassen (unabhängig von einer hierarchischen Zuordnung), ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt allerdings immer nur einer Kostenstelle zugeordnet sein.

Standorte

Ist Standorte als Organisationsstruktur definiert, kann dies zur Anordnung der Gruppen verschiedener Standorte genutzt werden. Auch hier kann ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt nur einem Standort zugeteilt sein.

Abrechnungskreise

Die Gruppenorganisation in Abrechnungskreise ist Teil des in Entwicklung befindlichen Payroll-Moduls und hat in der aktuellen Webdesk-Version keine Relevanz.

Beziehung zu Rollen und Stellvertretungen

Im Falle von Urlaub, etc. ist es oft ratsam, für jeden Verantwortlichen, der an einem Workflow-Prozess teilnimmt, einen Stellvertreter zu definieren, welcher im Abwesenheitsfall dessen Funktionen im Workflow übernimmt.
Dieser Stellvertreter lässt sich sowohl manuell definieren, als auch automatisch von Organigramm ableiten.  Die Grundregeln hierfür sind zumeist:

Nähere Infos sind unter "Rollen" bzw. im Admin-Handbuch des Moduls "Workflow" zu finden.

1.1.2.1 How To: Organisationsstrukturen

Zugriff auf die Organisationsstrukturen erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

STAMMDATEN
   --> Org.-Strukturen

Neue Organisationsstruktur anlegen

Bei der Erstkonfiguration muss zuerst eine hierarchische Aufbauorganisation angelegt werden, damit die Workflow-Funktionalitäten genutzt werden können.
Mit Hilfe der hierarchischen Aufbauorganisation wird das Unternehmensorganigramm aufgebaut. Dies ermöglicht eine Neuanlage und Zuordnung von hierarchischen Gruppen. Nach erfolgreicher Einrichtung des Organigramms können weitere Organisationsstrukturen, wie Kostenstellen, lose Gruppen etc definiert werden.

Um eine Organisationsstruktur hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Orgstruktur", anschließend lassen sich die folgenden Felder befüllen:

1) Name

Name der neuen Organisationsstruktur (z.B. "Test GmbH Organigramm"), dieser Name muss einzigartig sein und darf nur einmal vergeben werden

2) Beschreibung

Beschreibung der neuen Organisationsstruktur

3) Mandant

Auswahl des entsprechenden Mandanten, zu welchem die Organisationsstruktur zugeordnet werden soll (nur relevant bei mehreren Mandanten)

4) Organisationstyp

der Organisationstyp bestimmt das Verhalten bzw. die Beziehung der Gruppen zueinander, bei der ersten Konfiguration ist nur die Option "hierarchische Aufbauorganisation" wählbar

5) Hierarchie Ja/Nein

durch Anklicken der Tickbox kann gewählt werden, ob die Organisationsstruktur hierarchisch aufgebaut sein soll oder nicht, bestimmte Organisationsstrukturen erzwingen allerdings einen Hierarchie oder schließen diese aus

6) Singuläre Gruppenzugehörigkeit

Ist diese Option aktiviert, so kann eine Person zu einem Zeitpunkt immer nur Mitglied EINER Gruppe dieser Organisationsstruktur (nur eine Projektgruppe, Kostenstelle, losen Gruppe) sein. Weist man eine Person einer neuen Gruppe dieser Struktur zu, so wird die Zugehörigkeit zur bisherigen Gruppe automatisch beendet.

Von den Organisationstypen hierarchische Aufbauorganisation, Kostenstelle, Standorte und Abrechnungskreise kann pro Mandant nur eine Org.-Struktur existieren. Gibt es schon eine derartige Org.-Struktur bei diesem Mandanten, ist der jeweilige Organisationstyp beim Hinzufügen in der Dropdown-Liste nicht mehr auffindbar.

Die Organisationstypen im Überblick

Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche „Speichern & Schließen“, um zur Liste aller Mandanten zurückzukehren oder gehen Sie auf „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Nach erfolgter Speicherung erscheint in der Kopfzeile eine Bestätigung. Unten erscheint die Übersicht der zugeordneten Gruppen. Da die Organisationsstruktur neu angelegt ist, sind hier noch keine Gruppen bzw. Rollen zugeordnet.

Die Zuordnung von Gruppen zu den Organisationsstrukturen erfolgt über den Menüpunkt "Gruppen" (neue Gruppe anlegen).

bestehende Organisationsstruktur bearbeiten/löschen

In der Datentabelle sind alle bestehenden Org.-Strukturen dargestellt. Über den -Button lassen sich diese bearbeiten sowie zugehörige Gruppen organisieren.

Eine Organisationsstruktur kann nur dann gelöscht werden, wenn sie keine zugeordneten Gruppen hat.
Ob Gruppen vorhanden sind, lässt sich feststellen, indem man die entsprechende Organisationsstruktur aus der Übersicht auswählt und auf den Reiter "Gruppen" klickt. Sind Gruppen vorhanden, lässt sich die Organisationsstruktur nicht löschen (der Löschen-Button wird nicht angezeigt). Es müssen zuerst alle zugeordneten Gruppen gelöscht werden. In diesem Fall geht man am besten wie folgt vor:

1) alle der Org.-Struktur zugehörigen Gruppen löschen
2) Organisationsstruktur über Button "Löschen" in der Schaltflächenleiste entfernen

1.1.3 Gruppenverwaltung

Allgemeines

Eine Gruppe erlaubt die Zusammenfassung von mehreren Personen zu organisatorischen Einheiten. Diese können verschiedenen Gruppierungszwecken im Kontext des Mitarbeiterportals dienen, zum Beispiel:

Jeder Gruppe muss einer Organisationsstruktur zugeteilt sein - diese Zuordnung gibt Aufschluss darüber, ob es sich bei der Gruppe um eine hierarchische Organisationseinheit (siehe hierarchische Aufbauorganisation), eine Projektgruppe, eine Kostenstelle, eine lose Gruppe, einen Standort oder einen Abrechnungskreis handelt.

Eine Gruppe definiert sich zumindest aus folgenden Eigenschaften:

Aktionsberechtigungen & Rollen
Es besteht die Möglichkeit, Gruppen bestimmte Aktionsberechtigungen oder auch bestimmte Rollen zuzuweisen. Alle Personen in dieser Gruppe verfügen dann über die entsprechende Aktionsberechtigung bzw. sind Inhaber der zugeordneten Rolle(n).

Gruppenhierarchie
Hierarchische Gruppen

Ist die Gruppe Teil einer hierarchischen Organisationsstruktur, so stehen zusätzliche Beziehungsmöglichkeiten zu anderen Gruppen zur Verfügung: Diese Beziehungen zueinander werden beispielsweise durch die Bestimmung einer "obersten Gruppe" in der Struktur bzw. einer übergeordneten oder untergeordneten Gruppe geregelt. 

Wird eine übergeordnete Gruppe selektiert, so erscheinen alle anderen Gruppen im Organigramm dieser Gruppe untergeordnet. Eine übergeordnete Gruppe kann mehrere Untergruppen unter sich haben.

Nicht-hierarchsiche Gruppen

Nicht-hierarchischen Gruppen sind Gruppen ohne systematischen Organisationszweck, d.h. dass diese Gruppen keine hierarchischen Beziehungen zueinander haben. Hierbei kann es sich um lose Gruppen, Projektgruppen oder Kostenstellen handeln, welche eine Gruppierung der Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien erlauben (z.B. Vollzeit-Mitarbeiter, Teilzeit-Mitarbeiter, Pauschalisten, Austritte, Karenzen, Projekte etc.). Die Mitarbeiter können, je nach Einstellung der Organisationsstruktur der sie zugehören, zu mehreren losen Gruppen zugeordnet sein oder aber zu einem Zeitpunkt nur einer Gruppe zugeordnet sein.

Gruppenmitgliedschaft und Gruppenwechsel

Mitglieder von Gruppen sind immer Personen. Bei hierarchischen Gruppen muss zu einem Zeitpunkt eine Person genau EINER Gruppe zugeordnet sein. Die Zuordnung einer Person zu einer hierarchischen Gruppe bewirkt, dass diese Person die Mitgliedschaft bei seiner bisherigen hierarchischen Gruppe verliert.
Handelt es sich bei der Gruppe um einen der anderen Organisationstypen, so ist es Personen, je nach Einstellung, möglich, gleichzeitig Mitglied mehrerer solcher Gruppen zu sein.

Bei der Zuordnung von Personen zu Gruppen kann auch ein gewünschtes Start- und Enddatum angegeben werden. So kann beispielsweise geplant werden, dass ein Mitarbeiter, welcher der Gruppe A zugeteilt ist, ab einem bestimmten Datum (gültig von - bis) zu einer anderen Gruppe (Gruppe B, gültig ab) zugeteilt werden soll.

Import von Gruppen

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, können Gruppendaten aus diesem importiert werden. Hierzu werden eigene Jobs mit Konnektoren verwendet. In der Praxis ist Webdesk jedoch das führende System zur Erstellung und Verwaltung von Gruppen, diese Vorgehensweise findet also nur mehr selten Anwendung. 

Nähere Informationen zu diesem Thema finden sich unter "Systemeinstellungen" --> Konnektoren/Jobs.

1.1.3.1 How To: Gruppenverwaltung

Zugriff auf die Gruppenverwaltung erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

STAMMDATEN
--> Gruppen

In der Datentabelle findet man eine Gesamtübersicht aller Gruppen, diese lassen sich nach mehreren Kriterien wie Mandant, Name, Kurzname, etc... filtern bzw. besteht die Möglichkeit, gezielt nach Gruppen zu suchen.

Neben dem Anlegen einer neuen Gruppe und dem bearbeiten/löschen einer bestehenden Gruppe gibt es noch weitere Optionen in der Gruppenverwaltung, welche als Sub-Tabs angezeigt werden:

Übergeordnete Gruppe/Untergruppe

Wie organisiere ich übergeordnete/untergeordnete Gruppen in der Hierarchie?

Rollen

Wie kann ich Rollen einer Gruppe zuweisen?

Personen

Wie kann ich Personen einer Gruppe hinzufügen/entfernen?

Aktionsberechtigungen

Wie kann ich Berechtigungen für Aktionen an Gruppen vergeben?

Im Kompetenzbereich d. Rolleninhaber

In welchen Rollen-Kompetenzbereichen liegt diese Gruppe?

Module

Schnelleinstellungen zum Modul Workflow

Neue Gruppe anlegen

Durch Klick auf die Schaltfläche "neue Gruppe" wird eine neue Gruppe hinzugefügt. Dabei sollen folgende Felder befüllt werden:

1) Mandant

Auswahl des Mandanten, welchem die Gruppe zugehören soll

2) Organisationsstruktur

Auswahl der Organisationsstruktur, welcher die Gruppe zugewiesen ist. Diese Struktur bestimmt auch die Organisationsform(hierarchisch/nicht hierarchisch) und die Möglichkeit der singulären Gruppenzugehörigkeit.

3) Kurzname

Kurzname der Gruppe, muss im gesamten System einzigartig sein

4) Name

Name der Gruppe

5) Beschreibung

eine kurze Beschreibung zu Zweck od. Inhalt der Gruppe

6) gültig von

hier kann das Datum eingegeben werden, ab dem die Gruppe aktiv sein soll, Standardeinstellung = heutiges Datum

Alle mit einem rotem Balken markierten Felder müssen befüllt werden!

Klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht aller Gruppen zurückzukehren oder „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Die Aktion kann jederzeit mit dem "Zurück"-Button unterbrochen werden.

Eine bestehende Gruppe bearbeiten

Durch Klick auf das-Icon in der Gruppenübersicht lassen sich Name, Kurzname und Beschreibung der ausgewählten Gruppe bearbeiten. bei hierarchisch organisierten Gruppen existiert zusätzlich noch die Checkbox "Höchste Ebene"

Hier kann definiert werden, ob die Gruppe als höchste Gruppe im Organigramm angezeigt wird. Es ist auch möglich, "höchste Ebene" bei mehreren Gruppen zu aktivieren. Gruppen in der höchsten Ebene sind zueinander gleichgestellt und haben keine übergeordneten Gruppen. 

Löschen einer Gruppe

Eine Gruppe kann nur dann gelöscht werden, wenn sie weder Untergruppen noch aktive Mitglieder hat. Dies lässt sich feststellen, indem man die entsprechende Gruppe aus der Übersicht auswählt und dann auf den Reiter "Untergruppen" klickt.
Sind Untergruppen vorhanden, lässt sich die Gruppe (noch) nicht löschen und der Löschen-Button wird nicht angezeigt. Um Gruppen zu löschen, geht man am besten wie folgt vor:

  1. alle Personen aus den Untergruppen entfernen/verschieben
  2. Untergruppen löschen
  3. alle etwaigen Personen aus der Stammgruppe entfernen/verschieben
  4. danach ist es möglich, die Gruppe vollständig zu löschen --> Löschen-Button anklicken
  5. durch Klick auf "Speichern" ist die Gruppe gelöscht - sie scheint nicht mehr in der Gruppenübersicht auf

Handelt es sich bei der zu löschenden Gruppe um eine Gruppe innerhalb der hierarchischen Aufbauorganisation, müssen die Gruppenmitglieder vor dem Löschen in eine andere Gruppe innerhalb der Aufbauorganisation verschoben werden! (jede Person muss zu jedem Zeitpunkt Gruppenmitglied in einer hierarchischen Aufbauorganisation sein)

Eine übergeordnete Gruppe zuordnen

Hier lassen sich bestehende Gruppen als der aktuellen Gruppe übergeordnete Gruppen festlegen. Die ausgewählte Gruppe ist dann in der Hierarchie über der aktuell bearbeiteten Gruppe positioniert. Auch der Gültigkeitszeitraum (Von wann bis wann gilt diese Beziehung?) lässt sich festlegen. Diese Registerkarte existiert nur bei hierarchisch organisierten Gruppen.

Eine untergeordnete Gruppe zuordnen

Wie bei den "übergeordneten Gruppen" können hier der aktuellen Gruppe untergeordnete Gruppen und deren Gültigkeitszeitraum bestimmt werden. Diese Gruppe sind dann in der Hierarchie unter der aktuell bearbeiteten Gruppe positioniert. Auch diese Option existiert nur bei hierarchisch organisierten Gruppen. 

Eine Rolle einer Gruppe zuordnen

Unter diesem Punkt können der Gruppe bestimmte Rollen-Funktionen zugeordnet werden (z.B. Rolle "HR-Verantwortliche/r").
Die Rollen bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Bereiche und Funktionen zu erlauben oder einzuschränken. In welche Bereiche die Rolleninhaber mit ihren freigegebenen Funktionen Einsicht haben, wird durch die Option "Kompetenzziel" gesteuert (z.B. Einsicht auf ges. Mandant, bestimmte Person, bestimmte Gruppe). Durch Klick auf "neuer Rolleninhaber" kann der Gruppe eine Rolle zugewiesen werden. Dabei werden folgende Felder ausgefüllt:

1) Rolle

Auswahl der Rolle, welche der Gruppe zugewiesen werden soll

2) Kompetenzziel

Auswahl der Personen(gruppe), für die im Rahmen der Rollenfunktionen Einsicht bestehen soll (für wen darf ich Daten ansehen/verändern?). Wahl zwischen Alle, Mandant, Gruppe oder Person.

2) Gültig von

Datum, ab welchem die Gruppe die Rolle innehat

3) Gültig bis

Datum, bis zu welchem die Gruppe die Rolle innehat ("Ablaufdatum" der Rollenberechtigungen), für temporäre Freigaben

4) # (Nummerierung)

Hier kann eine Reihungsnummer vergeben werden, nach welcher die Rolleninhaber in einem Workflow angesprochen werden. Bei Rollenzuordnung zu einer Gruppe hat diese Funktion wenig Bedeutung - dieses Feld kann also freigelassen werden.

Durch Klick auf "Speichern" oder "Speichern und Schließen" wird die neue Rollenzuweisung bestätigt.
Die Tabelle unten gibt eine Übersicht über alle an diese Gruppe vergebenen Rollen. Ist die Checkbox "mit Vergangenheit"aktiviert, sind auch ehemalige Rollenzuweisungen in der Übersicht sichtbar. Durch Klick auf das -Icon kann das Ablaufdatum der Rollenberechtigung verändert werden, ein Klick auf das "Löschen"-Icon löscht die Rollenzuweisung für die Gruppe - anschließend muss gespeichert werden.

Personen zu einer Gruppe zuordnen

Durch Klick auf den Button "Neue Personenzuordnung" können einzelne Personen ausgewählt werden, welche der Gruppe angehören sollen:

1) Neue Person

Auswahl der Person aus der Datenliste, welche der Gruppe angehören soll 

2) Gültig von

Datum, ab welchem die Person Mitglied der Gruppe sein soll

3) Gültig bis

Datum, bis zu welchem die Person Mitglied der Gruppe sein soll (Ablaufdatum)

Durch Klick auf "Speichern" oder "Speichern und Schließen" wird das neue Gruppenmitglied bestätigt.

Die Tabelle unten stellt eine Übersicht über alle aktuellen Gruppenmitglieder dar. Ist die Checkbox "mit Vergangenheit"aktiviert, sind auch ehemalige Gruppenmitglieder in der Übersicht sichtbar.

Handelt es sich nicht um eine Gruppe einer hierarchischen Aufbauorganisation (hier muss jede Person in genau einer Gruppe Mitglied sein), kann die Person durch Klick auf das "Löschen"-Icon aus der Gruppe entfernt werden -  anschließend muss gespeichert werden. Einen Gruppenwechsel vollzieht man am besten über das Menü im Abschnitt "Personen".

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Der Reiter „Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber“ verleiht einen Überblick, in wessen Kompetenzbereichen die Gruppe liegt, also z.B. wer der zuständige Vorgesetzte ist, wer die Personalverantwortung hat, etc. Falls die Gruppe im Kompetenzbereich mehrerer Rolleninhaber der selben Rolle liegt, gibt die Reihung Auskunft darüber, welcher Inhaber pro Rolle der erste "Ansprechpartner" ist.

Mittels der Suchfelder in der "erweiterten Suche" kann hier gezielt nach bestimmten Rollen und/oder Rolleninhabern gesucht werden.   

1.1.4 Personenverwaltung

Allgemeines

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Die Personenverwaltung umfasst alle Mitarbeiter des Unternehmens, welche im System angelegt wurden. Personen im System müssen nicht zwingend auch Benutzer des Webdesk-Mitarbeiterportals sein - grundsätzlich muss aber jede Person, welche über die Berechtigungsstrukturen des Webdesk auswertbar sein soll, als Stammsatz im Webdesk vorhanden sein. Dabei müssen zumindest folgende Daten eingegeben werden :

Falls die Person auch aktiver User des Webdesk-Portals sein soll, sind noch ein Username (für den Einstieg) und eine E-Mail-Adresse (zum Empfang von elektronischen Nachrichten) notwendig. 
Je nach Bedarf können hier alle aktiven, aber auch ausgetretene Mitarbeiter verwaltet werden.

In der Personenverwaltung werden alle Personenstammdaten erfasst und verwaltet, wie z.B. Benutzername, Stammsatznummer, Personalnummer, zu welcher Gruppe der Mitarbeiter zugeordnet ist, welche Rollen er inne hat, über welche Aktionsberechtigungen er/sie verfügt und auch wer für diesen Mitarbeiter verantwortlich ist. Auch die Verwaltung des Passworts ist hier möglich. 

Die Personenstammdaten erfüllen folgende Funktionen:

Um die diversen Webdesk-Funktionen zu nutzen, kann die Person nun Aktionsberechtigungen erhalten. Diese Berechtigungen können direkt an die Person oder indirekt über eine zugehörige Gruppe, eine zugehörige Rolle, den zugeordneten Mandanten oder allgemein an alle Personen vergeben werden. Aus der Summe der Aktionsberechtigungen einer Person stellt sich dann das persönliche Menü der Webdesk-Oberfläche zusammen.

Des weiteren kann eine Person auch Inhaber und Kompetenzziel einer Rolle sein. Das bedeutet z.B. dass eine Person Inhaber der Rolle "Vorgesetzter", aber auch im Kompetenzbereich der Rolle "Vorgesetzter" eines anderen Rolleninhabers sein kann. Damit können komplexe Kompetenz-Zugehörigkeiten abgebildet werden, welche sowohl für Auswertungen als auch für Workflow-Rollen genutzt werden können.

Aktive/Nicht-aktive Mitarbeiter

Bei Mitarbeitern in Webdesk kann zwischen aktiven und nicht-aktiven Mitarbeitern unterschieden werden.
Aktive Mitarbeiter sind alle Mitarbeiter mit Webdesk-Zugang, die voll auswertbar sind. 

Nicht-aktive Mitarbeiter haben keinen Zugang zum Webdesk, sind jedoch voll auswertbar. Das können beispielsweise Mitarbeiter sein, welche in einer Werkshalle arbeiten und somit keinen fixen Arbeitsplatz bzw. PC haben. Die Zeiterfassung ist jedoch mittels Chip und Terminal voll nutzbar, die Organisation und diverse Korrekturen können hier über eine übergeordnete Person (z.B. Schicht-, Team- oder Werksleiter, etc.) erfolgen.

Die Kennzeichnung der Mitarbeiter als aktiv oder nicht-aktiv erfolgt im Personenstammblatt.

Neueintritte/Austritte

Die Anlage neu eingetretener Mitarbeiter kann entweder kann entweder durch Synchronisation über eine Schnittstelle oder direkt in Webdesk EWP erfolgen.
Bei der Neuanlage prüft ein Lizenzprüfmechanismus im Hintergrund die Lizenzverfügbarkeit. Bei Überschreitung der verfügbaren Webdesk-Lizenzen erfolgt eine entsprechende Meldung. Neu eingetretene Mitarbeiter können bei der Anlage als aktiv oder nicht-aktiv gekennzeichnet werden.

Bei ausgetretenen Mitarbeitern bestehen folgende Möglichkeiten:

Vom Gesetzgeber wird vorgeschrieben, gesammelte Firmendaten für eine bestimmte Zeit zu behalten - daher empfehlen sich beim Austritt eines Mitarbeiters eher die Möglichkeiten 2 und 3.

1.1.4.1 How To: Personenverwaltung

Zugriff auf die Personenverwaltung erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

STAMMDATEN
--> Personen

In der Datentabelle findet man eine Übersicht aller am System registrierten Personen. Mit diversen Filter- und Suchoptionen lassen sich Personen leicht finden und nach verschiedenen Kriterien gruppieren. Neben der Möglichkeit, neue Personen hinzuzufügen und deren Daten im Tab "Einstellungen" zu bearbeiten, können in mehreren Sub-Tabs noch weitere Einstellungen vorgenommen werden:

Gruppen

Rollen

Aktionsberechtigungen

Im Kompetenzbereich d. Rolleninhaber

Benutzereingaben

Login Versuche

NFC-Tags

Module

Anlegen einer neuen Person

Durch Klick auf den Button "Neue Person" in der Personenübersicht, kann eine neue Person in das Webdesk-System eingegeben werden. Dabei können folgende Felder befüllt werden:

Unter dem Tab Einstellungen können außer dem die folgenden Daten angegeben werden:
Felder mit rotem Balken sind verpflichtend auszufüllen!

Aktiver Benutzer

Durch Anhaken des Parameters wird bestimmt, ob der Mitarbeiter im Webdesk als aktiv oder nicht-aktiv verwaltet wird (siehe hier)

Mandant

Auswahl des Mandanten, welchem die neue Person zugeordnet werden soll

Benutzername

Dieser wird für die Anmeldung am Webdesk-Server benutzt und muss einzigartig im System sein. Im Falle einer Single-Sign On-Lösung muss der Username dem NT-Kürzel entsprechen. 

Personalnr

Die Personalnummer kann, dem mandantenspezifischen Präfix folgend, beliebig als numerische oder alphanumerische Zeichenfolge zugeordnet werden. Wurde bereits ein Mandant ausgewählt, liefert das System einen Vorschlag für die zu vergebende Personalnummer

ZEF Stammsatznr

die Stammsatznummer aus dem Zeitwirtschaftssystem (muss mit dieser übereinstimmen)

E-Mail-Benachrichtigung

Einstellung, ob eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen soll. Ist hier "Ja" ausgewählt, wird der Benutzer per E-Mail verständigt, wenn ihm ein Antrag zur Sichtung/Freigabe/Bearbeitung zugewiesen wurde

E-Mail-Benachrichtigung als Stellvertreter

analog dem Punkt "E-Mail-Benachrichtigung", hier wird entschieden, ob eine Benachrichtigung erfolgen soll, wenn die Person Stellvertreter für eine Person ist, der Anträge zugewiesen wurden `--> FRAGEN ??!

Stellvertreter darf genehmigen

Wird hier "Ja" ausgewählt, so ist die Stellvertreterregelung aktiv. Der Stellvertreter der erstellten Person ist damit berechtigt, der Person zugewiesene Anträge zu genehmigen

E-Mail

E-Mail-Adresse der neu erstellten Person

Sprache

primäre Sprache, in welcher der persönliche Webdesk der Person angezeigt werden soll - kann im Benutzermenü von der Person geändert werden FRAGEN

Zeitzone

Zeitzone, in welcher sich die Person primär befindet FRAGEN

Ansicht

primäre Ansicht der Webdesk-Oberfläche, Auswahl zwischen classic (alt) und responsible (modern) - kann im Benutzermenü von der Person geändert werden

Menü

Auswahl der Menü-Ansicht zwischen mobil (Kacheln) oder Desktop (Liste) - kann im Benutzermenü von der Person geändert werden

Seite mit Menü koppeln

ist diese Checkbox aktiviert, so wird, je nach gerade geöffneter Seite, der entsprechende Punkt im Menübaum aufgeklappt und markiert

Stamm- & Kontaktdaten

Eingabe diverser Daten wie Geburtsdatum, Titel, Adresse, Telefon, etc., ...

Bild ändern

durch Klick auf "Änderung" kann ein neues Profilbild für die Person in Webdesk definiert oder das Bestehende geändert werden

Passwort-Management 

hier kann kontrolliert werden, ob und wann bereits ein Passwort vergeben wurde bzw. über den Button "Reset 2nd factor Authentication" das aktuelle Passwort zurückgesetzt werden

Je nach Einstellung im Menüpunkt "Mandant" können die Punkte "E-Mail-Benachrichtigung", "Email-Benachrichtigung als Stellvertreter" und "Stellvertreter darf genehmigen" für den gesamten Mandanten vereinheitlicht als veränderbar, fix und angezeigt oder unsichtbar dargestellt werden. Eine genauere Beschreibung befindet sich unter Mandant.

Wichtig! Passwort zurücksetzen: Nach Zurücksetzen des Passwortes durch den Administrator wird das Benutzer-Passwort auf das Standard-Passwort zurückgesetzt und zwar nur für ein einmaliges Einloggen. Nach dem Einloggen wird der Benutzer aufgefordert, das Passwort zu ändern.
Das Standard-Passwort wird in den System-Parametern definiert.

Ist der Parameter "useUsernameAsStandardPassword" auf "true" gesetzt, so dient der Benutzername als Passwort.

Klick auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht aller Personen zurückzukehren oder „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Nach erfolgter Speicherung erhält man eine Bestätigung vom Server (scheint in der Titelleiste auf), sowie eine Übersicht über alle eingegebenen Daten.

So kann man automatisch eine Person zu Gruppen oder eine Rolle zuordnen, Aktionsberechtigungen erteilen und bestimmen, wer sich im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber befindet.

Es besteht die Möglichkeit, entweder nach jedem einzelnen Schritt oder aber erst abschließend nach der letzten Aktion, die man vorzunehmen wünscht, auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen" zu gehen.

Zuordnen zu einer Gruppe

Um eine neu angelegte Person einer bestimmten Gruppe zuzuordnen oder bestehende Gruppenzugehörigkeiten zu ändern, klickt man auf den Tab "Gruppen" und geht anschließend wie folgt vor: 

Nicht vergessen: ein Mitarbeiter kann nur einer hierarchischen Gruppe (Organigramm), aber gleichzeitig zu mehreren nicht-hierarchischen Organisationsstrukturen (losen Gruppen, Projektgruppen) zugeordnet werden.

Zuordnen von Rollen

Um bei einer Person eine Rollenzuordnung vornehmen zu können, klickt man auf den Tab "Rollen" und befüllt folgende Felder:

Vergabe von Aktionsberechtigungen

Aktionsberechtigungen können sowohl über das Personenstammblatt, als auch über eine Rolle oder die jeweiligen Aktionen zugeordnet werden.
Im Personenstammblatt wird die Vergabe von Berechtigungen im Reiter Aktionsberechtigungen mit Befüllung der folgenden Felder vorgenommen:

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Durch Anklicken des Reiters "im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber" erhält man eine Übersicht aller Rolleninhaber, welche für die ausgewählte Person eine Rollenverantwortung haben, wie z.B. der zuständige Vorgesetzte, die Personalabteilung, etc.

Wartung von bestehenden Personen

Möchte man bei bestehenden Personen Änderungen vornehmen, beispielsweise einer anderen Gruppe zuordnen, neue Aktionsberechtigungen vergeben oder den Gültigkeitszeitraum für bestimmte Berechtigungen ändern, so wählt man zuerst den 

Ändern der Gruppen-Zugehörigkeit Ändern/Löschen der Rollen-Zuordnung

Um eine neue Rollen-Zuordnung vorzunehmen oder eine bestehende Rollen-Zuordnung zu löschen, sucht man die entsprechende Person aus und wählt den Tab "Rollen".

Um eine neue Rolle zuordnen zu können, wählt man die entsprechende Rolle, das Kompetenzziel, den Gültigkeitszeitraum, sowie die Reihung aus.

Um eine bestehende Rolle zu löschen, klickt man auf die Löschen-Schaltfläche, welche sich ganz rechts befindet und anschließend auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht zurückzukehren oder auf „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Durch Anklicken des Editier-Icons (Bearbeiten) kann der Gültigkeitszeitraum bzw. die Reihung geändert werden. Danach wird die Änderung mittels "Speichern" abgespeichert.

Änderung der Aktionsberechtigungen

Möchte man bei einer Person eine bestehende Aktionsberechtigung löschen, so aktiviert man die Check-Box, die sich ganz rechts bei der entsprechenden Aktion befindet. Durch "Speichern" oder "Speichern & Schließen" wird die Aktionsberechtigung aus dem Verzeichnis entfernt.

Stellvertreter bestimmen

Um einen Stellvertreter bestimmen zu können, muss zunächst in der entsprechenden Rolle ein Stellvertreter angelegt sein. Dies geht aus der Reihung innerhalb der Rolle hervor - Reihung 2 bedeutet, dass ein Stellvertreter definiert wurde.

Um die Stellvertreterregelung zu aktivieren, wird im Personenstammblatt im Reiter "Einstellungen" der Parameter "Stellvertreter darf genehmigen" auf "Ja" gestellt.
Diese Einstellung kann auch der Mitarbeiter selbst in seinen "persönlichen Einstellungen" vornehmen. Wird die Stellvertreterregelung über die persönlichen Einstellungen vorgenommen, so wird diese automatisch auch im Personenstammblatt aktualisiert.

Löschen einer Person

Für gewöhnlich werden nicht mehr benötigte Personen (z.B. ausgetretene Mitarbeiter) im Zeitwirtschaftssystem gelöscht oder inaktiv markiert. Mittels einer Synchronisation wird die Löschung auch im Webdesk vorgenommen. Soll eine Person manuell aus dem Personenverzeichnis gelöscht werden, sucht man die betreffende Person aus und geht dann wie folgt vor:

Achtung! Befinden sich die gelöschten Personen noch im Zeitwirtschaftssystem, können diese nach einer Synchronisation wieder im Webdesk aufscheinen.

Synchronisation der Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, werden die Personenstammdaten meist aus diesem importiert. Hierzu bedient man sich der Hilfe der Konnektoren, die eine Synchronisation bzw. einen Abgleich zwischen dem Zeitwirtschaftssystem und dem Webdesk durchführen. Die Synchronisation der Daten erfolgt automatisch mit Hilfe eines eigenen Jobs. In diesem Job wird definiert, welche Daten aus der Zeitwirtschaft übernommen werden sollen. Werden etwaige Änderungen im Zeitwirtschaftssystem vorgenommen, so werden diese (abhängig von der Job-Parametrierung) laufend im Webdesk synchronisiert.

Folgende Vorgehensweise wird für die Einrichtung der Synchronisation empfohlen:

Für die Konnektoren müssen folgende Parameter in den Personendaten des Zeitwirtschaftssystems vorbereitet werden:

Nach erfolgtem Abgleich sollten alle Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem auch im Webdesk zu finden sein. Als erstes empfiehlt sich eine Synchronisation der Gruppen, dann erst die der Personen.

Nähere Informationen finden Sie unter "Konnektoren" und "Jobs".

1.1.4.2 Übersicht und Suche der Personen

Übersicht über Personen

Durch Anklicken des Menüpunktes "Personen" erhält man die Auswahl aller Personen in alphabetischer Reihenfolge.

Suche nach einer Person

1.1.5 Rollen

Eine Rolle umschreibt eine bestimmte Funktion innerhalb eines Unternehmens (z.B. Vorgesetzter, Personalabteilung, Lehrlingsbetreuung usw.).
Für die Rolle gibt es im Webdesk 2 Anwendungsfälle:

Durch die Rollenzuordnung wird dem Benutzer auch eine definierte Zugriffsberechtigung auf bestimmte Bereiche (z.B. best. Formulare) und Funktionen, wie z.B. Auskunftslisten, erteilt. Diese Zugriffsberechtigung kann jederzeit erweitert bzw. eingeschränkt werden. Dies geschieht durch die Bestimmung des Kompetenzziels (definiert, wer eingesehen werden darf): Einsicht auf ALLE, bestimmte PERSON(en), bestimmte GRUPPE(n) oder bestimmte MANDANT(en).
Die Belegung der Rolle erfolgt entweder über die Rolle selbst, über das Personenstammblatt oder über eine Gruppe.
Weiters erfüllt die Rolle beim Prozessverlauf (Anträge) bestimmte Funktionen. Hier kann der Rolleninhaber definierte Aktivitäten setzen, wie z.B. einen Antrag genehmigen, ablehnen oder sichten.

Im Gegensatz zu Organisationsstrukturen (Gruppen, lose Gruppen, Kostenstellen) ist eine Rolle nicht auswertbar. Das bedeutet, dass keine Auskunftsfunktionen eine Rolle bei der Abfrage von Informationen berücksichtigen können. Um dies zu ermöglichen, müssten die Rolleninhaber in einer losen Gruppe zusammengefasst werden.

Kompetenzziel

Als Kompetenzziel wird eine Person oder Gruppe verstanden, für welche der Rolleninhaber verantwortlich ist, bzw. welche eingesehen werden darf.

Hier gibt es 4 Möglichkeiten: ALLE, bestimmte PERSON(en), bestimmte GRUPPE(n) oder bestimmte MANDANT(en). Bei Kompetenzziel ALLE werden alle Mitarbeiter des Unternehmens eingesehen. Eine gleichzeitige Zuordnung von mehreren Kompetenzzielen ist möglich.

Dynamische Rollen

Die dynamische Rollenbefüllung wird unserer Erfahrung nach lediglich bei der Rolle "Kollege" eingesetzt. Hierdurch erspart man sich die Selektion der einzelnen Gruppen-Kollegen, indem automatisch alle Kollegen aus einer definierten Gruppe dynamisch in diese Rolle befüllt werden.

Suche nach Rolleninhabern

Der Organisationstyp der Rolle bestimmt maßgeblich das Verhalten bei der Suche nach Rolleninhabern bei Workflows, oder die Bestimmung eines Stellvertreters.
Mögliche Organsiationstypen der Rolle: hierarchische Aufbauorganisation (=hierarchische Rolle), lose Gruppe, Kostenstelle, Projektgruppe.

Die Suche nach hierarchischen Rolleninhabern verläuft in 2 Phasen:

Die Suche nach einem Rolleninhaber verfolgt folgende Strategie; nur wenn man diese auch wirklich versteht, kann eine sinnvolle Reihung erfolgen. Das Ranking alleine ist hierfür nicht ausreichend.

Am Stärksten ziehen immer direkte Zuordnungen: z.B.. Person A hat die Rolle R mit dem Kompetenzziel Person B. Ist diese Zuordnung gegeben, so wird Person A immer an erster Stelle sein (Ausnahme wäre, wenn es mehrere direkte Zuordnungen geben würde, wobei Person A ein niedrigeres Ranking hat.) Das Gleiche gilt auch für Gruppen, d.h. gibt es eine direkte Zuordnung einer Gruppe G zu der Person A, so sind alle Personen der Gruppe G Rolleninhaber mit Kompetenz für die Person B.

Nun gibt es zwei Unterscheidungen:

Es gibt mind. eine direkte Zuordnung

Nachdem die direkten Zuordnungen der resultierenden Menge an Rolleninhabern für eine Person B bestimmt wurden, kommen zusätzlich noch die dynamischen Rolleninhaber hinzu. (zu diesem Zeitpunkt jedoch nur diejenigen, die nicht Alle als Kompetenzziel haben).

Nun werden die zugeordneten Gruppen der Person untersucht. (Hier ist die Vererbungsrichtung zu beachten)  Ist eingestellt, dass die hierarchische Gruppe berücksichtigt werden soll, so wird die hierarchische Gruppe untersucht (gibt es Zuordnungen, wobei die hierarchische Gruppe das Kompetenzziel ist) und anschließend die Vererbungsrichtung, andererseits wird sofort die nächste Ebene betrachtet (je nach Vererbungsrichtung nach oben, unten oder gar nicht).

Es gibt keine direkten Zuordnungen

Gibt es keine direkten Zuordnungen, so werden die dynamischen Rolleninhaber untersucht und der Resultatsmenge hinzugefügt. Anschließend werden die Gruppen (inklusive der hierarchischen, auch wenn das Flag gesetzt ist, die hierarchische Gruppe nicht zu berücksichtigen) untersucht. Auch hier ist die Vererbungsrichtung zu beachten.

Abschließend (für beide Varianten gültig)

Nun kommen noch die dynamischen Rolleninhaber mit Kompetenzziel Alle hinzu. Anschließend wird das Resultat auch noch um generelle Rolleninhaber (Auch Kompetenzziel Alle) erweitert.

Suchrichtung

Die Suchrichtung bestimmt die Richtung bei der Suche nach definierten Rolleninhabern (z.B. in einem Workflow-Verlauf):

Suchrichtung keine

Ist bei der Suchrichtung "keine" eingestellt, so wird nur innerhalb der Gruppe bzw. Abteilung nach einem Rolleninhaber gesucht. Die Suche wird nicht außerhalb der Gruppe/Abteilung fortgesetzt. Befindet sich in der Gruppe/Abteilung kein geeigneter Rolleninhaber, wird der Prozess gestoppt.

Suchrichtung aufwärts

Ausgehend von der Gruppe in der sich der Antragsteller befindet, wird das Organigramm aufwärts nach Rolleninhaber der Rolle untersucht. Sobald ein Rolleninhaber gefunden wird, wird dieser als Rolleninhaber für den Prozess des Antragstellers verwendet (in diesem Beispiel ist es die Rolle "Vorgesetzter").

Befindet sich in der übergeordneten Gruppe kein Rolleninhaber, wird die Suche so lange fortgesetzt, bis ein Rolleninhaber (in diesem Beispiel wird nach der Rolle "Vorgesetzter" gesucht) gefunden wird:

Suchrichtung abwärts

Ausgehend von der Gruppe in der sich der Antragsteller befindet, wird das Organigramm nach abwärts nach Rolleninhaber der Rolle untersucht. Bei der Krankmeldung wird das Organigramm nach Rolle "Kollege" untersucht, es werden alle, die die Rolle "Kollege" innehaben angezeigt.

1.1.5.1 Stellvertreterregelung

Die Stellvertreterregelung ermöglicht die Definition von Rollenstellvertretern, welche in der Lage sind, Anträge zu bearbeiten. Die Stellvertreterregelung kann während der Abwesenheit von Rolleninhabern genutzt werden (temporäre Stellvertretung), oder aber dauerhaft eingerichtet werden. In diesem Fall erhalten die Stellvertreter all die Anträge, die auch der Rolleninhaber zur Bearbeitung bekommt, und können diesen dadurch entlasten.

Der Automatismus zur Bestimmung eines möglichen Stellvertreters entlang des Komptenzpfades nach oben kann mit einem organisatorischen Level begrenzt werden (z.B. im Falle, wenn ein Vorstandsvorsitzender keine Zeitkorrekturanträge eines Angestellten bekommen soll).

Bestimmung eines Stellvertreters

Stellvertreter können auf folgende Weise definiert werden:

Zusätzlich kann jeder Rolleninhaber in seinen Persönlichen Einstellungen bestimmen, ob er eine Stellvertretung wünscht oder nicht. Die Aktivierung erfolgt in den Persönlichen Einstellungen mit dem Parameter "Mein Stellvertreter darf für mich genehmigen".
Dieser Parameter beeinflusst alle ab dem Zeitpunkt der Aktivierung gestellten Anträge. Es werden zusätzlich zum Rolleninhaber alle nachgelagerten Rolleninhaber (insofern sie gemäß der Stellvertretungsregelung Stellvertreter sind) als Stellvertreter in die Anträge geschrieben.
In diesem Zusammenhang muss derzeit auch die Suchrichtung innerhalb der Rolle beachtet werden:

Die Stellvertreter können unabhängig von der Abteilungszugehörigkeit bestimmt werden, d.h. Mitarbeiter anderer Gruppen oder Abteilungen können ebenso als Stellvertreter bestimmt werden. Sind mehrere Stellvertreter definiert, bestimmt das System, welcher von ihnen den Antrag zuerst zur Bearbeitung bekommt.

Achtung: haben alle die Stellvertreterregelung auf Ja gestellt, bekommen auch alle den Antrag angezeigt !

Startet einer der Rolleninhaber die Bearbeitung eines Workflow-Antrages, wird ihm/ihr die Aktivität zugeordnet, ab diesem Zeitpunkt haben die anderen Rolleninhaber keinen Zugriff mehr auf den Antrag. 

1.1.5.2 Rollen

Anlegen einer neuen Rolle

Achtung: sowohl beim Rollennamen als auch in der Workflow-ID dürfen keine Satzzeichen vorkommen (Bindestrich, Beistrich, etc.). Sollte eine Trennung im Namen oder in der Workflow-ID notwendig sein, sollte nur ein Unterstrich (_) verwendet werden. (Beispiel: VAZ_Verantwortlicher)

Tab Workflow Optionen

Achtung: Antragsteller als Rolleninhaber für sich selbst unterdrücken > bei Einschränkung der Ebenen, in denen nach einem Rolleninhaber gesucht werden darf, kommt es zu folgender Situation: befindet sich der Antragsteller (zugleich Rolleninhaber) in der höchsten Ebene, in der gesucht werden darf, so wird er zum eigenen Vorgesetzten, obwohl der Parameter "Antragsteller als Rolleninhaber für sich selbst unterdrücken" aktiviert ist.
Lösungsvorschlag: jener Person direkt einen Vorgesetzten zuordnen: Menüpunkt Personen > Person aussuchen, die Rolle Vorgesetzter übernehmen soll > Rolle zuordnen > Kompetenzziel Person selektieren > betreffende Person aussuchen.

Tab Aktionen

Der Reiter Aktionen bietet die Möglichkeit, den Rolleninhabern die Berechtigung auf diverse Aktionen zuzuordnen, den Gültigkeitszeitraum sowie die Einsichtserlaubnis zu bestimmen.

Reiter Rolleninhaber

Hier kann nach bereits zugeordneten Rolleninhabern gesucht werden (Suche nach Kompetenzziel, Rolleninhaber).
Bei der Auswahl der Rolleninhaber werden hier bestimmte Personen oder Gruppen für eine Rolle hinterlegt > Neue Zuordnung:

Suche nach einer Rolle

Um eine bestimmte Rolle zu finden hat man folgende Möglichkeiten: Suche nach

Bearbeiten einer Rolle

Eine bestehende Rolle kann bei Bedarf editiert werden, indem man auf das Editiericon klickt. Auf diese Weise gelangt man zur Detailansicht und kann die Rolle wie gewünscht bearbeiten.

Bei einer bestehenden Rolle können folgende Änderungen vorgenommen werden:

Löschen einer Rolle

1.1.6 Organigramm

Durch das Organigramm wird die Einteilung eines Mandanten in seine Organisationsstrukturen abgebildet. Es liefert also eine graphische Übersicht über die hierarchischen Strukturen, und einen Überblick, wie diese zueinander in Beziehung stehen.
Da das Organigramm nur hierarchische Strukturen abbildet, werden lose Gruppen bzw. Projektgruppen oder Kostenstellen hier nicht angezeigt.

Mit Hilfe einiger Parameter können beim Organigrammaufbau entweder nur Gruppen, oder Gruppen mit entsprechend zugeordneten Mitarbeitern angezeigt werden. Weiters kann im Organigramm nach bestimmten Rollen gesucht werden. So werden die Abteilungen mit den gewünschten Rolleninhabern, wie z.B. zugeordneten Vorgesetzten oder Abteilungsleitern angezeigt.

Hierarchische Gruppen, die noch keine übergeordnete Gruppe zugeordnet haben, werden farblich anders dargestellt. Dadurch sind sie auf den ersten Blick erkennbar, und können dann direkt über das Organigramm an die gewünschte Stelle gereiht werden.

Aus Benutzersicht spielt das Organigramm eine erhebliche Rolle beim Aufrufen von bestimmten Informationslisten (Auskunftslisten, wie z.B. Management-Listen) oder bei der Abfrage des Anwesenheitstableaus usw.
Webdesk berücksichtigt anhand der Einsichtserlaubnis, welche Teile des Organigramms (Gruppen) ausgewertet werden dürfen, bzw. welche Organisationseinheiten der Mitarbeiter einsehen darf. Diejenigen Gruppen, für welche keine Einsichtsberechtigung besteht, können im Organigramm nicht ausgewählt werden. Genaueres hierzu finden Sie unter Aktionsverwaltung.

Im Gegensatz zum Unternehmens-Organigramm können bei den Auskunftslisten, sofern die Berechtigung vorhanden ist, auch nicht hierarchische Organisationsstrukturen wie lose Gruppen oder Kostenstellen angezeigt werden.

Der Webdesk ist in der Lage, sich beim Aufruf von Auskunftslisten die Abfragekriterien des Benutzers zu merken, so dass bei der nächsten Abfrage die gleiche Selektion der Gruppen vorgeschlagen wird. Werden dann neue Abfragekriterien benötigt, so können diese wie gewohnt ausgewählt werden.

Technisch gesehen wird das Organigramm des Unternehmens mittels folgender Beziehungen der organisatorischen Elemente umgesetzt:

1.1.6.1 Organigramm

Allgemeines zum Organigramm

Durch das Organigramm wird die Einteilung eines Mandanten in seine Organisationsstrukturen abgebildet. Es liefert also eine graphische Übersicht über die hierarchischen Strukturen, und einen Überblick, wie diese zueinander in Beziehung stehen.
Da das Organigramm nur hierarchische Strukturen abbildet, werden lose Gruppen bzw. Projektgruppen oder Kostenstellen hier nicht angezeigt.

Mit Hilfe einiger Parameter können beim Organigrammaufbau entweder nur Gruppen, oder Gruppen mit entsprechend zugeordneten Mitarbeitern angezeigt werden. Weiters kann im Organigramm nach bestimmten Rollen gesucht werden. So werden die Abteilungen mit den gewünschten Rolleninhabern, wie z.B. zugeordneten Vorgesetzten oder Abteilungsleitern angezeigt.

Hierarchische Gruppen, die noch keine übergeordnete Gruppe zugeordnet haben, werden farblich anders dargestellt. Dadurch sind sie auf den ersten Blick erkennbar, und können dann direkt über das Organigramm an die gewünschte Stelle gereiht werden.

Aus Benutzersicht spielt das Organigramm eine erhebliche Rolle beim Aufrufen von bestimmten Informationslisten (Auskunftslisten, wie z.B. Management-Listen) oder bei der Abfrage des Anwesenheitstableaus usw.
Webdesk berücksichtigt anhand der Einsichtserlaubnis, welche Teile des Organigramms (Gruppen) ausgewertet werden dürfen, bzw. welche Organisationseinheiten der Mitarbeiter einsehen darf. Diejenigen Gruppen, für welche keine Einsichtsberechtigung besteht, können im Organigramm nicht ausgewählt werden. Genaueres hierzu finden Sie unter Aktionsverwaltung.

Erstanlage des Organigramms

Bei der Erstanlage des Organigramms sollte zuerst unter den Organisationsstrukturen (beispielsweise Org.-Struktur "Organigramm") eine "oberste Gruppe" festgelegt werden.
Dazu aktiviert man die CheckBox bei der entsprechenden Gruppe, anschließend auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen".
Anschließend kann das Organigramm aufgebaut werden.

Im neu erstellten Organigramm sieht man zunächst nur eine Gruppe (oberste Gruppe, die in der Organisationsstruktur festgelegt wurde), alle anderen Gruppen sind rosa dargestellt und befinden sich oberhalb der obersten Gruppe. Diese werden nicht im Organigramm angezeigt, können im Webdesk nicht vom Benutzer abgefragt werden.
Um diese Gruppen an die richtigen Stellen zuzuordnen > siehe "Bearbeiten von Gruppen" weiter unten.

Organigramm starten

Das Organigramm zeigt den Namen der Abteilung an, sowie die dazugehörigen Mitarbeiter.
Durch Anklicken des Plus-Symbols wird ein Teilbaum aufgeklappt, durch Anklicken des Minus-Symbols wird ein Teilbaum zugeklappt.
In der rechten Spalte wird der für den jeweiligen Mitarbeiter bzw. für die jeweilige Gruppe zuständige Rolleninhaber angezeigt (inkl. Stellvertreter, falls vorhanden).

Bearbeiten der Gruppen

Um beispielsweise noch nicht zugeordnete Gruppen in die Organigrammstruktur einzufügen (Unternehmenshierarchie), ist wie folgt vorzugehen:

Zuordnen von Gruppen als untergeordnete Gruppe in noch nicht im Organigramm hängenden Gruppen: ordnet man eine Gruppe (als Untergruppe) zu einer noch nicht im Organigramm befindlichen Gruppe > so scheint diese zunächst nicht im Organigramm auf. Diese Untergruppe wird erst wieder ersichtlich, wenn die übergeordnete Gruppe ins Organigramm eingefügt wird.

1.2 Berechtigungssteuerung

In Webdesk können Berechtigungen für jede einzelne Aktion, Konfiguration oder Prozessreferenz gezielt gesteuert werden. Jede Berechtigung setzt sich zusammen aus der Aktionsberechtigung und der dazugehörigen Einsichtserlaubnis.

Die Vergabe von Berechtigungen auf diverse Aktionen kann auf folgende Weise erfolgen:

Zu den ausführlichen Teilartikeln:

Aktionsberechtigung/Berechtigungstypen

Einsichtserlaubnis

Berechtigungen vergeben und steuern

Aktionsberechtigung/Berechtigungstypen

Durch die Aktionsberechtigung wird bestimmt, wer eine Aktion aufrufen kann. Um individuelle Zuordnungen zu ermöglichen, gibt es einige verschiedene Berechtigungstypen:

Einsichtserlaubnis

Die  Einsichtserlaubnis, auch als Kompetenzziel bezeichnet, entspricht einer expliziten Definition spezieller Personen, Gruppen, etc. welche bei der Ausführung einer Aktion eingesehen werden dürfen.
Beispiel: bei einer Auswertungsliste werden mit der Einsichtserlaubnis Personen oder Gruppen definiert, die bei der Abfrage aufgerufen werden können (über das Organigramm oder eine Favoriten-Liste). 

Die Einsichtserlaubnis variiert je nach Typ der Aktionsberechtigung. Folgende Einsichtserlaubnis-Typen stehen zur Auswahl:

Negativ-Berechtigung

Mit einer Negativ-Berechtigung können bestimmte Personen oder Gruppen von einer allgemeinen Berechtigung exkludiert werden.

Überprüfung von zugeordneten Berechtigungen für Aktionen

Möchte man überprüfen, wer bei einer bestimmten Aktion/Konfiguration/Prozessreferenz eine Berechtigung hat, so geht dies entweder über die Aktion selbst, oder über den Menübaum.

Berechtigungs-Überprüfung über den Menübaum

Dies ist der schnellste Weg, um zu überprüfen, wer eine Berechtigung für eine bestimmte Aktion / Konfiguration oder Prozessreferenz hat.
Hier wird der Menüpunkt "Menü & Aktionen" angeklickt > Menüwartung

Berechtigungs-Überprüfung über die Aktion

Die Überprüfung der Berechtigungen kann auch direkt über die Aktion oder Konfiguration (oder Prozessreferenz erfolgen).
Hierzu klickt man im Menüpunkt Menü & Aktionen > Aktionen

1.2.1 Berechtigungstypen

Die Berechtigungssteuerung erlaubt eine gezielte Vergabe von diversen Zugriffsberechtigungen, beispielsweise auf bestimmte Formulare, Informationsfunktionen, Auswertungslisten etc. So kann z.B. gesteuert werden, dass bestimmte Formulare nur von bestimmten Mitarbeitern oder bestimmten Gruppen aufgerufen werden können, oder dass eine Aktion, wie beispielsweise "Buchen" oder Kalender für alle Mitarbeiter zugänglich ist.

Bei den Aktionsberechtigungen finden sich folgende Berechtigungsarten:

Mandantenberechtigung

Gruppenberechtigung

Personenberechtigung

Rollenberechtigung

Die Vergabe der Berechtigung erfolgt entweder über die jeweilige Aktion, im Personenstammblatt oder über die Rolle.

Mandantenberechtigung

Mit der Mandantenberechtigung wird die Ausführung div. Aktionen für alle Mitarbeiter des Mandanten ermöglicht. Das ist besonders sinnvoll bei Aktionen, wie Buchen, Monatsjournal, Persönliche Einstellungen oder die Passwort-Änderung.

Gruppenberechtigung

Mit der Gruppenberechtigung wird die Ausführung von diversen Aktionen für eine bestimmte Gruppe (Abteilung) ermöglicht. Das nachfolgende Beispiel zeigt eine Gruppenberechtigung der Gruppe "Bereich Ost" (rot markiert).

Weiters ist es möglich, die Gruppenberechtigung auf die untergeordneten Gruppen auszuweiten. Somit erhalten die Untergruppen die gleiche Einsichtserlaubnis wie die übergeordnete Gruppe. In unserem Beispiel werden deshalb auch die Gruppen "Wien" und "Beratung" rot markiert, da diese Untergruppen der Gruppe "Bereich Ost" sind.

Personenberechtigung

Die Personenberechtigung ermöglicht es, gezielt bestimmten Personen die Ausführungsberechtigung für bestimmte Aktionen zu erteilen.

Rollenberechtigung

Die Rollenberechtigung erlaubt die Ausführung div. Aktionen nur für bestimmte Rolleninhaber (Teamleiter, Vorgesetzter, ...). Mit dieser Berechtigung wird den Rolleninhabern ermöglicht, z.B. Einsicht in Management-Listen zu bekommen. Es erhalten somit alle Rolleninhaber der gewählten Rolle der Organisation die Rollenberechtigung und Einsichtserlaubnis (gemäß der Rollenkompetenz, welche in der Rolle selber definiert wird > Kompetenzziel Alle, Person oder Gruppe).

Berechtigungszugriff

Ist eine Personenberechtigung vergeben, so wird auf die Aktion, bzw. Konfiguration zugegriffen, auf welche die Berechtigung besteht.

Wird eine Aktion mit mehreren Konfigurationen in den Menübaum implementiert (z.B. mehrere Varianten des Monatsjournals), so erfolgt der Zugriff auf diese Aktion, bzw. ihre Konfigurationen in einer bestimmten Reihenfolge. Das System überprüft zuerst, ob die Berechtigung einer Person zugeordnet ist, falls nicht wird nach einer Gruppenberechtigung gesucht. Besteht keine Gruppenberechtigung, so wird nach einer Rollenberechtigung gesucht, und anschließend nach der Mandantenberechtigung.

1.2.2 Einsichtserlaubnis

Die Einsichtserlaubnis dient als weiteres Steuerungselement bei der Berechtigungsvergabe, denn mit ihr wird das Kompetenzziel definiert.
Mit dem Kompetenzziel wird  bestimmt, wer bei der Ausführung einer Aktion eingesehen werden darf, bzw. für wen man bestimmte Anträge stellen kann.

Die Einsichtserlaubnis wird - außer bei der Rollenkompetenz - direkt direkt bei der Vergabe der Aktionsberechtigung (über Aktion oder über Person/Gruppe/Mandant) für diese bestimmt. Bei der Rollenkompetenz wird diese bereits bei der Rolle definiert.

Bei mehreren Einsichtserlaubnissen werden diese summiert > z.B. bei Einsichtserlaubnis Orgeinheit UND zusätzlich Einsichtserlaubnis gem. Rollenkompetenz (bspw. für Gruppe A1) haben die Rolleninhaber Einsicht auf beides: Orgeinheit UND GruppeA1.

Einsichtserlaubnis Eigene Person

Die Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person, d.h. bei Auswertungen oder Listen werden nur die eigenen Daten angezeigt, bzw. man darf Anträge nur für sich selbst stellen.

Einsichtserlaubnis Orgeinheit

Es darf nur die eigene Abteilung (Team, Gruppe,...) eingesehen werden. Dies ist z.B. beim Gruppenkalender sinnvoll, wo alle Kollegen aus der Abteilung angezeigt werden. Auch bei der Krankmeldung ist diese Einsichtserlaubnis sinnvoll, da dann alle Kollegen aus der eigenen Abteilung angezeigt und somit selektiert werden können.

Einsichtserlaubnis Orgeinheit und untergeordnete

Die Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung und ihr untergeordnete Abteilungen (Gruppen, ...), d.h. alle Gruppen, die hierarchisch darunter liegen.

Einsichtserlaubnis gemäß der Rollenkompetenz

Hier wird die Einsichtserlaubnis gemäß der Rollenkompetenz vergeben. Die Rollenkompetenz wurde bereits direkt in der Rolle definiert:

Es können mehrere Zuordnungen unabhängig voneinander vorgenommen werden, wie z.B.: Rolleninhaber sieht eine bestimmte Gruppe und einzelne Personen aus anderen Gruppen.

Wurde in der Rolle das jeweilige Kompetenzziel bereits definiert, so muss es hier nicht erneut eingegeben werden, sondern nur entsprechend der Rollenkompetenz vergeben.

Einsichtserlaubnis Mandant

 Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen des eigenen Mandanten, d.h. es werden auch alle Mitarbeiter angezeigt:

Einsichtserlaubnis Alle Mandanten

Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen aller Mandanten.

Einsichtserlaubnis Speziell

Bei der Gruppen und Personenberechtigung gibt es noch die Möglichkeit, eine spezielle Einsichtserlaubnis auszuwählen.
Mit dieser speziellen Einsichtserlaubnis können einzelne Personen (auch mehrere) aus verschiedenen Gruppen oder mehrere Gruppen auf einmal ausgewählt werden. Dieser Parameter erspart sozusagen die mehrmalige Eingabe verschiedener Gruppen und/oder Personen, da mehrere gleichzeitig selektiert werden können.

1.2.3 Berechtigungen vergeben und steuern

Jede Berechtigung setzt sich aus der Aktionsberechtigung und der dazugehörigen Einsichtsberechtigung zusammen.

Mit einer Aktionsberechtigung wird bestimmt, wer eine Aktion aufrufen kann. Um individuelle Zuordnungen zu ermöglichen, existieren verschiedene  Berechtigungstypen.

Die  Einsichtserlaubnis, auch als Kompetenzziel bezeichnet, entspricht einer expliziten Definition spezieller Personen, Gruppen, etc. welche bei der Ausführung einer Aktion eingesehen werden dürfen.
Beispiel: Bei einer Auswertungsliste werden mit der Einsichtserlaubnis Personen oder Gruppen definiert, die bei der Abfrage aufgerufen werden können.

Die Vergabe einer Berechtigung auf diverse Aktionen kann über zwei Wege erfolgen:

Vergabe über die Aktion

Um die Aktionsberechtigung direkt über die Aktion zu vergeben rufen Sie die Aktionsübersicht ab unter:

Menü und Aktionen
   --> Aktionen

Rufen Sie mit den Filteroptionen oder über die Suche die gewünschte Aktion ab, für welche Berechtigungen vergeben/geändert werden sollen. Unter dem Reiter Berechtigungen findet sich eine Übersicht aller bereits vergebenen Aktionsberechtigungen, diese können hier auch gelöscht und bearbeitet werden.

Über den Button "Neue Aktionsberechtigung" kann eine neue Berechtigung hinzugefügt werden, dabei sind folgende Optionen konfigurierbar:

Typ

Auswahl des Typs für die Aktionsberechtigung: Mandanten-/Gruppen-/Personen-/Rollenberechtigung

Ausführender

Auswahl der entsprechenden Gruppe/Person/etc. für welche die definierte Berechtigung gültig sein soll

Negativ

Die Negativberechtigung dient zum Ausschluss von einer allgemeinen Berechtigung. Ist hier JA ausgewählt, so darf die gewählte Gruppe/Rolle/Person bzw. der Mandant die Aktion nicht aufrufen.

Berechtg. an Untergruppen vererben?

Dieser Parameter wird nur für den Typ "Gruppenberechtigung" angeboten: wird der Parameter auf JA gestellt, so können auch alle Untergruppen der gewählten Gruppe auf diese Aktion zugreifen

Einsichtserlaubnis

Auswahl der Einsichtserlaubnis

Einsicht auf Untergruppen?

Nur für den Typ "Gruppenberechtigung": Wird der Parameter auf JA gestellt, so können auch Untergruppen der gewählten Gruppe eingesehen werden.

Gültig von

Gültigkeitsbeginn der Berechtigung (falls nichts angegeben aktuelles Datum)

Gültig bis

Ablaufdatum der Berechtigung (falls nichts angegeben längstmögliche Gültigkeit)

Durch Klick auf "Speichern" werden die neuen Berechtigungen übernommen und der Prozess abgeschlossen.

Vergabe über Person/Gruppe/Rolle

Alternativ können Berechtigungen auch direkt über die jeweiligen Gruppen-/Personen-/Rollenoptionen vergeben werden. Hier entfällt die Auswahl von "Berechtigungstyp" und "Ausführender", da die Berechtigung ja bereits explizit für eine Person, Gruppe, Rolle oder einen Mandanten definiert wird.

Rufen Sie zunächst unter

STAMMDATEN
   --> Personen/Gruppen/Rollen

die entsprechende Person/Gruppe/Rolle auf, für welche die Aktionsberechtigung vergeben werden soll.

Nach Auswahl des entsprechenden Subjekts findet sich unter dem Reiter "Aktionsberechtigungen" eine Übersicht aller Aktionen, für welche eine Berechtigung besteht. Über den Button "Neue Aktionsberechtigung" kann eine weitere Berechtigung vergeben werden, dabei sind folgende Felder zu befüllen:

Name

Name der Aktion/Konfiguration, für welche die Berechtigung erteilt werden soll

Negativ

Die Negativberechtigung dient zum Ausschluss von einer allgemeinen Berechtigung. Ist hier JA ausgewählt, so darf die gewählte Aktion nicht aufgerufen werden.

Gültig von 

Gültigkeitsbeginn der Berechtigung (falls nichts angegeben aktuelles Datum)

Gültig bis

Ablaufdatum der Berechtigung (falls nichts angegeben längstmögliche Gültigkeit)

Einsichtserlaubnis

Auswahl der  Einsichtserlaubnis

Einsichtsberechtigung an untergeordnete Gruppen vererben

nur bei Vergabe über Gruppe: Wird der Parameter auf JA gestellt, so können auch Untergruppen der eigenen Gruppe eingesehen werden.

Durch Klick auf "Speichern" werden die neuen Berechtigungen übernommen und der Prozess abgeschlossen

1.3 Funktionsaufbau und Customizing

In Webdesk EWP stehen diverse Tools zur Verwaltung und Personalisierung  der verschiedenen Funktionen zur Verfügung. Neben personalisierbaren Aktionen (sog. Konfigurationen) kann auch der Menübaum des Mandanten sowie die Standardsprache und die individuelle Startseite einzelner Benutzer an die persönlichen Wünsche angepasst werden.

Wählen Sie hier die Optionen aus, über die Sie gerne mehr erfahren möchten:

Aktionsverwaltung & Aktionstypen

Menübaum & Menübaumkonfiguration

Sprachen & Internationalisierung

Startseite konfigurieren

1.3.1 Aktionsverwaltung

Der Großteil des Funktionumfangs in Webdesk EWP setzt sich aus den sogenannten Aktionen zusammen.

Die Aktion stellt eine Definition des Dialoges dar, welchen der User mit dem Webdesk führen kann. Fast alle Tätigkeiten, welche der Benutzer im Webdesk durchführt, haben eine Aktion hinter sich, wie zum Beispiel das Aufrufen des Monatsjournals (Aktion ta_getJournal) oder die Projektzeit-Buchungsmaske (Aktion ptm_doprojectTimeBooking). 

Bei den Aktionen kann man folgende Unterscheidung treffen:

Aktionen Konfigurationen Prozessreferenzen
Aktionen

Hierbei handelt es sich um Stammaktionen, welche nicht abgewandelt (konfiguriert) werden können. Ist eine Aktion nicht konfigurierbar, so gibt es keine Möglichkeit, eine personalisierte Konfiguration zu erstellen. Solche Stammaktionen sind für gewöhnlich sehr standardisierte Aktionen, welche Basisfunktionen des Webdesk ausführen und bei welchen es keinen Sinn machen würde, diese abzuwandeln.

--> mehr Informationen

Konfigurationen

Hierbei handelt es sich um Aktionen, welche konfiguriert werden können. Sollte der Bedarf für eine neue, personalisierte Konfiguration eines bestehenden Formulars gegeben sein, so kann diese ohne größeren Aufwand erstellt werden. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn bei bestimmten Gruppen einige Fehlgründe zusätzlich angelegt werden müssen, oder bei anderen Gruppen die Ausgabe der Stamm/Konten-Maske zusätzliche Daten enthalten soll. Hier kann eine neue Konfiguration des Formulars erstellt werden, die nur eine oder einige Gruppen betrifft und für diese verwendbar und abrufbar sein soll.

--> mehr Informationen & neue Konfiguration erstellen

Prozessreferenzen

Um Workflows in Webdesk abzubilden (z.B. ein Urlaubsantrag) werden die sogenannten Prozessdefinitionen verwendet. Diese dienen als eine Art "Wegbeschreibung" und definieren den Weg und die Eigenschaften des Workflows. Wenn ein neuer Prozess erstellt wird, muss zunächst eine Prozessreferenz designed werden, welche anschließend mit einer Aktion verknüpft wird um in den Menübaum integriert werden zu können.

Man erstellt also eine neue Aktion, welche als Prozessreferenz für den jeweiligen Prozess gilt (beim Erstellen einer neuen Aktion wird automatisch "Prozessreferenz" als Aktionstyp angegeben).

Beispiel:
Es kann beispielsweise für den Prozess Urlaubsantrag eine Prozessreferenz (Aktion) geben, welche ebenfalls Urlaubsantrag heißt. Diese Aktion wird mit dem Prozess verknüpft und gilt auch nur für diesen einen Prozess. Das bedeutet, dass man für jeden Prozess, der erstellt wird, auch eine entsprechende Prozessreferenz (Aktion) anlegen und mit diesem verknüpfen muss, da die Prozesse sonst nicht im Menübaum zugeordnet und angezeigt werden können.

--> mehr Informationen & neue Prozessreferenz erstellen

1.3.1.1 Aktionsübersicht und Basisaktionen

Über den Menübaum unter

MENÜ UND AKTIONEN
   --> Aktionen

gelangt man als Administrator zur Aktionsübersicht. Hier hier finden sich alle Basisaktionen, Konfigurationen und Prozessverknüpfungen übersichtlich in einer Tabelle - es besteht die Möglichkeit, alle Elemente über die Volltext-Suche, Dropdown-Listen oder die Sortierungspfeile nach Namen, Aktionsytp oder Anderem zu filtern und zu sortieren

Mit Hilfe der Suchfunktion kann man mit Hilfe verschiedener Parameter nach einer Aktion suchen.

Je nachdem, welche Art von Aktion (Aktion/Konfiguration/Prozessreferenz) ausgewählt wird, lassen sich in der darauffolgenden Maske mehr oder weniger Daten editieren.

Basisaktionen editieren

Bei neuen Aktionen kann es sich lediglich um Konfigurationen einer bereits bestehenden Aktion, oder um Prozessreferenzen handeln.

Soll eine neue Konfiguration erstellt werden, so sucht man zunächst die entsprechende Aktion aus, und klickt von dieser aus auf  "Neue Konfiguration".
Soll eine Prozessreferenz angelegt werden, welche die Integration einer Prozessdefinition im Menübaum erlaubt, so klickt man auf die Schaltfläche "Neue Prozessverknüpfung".

Nach erfolgter Speicherung erhält man eine Bestätigung des Servers, und erhält eine Übersicht über mögliche Einstellungen, Berechtigungen, Dateien, Textmodule.

Tab "Einstellungen"

Hier finden sich diverse Optionen, welche das Basisverhalten der Aktion betreffen:

Beschreibung

Hier findet sich Platz für eine ausführlichere Beschreibung der Aktion sowie deren Funktion und Verhalten 

Aktionsordner

Angabe des Aktionsordners, welchem die Aktion zugeordnet sein soll. Die Aktionsordner sind grob nach den diversen Webdesk-Modulen aufgeteilt (z.B. Aktion gehört zum Modul Project Time -> Aktionsordner "ptm")

Menü-Icon

Auswahl des Menü-Icons, mit welchem die Aktion im Menübaum dargestellt wird.

eigenes Menü-Icon für Classic-Ansicht

Auswahl des Menü-Icons für die Darstellung in der Classic-Ansicht (1. Sammlung auswählen -> 2. Icon auswählen)

bei Softwareupdate Aktions-Metadaten überschreiben

Auswahl Ja/Nein: Sollen Änderungen durch den Benutzer an der Aktion (Titel, Beschreibung, Menü-Icon, Bild classic, Bildsammlung classic, Berechtigung für alle Mandanten) bei einem Software-Update durch die Standard-Einstellungen überschrieben werden?

Berechtigung an folgende Aktion weitervererben

Möglichkeit zur Definition einer Aktion, für welche dieselben Berechtigungen gelten sollen, wie für die aktuelle Aktion

Standardrollen

Auflistung jener Rollen, deren Besitzer automatisch eine Berechtigung für die Aktion besitzen 

Nicht unterstützte Ansichtsports

durch setzen eines entsprechenden Hakens kann hier der Zugriff auf die neue konfigurierte Aktion für bestimmte Plattformen (Mobile, Tablet oder Desktop) gesperrt werden

HQL Berechtigungsabfrage

Immer im neuen Fenster öffnen

ist diese Tickbox angehakt, wird die neue Aktion beim Aufrufen stets in einem neuen Browserfenster geöffnet

Ist Experimental

hier kann die neue Konfiguration mit dem Attribut "experimental" markiert werden

Ausführung für geswitchte User verhindern

ist diese Tickbox aktiviert, kann die Aktion nur durch den User selbst und nicht durch Administratoren, welche zu diesem User geswitcht haben, ausgeführt werden

Folgende Vorlage benutzen

diese Option ist entwicklerspezifisch und für den täglichen Gebrauch von Webdesk für den Benutzer/Administrator nicht relevant

Kontroller/Kontroller Pattern

diese Option ist entwicklerspezifisch und für den täglichen Gebrauch von Webdesk für den Benutzer/Administrator nicht relevant

Anzahl User (max. lizenziert)

hier wird angezeigt, wie viele User derzeit berechtigt sind, diese Aktion zu verwenden. Darunter wird ein Limit angezeigt, für wie viele User die entsprechende Webdesk-Lizenz gültig ist

Tab "Berechtigungen"

Hier findet sich eine Übersicht über alle für diese Aktion vergebenen Berechtigungen sowie die Möglichkeit, neue Berechtigungen zu vergeben. Dies funktioniert entweder als kollektive Berechtigung über die Checkbox "Berechtigung für alle Mandanten" (siehe unten) oder, um individuelle Zuordnung zu ermöglichen, über verschiedene Berechtigungstypen.

Tab "IP Restrictions"

Hier kann der Zugriff auf die Aktion für einzelne IP-Adressen innerhalb des Systems gesperrt werden oder diesen der Zugriff erteilt werden. Dabei sind folgende Felder auszufüllen:

Typ

Auswahl des Beschränkungs-Typs:

Single: Ausschließen/Berechtigung einer einzelnen IP-Addresse
Range: Ausschließen/Berechtigung einer IP-Range (von-bis, Start- und Endadresse)
Subnet Mask: Ausschließen/Berechtigung einer Teilnetzmaske

Startadresse

Single: Eingabe der IP-Adresse, auf welche sich die Sperre/Berechtigung bezieht
Range: Eingabe der IP-Adresse, mit welcher die Range beginnen soll

Endadresse

Range: Eingabe der IP-Adresse, mit welcher die Range enden soll

Teilnetzmaske

nur bei Typ "Subnet Mask": Eingabe der Teilnetzmaske, auf welche sich die Sperre/Berechtigung bezieht

Zugriff erlauben

Ist diese Checkbox angehakt, so erlangt die angegebene IP-Adresse/Range/Teilnetzmaske eine Berechtigung zum Zugriff auf die Aktion

Tab "Parameter"

Diese Parameter sind für die Entwicklung von Webdesk relevant, können bei der täglichen Arbeit mit Webdesk EWP jedoch ignoriert werden.

Tab "Dateien"

Ist beispielsweise die zu bearbeitende Aktion vom Typ "Konfiguration", so können der Aktion mehrere Dateien zugeordnet sein. Bei jedem Speichern wird die Datei in einer neuen Version in der Datenbank persistiert. Beim Anlegen einer neuen Aktion ist dieser Reiter leer.

Tab "Textmodule"

Zeigt alle vorhandenen Textmodule an. Hier erfolgt die Anlage neuer Textmodule (Textbausteine), bzw. von Übersetzungen. Bei Bedarf kann man von hier aus direkt ein Textmodul bearbeiten, indem man auf die Schaltfläche "Bearbeiten" klickt.

Bei den Übersetzungen empfiehlt es sich, den Textbaustein durch einen technischen Key austauschen: z.B. Datum > wird zu "Kontenauswertung_Datum01". Anschließend wird bei der entsprechenden Sprache die gewünschte Übersetzung eingegeben. So verfährt man mit jedem Textbaustein einer jeder Aktion/Konfiguration, bis alle übersetzt sind. Hierbei empfiehlt es sich, den Flag "Bei Softwareupdate Aktions-Metadaten überschreiben" nicht angehakt zu lassen, da die Textbausteine sonst wieder auf den Standardwert gesetzt werden.

Tab "Konfigurationen"

Hier findet sich eine Übersicht über alle von dieser Aktion abstammenden Konfigurationen sowie die dazugehörigen Details und direkte Links zu den Konfigurationen.

Tab "Hilfetexte"

In diesem Reiter können Sie zu der Aktion passende Hilfetexte integrieren, welche für den Benutzer der Aktion in in der Kopfleiste aufrufbar sind. Auch lässt sich ein URL-Link zu einem externen System, beispielsweise einer Website mit Tutorials oder weiteren Beschreibungen, setzen. Für jede angelegte Sprache existieren eigene Hilfetextfelder.

Tab "Zugriffsrechte"

Diese Option betrifft zukünftige Webdesk-Entwicklungen und ist derzeit für den Benutzer/Administrator nicht relevant.

Aktion löschen

Um eine Aktion zu löschen sucht man die betreffende Aktion aus der Aktionsübersichts-Tabelle aus (anklicken). In der Titelleiste befindet sich die Schaltfläche "Löschen" - diese anklicken.

Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup, mit der Frage, ob man die Aktion tatsächlich löschen möchte. Durch Anklicken des OK-Buttons wird die Aktion aus dem Verzeichnis gelöscht.

1.3.1.2 Konfigurationen

Nicht jede Aktion in Webdesk EWP ist eine konfigurierbare Aktion! Konfigurierbare Aktionen erkennen Sie an dem Button "neue Konfiguration" in der entsprechenden Spalte der Aktionsübersichts-Tabelle.

Konfigurationen bilden mit hoher Wahrscheinlichkeit den Großteil ihres Webdesk-Systems. Dabei handelt es sich um konfigurierte, den eigenen Wünschen angepasste Abwandlungen von konfigurierbaren Aktionen. Von jeder konfigurierbaren Aktion können beliebig viele Konfigurationen abgeleitet werden und als eigene "Apps" in den Menübaum integriert werden.

gears-686316_640 In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, dass Formulare oder präsentierte Informationen an die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Benutzer bzw. Benutzergruppen angepasst werden. Beispiele hierfür sind:

Konfigurationen erstellen und bearbeiten

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, um das Editierungsfenster für eine neue Konfiguration zu öffnen:

1. Direkt aus der Aktionsübersicht
Im Menübaum unter Menü und Aktionen --> Aktionen: Klick auf die blaue Schaltfläche "Neue Konfiguration" und Auswahl der zu  konfigurierenden Basisaktion

2. aus der Aktions-Übersichtstabelle
Im Menübaum unter Menü und Aktionen --> Aktionen: Suche und Auswahl der konfigurierbaren Basisaktion in der Tabelle - Klick auf "neue Konfiguration" in der entsprechenden Tabellenspalte

3. aus dem Aktions-Bearbeitungsfenster
Im Menübaum unter Menü und Aktionen --> Aktionen: Auswahl der konfigurierbaren Basisaktion durch Klick auf die entsprechende Tabellenzeile oder den -Button. Reiter Einstellungen -> Button "Neue Konfigurierte Aktion" 

In jedem dieser drei Fälle sind zunächst zwei Felder auszufüllen:

Nach dem Klick auf "Speichern" wird die neue Konfiguration gespeichert und es erscheinen zahlreiche weitere Optionen (siehe unten).

Ist die Konfiguration abgeschlossen, werden die Einstellungen durch Klick auf "Speichern" oder auf "Speichern und Schließen" übernommen und die neue Aktionskonfiguration kann in den Menübaum aufgenommen werden.

Tab "Einstellungen"

Beschreibung

ausführlichere Beschreibung der Aktionskonfiguration und ihren Funktionen

Aktionsordner

Zuweisung, in welchem Aktionsordner die neue Konfiguration in der Übersicht auffindbar ist. Normalerweise ist dies derselbe Aktionsordner, wie der der Stammaktion (Standardwert)

Menü-Icon

Auswahl des Icons, mit welchem die konfigurierte Aktion im Menübaum angezeigt wird

Menü-Icon für Classic-Ansicht

Auswahl des Icons, mit welchem die konfigurierte Aktion im Menübaum des Classic-Skin angezeigt wird

Bei Software-Update Akts.-Metadaten überschr.

Ist hier "Ja" ausgewählt, werden bei einem Software-Update die persönlichen Einstellungen für die Konfiguration überschrieben und die Standardwerte wiederhergestellt

Berechtigung an folg. Aktion weitervererben

hier kann eine weitere Aktion festgelegt werden, für welche die gleichen Berechtigungen wie für die neu erstellte gelten

Standardrollen

hier gibt es eine Übersicht über die Rollen, welche automatisch eine Berechtigung zum Ausführen der neuen konfigurierten Aktion erhalten

Nicht unterstützte Ansichtsports

durch setzen eines entsprechenden Hakens kann hier der Zugriff auf die neue konfigurierte Aktion für bestimmte Plattformen (Mobile, Tablet oder Desktop) gesperrt werden

KONFIGURATIONSDETAILS BEARBEITEN

durch Klick auf diese Schaltfläche gelangt man zu den aktionsspezifischen Einstellungen zu Personalisierung und Konfiguration. Diese Konfigurationsmöglichkeiten sind für jede Konfiguration unterschiedlich und werden modulweise für die jeweilige Aktion beschrieben.

Immer im neuen Fenster öffnen

ist diese Tickbox angehakt, wird die neue Aktion beim Aufrufen stets in einem neuen Browserfenster geöffnet

Ist Experimental

hier kann die neue Konfiguration mit dem Attribut "experimental" markiert werden

Ausführung für geswitchte User verhindern

ist diese Tickbox aktiviert, kann die Aktion nur durch den User selbst und nicht durch Administratoren, welche zu diesem User geswitcht haben, ausgeführt werden

Anzahl User (max. lizenziert)

hier wird angezeigt, wie viele User derzeit berechtigt sind, diese Aktion zu verwenden. Darunter wird ein Limit angezeigt, für wie viele User die entsprechende Webdesk-Lizenz gültig ist

Bei den Optionen "Folgende Vorlage benutzen""Kontroller" und "Kontroller Pattern" handelt es sich um erweiterte Entwickleroptionen, welche nur in Absprache mit der Workflow EDV GmbH verwendet werden sollten. Für weitere Informationen wenden sie sich bitte direkt an uns.

Tab "Berechtigungen"

Hier findet sich eine Übersicht über alle für diese Konfiguration vergebenen Berechtigungen sowie die Möglichkeit, neue Berechtigungen zu vergeben. Dies funktioniert entweder als kollektive Berechtigung über die Checkbox "Berechtigung für alle Mandanten" (siehe unten) oder, um individuelle Zuordnung zu ermöglichen, über verschiedene Berechtigungstypen.

Tab "IP Restrictions"

Hier kann der Zugriff auf die Konfiguration für einzelne IP-Adressen innerhalb des Systems gesperrt werden oder diesen der Zugriff erteilt werden. Dabei sind folgende Felder auszufüllen:

Typ

Auswahl des Beschränkungs-Typs:

Single: Ausschließen/Berechtigung einer einzelnen IP-Addresse
Range: Ausschließen/Berechtigung einer IP-Range (von-bis, Start- und Endadresse)
Subnet Mask: Ausschließen/Berechtigung einer Teilnetzmaske

Startadresse

Single: Eingabe der IP-Adresse, auf welche sich die Sperre/Berechtigung bezieht
Range: Eingabe der IP-Adresse, mit welcher die Range beginnen soll

Endadresse

Range: Eingabe der IP-Adresse, mit welcher die Range enden soll

Teilnetzmaske

nur bei Typ "Subnet Mask": Eingabe der Teilnetzmaske, auf welche sich die Sperre/Berechtigung bezieht

Zugriff erlauben

Ist diese Checkbox angehakt, so erlangt die angegebene IP-Adresse/Range/Teilnetzmaske eine Berechtigung zum Zugriff auf die Aktion

Tab "Parameter"

Diese Parameter sind für die Entwicklung von Webdesk relevant, können bei der täglichen Arbeit mit Webdesk EWP jedoch ignoriert werden.

Tab "Dateien"

Ist beispielsweise die zu bearbeitende Aktion vom Typ "Konfiguration", so können der Aktion mehrere Dateien zugeordnet sein. Bei jedem Speichern wird die Datei in einer neuen Version in der Datenbank persistiert. Beim Anlegen einer neuen Aktion ist dieser Reiter leer.

Tab "Textmodule"

Zeigt alle vorhandenen Textmodule an. Hier erfolgt die Anlage neuer Textmodule (Textbausteine), bzw. von Übersetzungen. Bei Bedarf kann man von hier aus direkt ein Textmodul bearbeiten, indem man auf die Schaltfläche "Bearbeiten" klickt.

Bei den Übersetzungen empfiehlt es sich, den Textbaustein durch einen technischen Key austauschen: z.B. Datum > wird zu "Kontenauswertung_Datum01". Anschließend wird bei der entsprechenden Sprache die gewünschte Übersetzung eingegeben. So verfährt man mit jedem Textbaustein einer jeder Aktion/Konfiguration, bis alle übersetzt sind. Hierbei empfiehlt es sich, den Flag "Bei Softwareupdate Aktions-Metadaten überschreiben" nicht angehakt zu lassen, da die Textbausteine sonst wieder auf den Standardwert gesetzt werden.

Tab "Hilfetexte"

In diesem Reiter können Sie zu der Aktion passende Hilfetexte integrieren, welche für den Benutzer der Aktion in in der Kopfleiste aufrufbar sind. Auch lässt sich ein URL-Link zu einem externen System, beispielsweise einer Website mit Tutorials oder weiteren Beschreibungen, setzen. Für jede angelegte Sprache existieren eigene Hilfetextfelder.

Tab "Zugriffsrechte"

Diese Option betrifft zukünftige Webdesk-Entwicklungen und ist derzeit für den Benutzer/Administrator nicht relevant.

1.3.1.3 Prozessreferenzen

Jegliche Formulare, welche einen Workflow beinhalten oder abbilden (z.B. Urlaubsantrag, Zeitkorrektur mit Genehmigungspflicht) werden als Prozessdefinition im Modul Workflow konfiguriert. Um diese Formulare allerdings in den Menübaum zu integrieren und auszuführen, müssen diese mit einer Aktion verknüpft werden - dies nennt sich Prozessreferenz oder Prozessverknüpfung.

Wurde diese Prozessverknüpfung nicht schon während dem Erstellen der Prozessdefinition erstellt, kann dies nachträglich unter

Menü und Aktionen
   --> Aktionen

vorgenommen werden. Durch Klick auf "neue Prozessverknüpfung" wird eine neue Aktion mit dem Aktionstyp "Prozessreferenz" erstellt. Dabei sind zunächst ein Kurzname bzw. eine Überschrift (Text für Aktion im Menübaum) für die Aktion zu vergeben. 

Durch Klick auf "Speichern" erscheinen alle weiteren Optionen, welche sich auch in jeder anderen Aktions-Bearbeitungsmaske finden.
Die Besonderheit beim Aktionstyp "Prozessreferenz" findet sich allerdings im Reiter "Einstellungen" unter dem Namen "ProcessDef-ID".

ProcessDef-ID

In der Dropdown-Liste findet sich ein Auflistung aller verfügbaren Prozessdefinitionen. Weisen Sie hier die Prozessreferenz der Prozessdefinition zu, auf die diese verweisen soll (z.B. für Prozess Urlaubsantrag -> "HolidayRequest$HolidayRequest"

Wurde eine ProcessDef-ID zugewiesen, ist die Aktion nach dem Klicken auf "Speichern" oder "Speichern und Schließen" funktionsfähig und kann in den Menübaum integriert werden. Ist dies erfolgt, dann verweist die Aktion beim Anklicken im Menübaum unter dem gewählten Namen (z.B. "Mein Urlaubsantrag") auf das entsprechende Workflow-Formular.

1.3.2 Menübaum

Die Menüstruktur dient dazu, einem Benutzer ein Set an Menüleisten und dazu gehörigen Menüpunkten zur Verfügung zu stellen.

menu 1.2

Zur besseren Organisation können die Menüpunkte, bei welchen es sich um Aktionen, Konfigurationen oder Prozessreferenzen handelt, innerhalb des Menübaums in Ordnern gruppiert und beliebig verschoben werden.

Auch ist es möglich, Menübaum-Konfigurationen als Vorlagen zu speichern und zu verwenden. Pro Mandant kann nur ein Menübaum angelegt werden, jedoch sind für den User in Menü nur jene Elemente sichtbar, für dessen Ausführung er eine Aktionsberechtigung besitzt. Es können ebenso mehrere Konfigurationen einer Aktion im Menü vorhanden sein, angezeigt werden beim Benutzer aber lediglich jene, für welche er die Aktionsberechtigung erhalten hat.

Bestehen mehrere Mandanten, so hat jeder Mandant einen eigenen Menübaum. Bei ähnlichen Menüstrukturen können jedoch Vorlagen verwendet und diese angepasst werden.

--> zur Konfiguration des Menübaumes

1.3.2.1 Menübaum konfigurieren

Den Menübaum konfiguriert man als Administrator unter:

ADMINISTRATION
   --> Menü und Aktionen
      --> Menüwartung

In der Übersicht wird zunächst der Mandant ausgewählt, dessen Menübaum bearbeitet werden soll. Der Menübaum des entsprechenden Mandanten wird angezeigt, mit den Buttons + und - kann die Übersicht aus- und eingeklappt werden. 

Wurde der Mandant neu erstellt und noch nicht konfiguriert, findet sich im Menübaum lediglich der Menüpunkt "Logout".

Per Drag & Drop oder mithilfe der Optionen hinter dem Button "verschieben" können die einzelnen Elemente innerhalb des Menübaumes nun beliebig verschoben, ausgeschnitten und wieder eingefügt werden. Auch können Aktionen, welche im Menü vorhanden sind, direkt aus der Menüwartung heraus eingesehen und konfiguriert werden.
Selbstverständlich lassen sich auch neue Menüeinträge hinzufügen und entfernen. Hierbei empfiehlt es sich, zuerst eine grobe Einteilung zu erstellen, indem als erstes die Ordnerstruktur festgelegt wird und anschließend die dazugehörigen Aktionen hinzugefügt werden.

Alle Menüaktionen (Ordner hinzufügen, Aktionen ändern, etc) können über die Schaltflächen in der Titelleiste aufgerufen werden. Alternativ können Sie aber auch das Kontextmenü benutzen. Dazu klicken sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Eintrag und wählen sie eine Aktion.

Änderungen im Menübaum werden sofort gespeichert. Für den Webdesk-Benutzer sind Änderungen jedoch erst nach dem Leeren des Menü-Caches sichtbar.

Im Folgenden werden die verschiedenen Änderungsmöglichkeiten genauer beschrieben:

Ordner-Aktionen

Aktionslink-Optionen

Vorlagen-Optionen

neuen Ordner erstellen

Aktionslinks hinzufügen

Vorlage zum Menübaum hinzufügen

Ordnername ändern

löschen von Aktionslinks

neue Vorlage erstellen

Ordner löschen

Aktionen/Reihenfolge bearbeiten

Vorlagen bearbeiten

Ordner-Aktionen
neuen Ordner erstellen

Um einen neuen Ordner zu erzeugen klickt man zunächst auf den gewünschten bestehenden Ordner an welchen der neue Ordner "angehängt" werden soll. Danach wählen Sie in in der Schaltfläche "Ordner-Aktionen" oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) den Punkt "Ordner hinzufügen". Nun muss nur noch im Popup-Fenster der Name des neuen Ordners eingegeben und mit "Ordner erstellen" bestätigt werden.

Ordnername ändern

Um einen Ordnernamen zu ändern, wählt man zunächst den entsprechenden Ordner zur Umbenennung aus. Anschließend kann entweder über die Schaltfläche "Ordner-Aktionen" oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) der Punkt "Ordnername umbenennen" ausgewählt werden.
Im Textfeld wird der neue Name eingegeben, mit Klick auf "Umbenennen" wird der neue Name gespeichert.

Bearbeiten der Ordnernamen-Übersetzung

Soll der Menübaum in mehreren Sprachen verfügbar sein, so können hier die dazugehörigen Übersetzungen für die Ordnernamen bearbeitet werden. Zunächst muss der entsprechende Ordner markiert werden - anschließend wird entweder über die Schaltfläche "Ordner-Aktionen" oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) der Punkt "Bearbeiten der Foldernamenübersetzung(en)" ausgewählt. Hier können Sie nun in den entsprechenden Textfeldern die Ordnernamen für verschiedene Sprachen festlegen.

Ordner löschen

Um einen Ordner zu löschen wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus und wählt, entweder über die Schaltfläche "Ordner-Aktionen" oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) den Menüpunkt "Ordner löschen" aus. Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup mit der Frage, ob der Ordner wirklich gelöscht werden soll. Durch Klick auf das OK-Icon wird der Ordner - inklusive aller Unterordner und Aktionslinks - aus der Menü-Übersicht gelöscht.

Aktionen für Menüeinträge
Aktionslinks hinzufügen

Um dem Menübaum eine Aktion hinzuzufügen wählt man den entsprechenden Ordner, in welchen der Aktionslink eingefügt werden soll, aus. Danach klickt man, entweder über die Schalfläche "Aktionslink-Aktionen" oder über das Kontextmenü, auf die Option "Aktionslink hinzufügen".

Soll die Aktion nicht in einem Unterordner, sondern direkt im Hauptmenü angezeigt werden, muss vor dem Hinzufügen der Ordner mit dem Namen des Mandanten angeklickt werden.

Es erscheint eine Übersicht aller verfügbaren Aktionen, Konfigurationen und Prozessreferenzen. Wählen Sie aus der Tabelle das gewünschte Element aus, mit Klick auf den grünen Pfeil wird dieses dem zuvor ausgewählten Ordner im Menübaum hinzugefügt. Im nachfolgenden Dialogfeld kann man entweder eine weitere Aktion hinzufügen oder zur Übersicht zurückkehren.

Löschen von Aktionslinks

Um einen Menüeintrag zu löschen wählt man den entsprechenden Eintrag im Menübaum aus und klickt auf die Schaltfläche "Aktionslink-Aktionen > Aktionslink entfernen.

Die gleiche Ergebnis wird auch erzielt, indem man den entsprechenden Eintrag auswählt und anschließend über das Kontextmenü (Rechtsklick) die Option "Aktionslink entfernen" anwählt.

Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup mit der Frage, ob die Aktion wirklich gelöscht werden soll. Durch einen Klick auf das OK-Icon wird der Menüpunkt aus der Menü-Übersicht gelöscht.

Aktionen/Reihenfolge bearbeiten

Um eine bestimmte Aktion in der Menüstruktur zu bearbeiten, wählt man die entsprechende Aktion aus, klickt (rechter Mausklick) auf die Schaltfläche "Aktion anzeigen/bearbeiten"

Auf diese Weise gelangt man in die Detailansicht der gewählten Aktion, kann diese wie gewünscht bearbeiten. Handelt es sich bei dem gewählten Element um eine Konfiguration, kann man man auch direkt in die Konfigurationsdetails springen und diese bearbeiten - dies ist im Kontextmenü (Rechtsklick) über den Punkt "Aktion konfigurieren" möglich.

Soll eine Aktion/Konfiguration an einer anderen Stelle im Menübaum aufscheinen, so ist dies leicht per Drag & Drop zu erledigen. Alternativ ist das auch über das Kontextmenü möglich: Hierzu klickt man den gewünschten Eintrag > rechter Mausklick > Ausschneiden. Anschließend Rechtsklick an der gewünschten Stelle im Menübaum > Einfügen.

Die Reihenfolge der angezeigten Menüeinträge kann mithilfe der Pfeiltasten in der Schaltfläche "verschieben" oder im Kontextmenü verändert werden:

Menübaumvorlagen

In der Menüwartung besteht die Möglichkeit Menübaumvorlagen anzulegen (fertige Ordnerstrukturen mit entsprechenden Aktionen), welche als Ganzes in der Mandantenbaum eingefügt werden können. Dies ermöglicht die einmalige Anlage einer Vorlage, welche mehrmals verwendet werden kann.

Befindet man sich in der Ansicht des Mandantenbaums, klickt man zunächst auf die Schaltfläche "Menübaumvorlagen" um die Optionen für die Menübaumvorlagen aufzurufen. In der Dropdown-Liste findet sich eine Übersicht aller bereits verfügbaren Vorlagen.

Vorlage zum Menübaum hinzufügen

Um eine Vorlage einem Mandatenbaum hinzuzufügen, muss man zunächst in die Ansicht des gewünschten Mandantenbaums wechseln. Nun kann der gewünschte Ordner angewählt werden, über die Schaltfläche "Vorlagen-Aktionen" oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) klickt man die Option "Vorlage zum Menübaum hinzufügen" an. Die Vorlage ist nun in den Menübaum integriert. In der Ansicht der Menüwartung verhält sich die Vorlage wie ein ein- und ausklappbarer Ordner, in der Benutzeransicht des Menüs jedoch wird der Inhalt der Vorlage ohne zusätzliche Hierarchiestufe im Menü angezeigt.

Neue Vorlage erstellen

Mit Klick auf das -Symbol kann eine neue Vorlage erstellt werden. Im folgenden Dialogfeld ist zunächst ein Name für die Vorlage zu vergeben. Durch Klick auf "Vorlage erstellen" wird diese gespeichert und man gelangt wieder zurück zur Übersicht. 

Vorlagen bearbeiten

Ist eine Vorlage bereits gespeichert und in der Dropdown-Liste vorhanden, lässt sich diese auswählen, um deren Struktur zu bearbeiten. Wie auch im Mandantenbaum können nun über die Schaltfläche oder über das Kontextmenü Ordner und Aktionslinks der Vorlagenstruktur hinzugefügt oder entfernt werden.

Anzeige von Aktionsberechtigungen

Durch Anklicken eines Menüpunktes wird eine Übersicht der entsprechenden Aktion inklusive der dazugehörigen Berechtigungen am rechten Bildschirmteil angezeigt. So ist auf den ersten Blick erkennbar, wer die Berechtigung für die jeweilige Aktion/Konfiguration/Prozessreferenz inne hat.

1.3.3 Sprachen & Internationalisierung

Die Sprachverwaltung (Internationalisierung) erlaubt eine mehrsprachige Webdesk-Gestaltung.

Für die Bedürfnisse von internationalen Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten kann Webdesk, nach vorheriger Konfiguration, in beliebig vielen Sprachen eingesetzt werden. Hierzu werden Textbausteine eingesetzt.

Die Übersetzungen der Textbausteine, aus welchen die jeweiligen Sprachen bestehen, erfolgt direkt in der Applikation durch den Systemadministrator bzw. durch einen Übersetzer . Um nicht ein und dasselbe Wort in vielen Formularen mehrmals übersetzen zu müssen, wurde das Prinzip der Vererbung eingeführt. Dadurch kann ein Textbaustein die Übersetzung eines anderen Textbausteins „erben“. 

Beispiel:
Die deutsche Übersetzung für Client ist mit „Mandant“ voreingestellt. Möchte man diese in allen Formularen auf „Klient“ ändern, so wäre es nötig, in jeder Aktion die das Wort „Mandant“ enthält, den Textbaustein getrennt zu bearbeiten. Da aber die Textbausteine für „Mandant“ vererbt werden können, muss man die Änderung nur einmal im übergeordneten Textbaustein vornehmen.

Sollen die Übersetzungen in den einzelnen Formularen oder Ansichten jedoch unterschiedlich sein, so wird die Übersetzung benutzerdefiniert angelegt, der Textbaustein erhält jedes Mal eine andere (vom Benutzer definierte) Übersetzung.

Wurde der Webdesk mehrsprachig angelegt, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die gewünschte Sprache entweder über die Browsereinstellungen zu wählen, oder über die Benutzereinstellungen zu bestimmen.

Weiterführende Artikel zu Sprachen & Internationalisierung:

--> Grundeinstellungen für Sprachen

--> Allgemeines zu Textbausteinen
    -> Textbausteine erstellen, bearbeiten und übersetzen

--> Übersetzen von Konfigurationen

1.3.3.1 Spracheinstellungen

Zu den Spracheinstellungen gelangt man als Administrator über den Menübaum unter

SYSTEM
   --> Sprachen

Hier findet sich eine Übersicht aller in Ihrem System angelegten Sprachen. Jede Sprache in der Liste besitzt einen Namen (z.B. english) sowie einen Code (z.B. en). Über die Eingabefelder in der ersten Zeile kann jede beliebige Sprache als neue Sprache mit dazugehörigem Code angelegt werden, anschließend müssen die Textbausteinen für diese Sprache bearbeitet und übersetzt werden.

Jeder Webdesk-Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann verfügbare Sprachen über die Browsereinstellungen oder über die Benutzereinstellungen für sein Benutzerkonto direkt auswählen.

Anlegen einer neuen Sprache

Um eine neue Sprache anzulegen befüllen Sie unter SYSTEM --> Sprachen lediglich die beiden Felder "Neuer Name" (z.B. Englisch) und "Neuer Code" (2stelliger Sprachcode, z.B. en). 
Nach dem Bestätigen mit den Button "Speichern" werden die neue Sprache und alle dazugehörigen Textbausteine angelegt, d.h. es werden alle Textbausteine der eingestellten Hauptsprache kopiert. Die Textbausteine der neuen Sprache sind am Präfix "[en]Textbaustein" zu erkennen.

Achtung: Das Anlegen einer neuen Sprache kann, abhängig von der Leistung des Rechners, längere Zeit in Anspruch nehmen! Um Performanceprobleme zu vermeiden, sollte diese Aktion nur außerhalb der Hauptarbeitszeit vorgenommen werden.
Wurde beim Setup keine Standardsprache definiert, so wird automatisch die erste erstellte Sprache als Standardsprache übernommen.

1.3.3.2 Textbausteine

Webdesk EWP ist vollständig mehrsprachig und kann durch den Administrator eigenständig parametriert und gewartet werden. Um dies zu ermöglichen, wurden sogenannte Textbausteine eingebaut.

Zu den Textbausteinen gelangt man als Administrator über den Menübaum unter

SYSTEM
   --> Textbausteine

Hier findet sich eine Übersicht aller vorhandenen Textbausteine. Jeder Textbaustein wird charakterisiert durch einen Schlüssel und einen Wert (bzw. Übersetzung). Weiters wird jeder Textbaustein einer Aktion und einer Sprache zugeordnet.

Um die Wartung der Textbausteine zu erleichtern, wurde folgende Namensgebung für den Schlüssel festgelegt:

<Webdesk-Modul>_<Aktionsname>.<Aktionstyp>_Beschreibung

Schlüssel

Sprache

Übersetzung

po_showTextModules.act_lngcode

Deutsch

Sprachcode

po_showTextModules.act_lngcode

Englisch

Languagecode

Weiters gibt es auch Textbausteine, die keiner Aktion zugeordnet sind. Diese beinhalten meist Übersetzungen, die für ein ganzes Modul gültig sind und sich nie oder nur selten ändern. Bei diesen Textbausteinen (z.B. Übersetzungen für „Mandant“, „Gruppe“ oder „gültig von“) gilt das Prinzip der Vererbung. Dieses wurde eingeführt, um nicht ein und dasselbe Wort in vielen Formularen mehrmals übersetzen zu müssen. Dadurch kann ein Textbaustein die Übersetzung eines anderen Textbausteins „erben“.

1.3.3.2.1 Textbausteine erstellen, bearbeiten und übersetzen
Erstellen von neuen Textbausteinen

Grundsätzlich werden beim Anlegen einer neuen Sprache die neuen Textbausteine für alle relevanten Texte automatisch angelegt. Daher ist es relativ selten erforderlich, manuell neue Textbausteine anzulegen. Dies ist lediglich erforderlich, wenn bestimmte nicht standardisierte Überschriften/Beschriftungen in konfigurierten Aktionen neu hinzugefügt wurden und hierfür Übersetzungen bereitstehen sollen. 

Neue Bausteine können entweder über den Button "Neuer Textbaustein" in der Textbaustein-Übersicht oder direkt in der Bearbeitungsansicht der entsprechenden Aktion/Konfiguration angelegt werden.

Für die inhaltliche Bearbeitung kommt dann dieselbe Vorgehensweise wie beim Bearbeiten von Textbausteinen zur Anwendung.

Bearbeiten von Textbausteinen

Um Textbausteine zu bearbeiten, gibt es in Webdesk prizipiell zwei Möglichkeiten:

Um nicht ein und dasselbe Wort in vielen Formularen mehrmals übersetzen zu müssen, wurde das Prinzip der Vererbung eingeführt. Dadurch kann ein Textbaustein die Übersetzung eines anderen Textbausteins „erben“.

Bei der Bearbeitung des Textbausteins über SYSTEM --> Textbausteine finden sich folgende Felder und Optionen:

Option

Beschreibung

Sprache

Sprache der im ausgewählten Textbaustein angezeigten Übersetzung (kann nicht geändert werden, da für jede verfügbare Sprache ohnehin automatisch ein eigener Textbaustein zur Verfügung steht)

Textmodulname

eindeutiger Name des ausgewählten Textbausteins - Namensgebung nach Schema im Artikel Textbausteine

Vererbt oder Benutzerdefiniert

Benutzerdefiniert: es kann eine freie Übersetzung/freier Text in das Feld "angezeigte Übersetzung" eingefügt werden

Vererbt: der Text für den entsprechenden Textbaustein wird von einem anderen Textmodul übernommen (vererbt) - dies macht vor allem bei standardisierten Bezeichnungen Sinn, welche systemweit öfter vorkommen.

Angezeigte Übersetzung

oder

nur wenn oben "Benutzerdefiniert" ausgewählt ist: hier kann die individuelle Übersetzung/Text für den Textbaustein in der entsprechenden Sprache eingegeben werden.

Übergeordnete Aktion

nur, wenn oben "Vererbt" ausgewählt ist: Auswahl der Aktion (oder allgemeiner Bereich), in welcher der Textbaustein enthalten ist, dessen Übersetzung übernommen (vererbt) werden soll. Textbausteine aus "allgemein" sind keiner bestimmten Aktion zugeordnet und sind im ganzen Modul gültig.

Übergeordnetes Textmodul

nur, wenn oben "Vererbt" ausgewählt ist: Auswahl des Textbausteins innerhalb der Aktion, dessen Übersetzung für den aktuellen Textbaustein übernommen (vererbt) werden soll.

Übergeordneten Textbaustein bearbeiten

nur, wenn oben "Vererbt" ausgewählt ist: Durch betätigen des Buttons "Übergeordneten Textbaustein bearbeiten" gelangt man zur Eingabemaske des übergeordneten Textmoduls, dieses kann dort bearbeitet werden. Die Änderungen hier werden jedoch auch für alle anderen Textbausteine gültig, welche den übergeordneten Textbaustein "beerben".

Änderung bei Versionswechsel

Ist diese Checkbox angehakt, wird die eingegebene Übersetzung beim nächsten Versionswechsel wieder auf den Standardwert (falls vorhanden) gesetzt. Möchte man dies vermeiden und die Übersetzung auch nach dem Versionswechsel behalten, so ist diese Checkbox zu deaktivieren.

Übersetzen von Textbausteinen

Die Übersetzung der Textbausteine kann direkt bei der Neuanlage erfolgen. Möchte man Übersetzungen im Nachhinein oder Stückweise bearbeiten, öffnet man zunächst die Liste aller Textbausteine unter SYSTEM --> Textbausteine. Mithilfe der Filter-/Suchoptionen können alle Textbausteine einer bestimmten Sprache gewählt oder gezielt nach einzelnen Bausteinen gesucht werden.

TIPP: Wenn man in der Textbaustein-Übersicht in den Filterkriterien [["Sprachkürzel"]], z.B. [[en]] (bzw. unter MySql Installationen nur [en]) eingibt, so sieht man alle noch nicht übersetzten Textbausteine des Sprachkürzels, da diese mit diesem Kürzel angelegt werden. Bearbeitet man nun einen Textbaustein und wählt dann "Speichern & Schliessen", fällt der Textbaustein aus den Filterkriterien. So ist es einfacher, die noch unübersetzten Textbausteine abzuarbeiten.

1.3.3.3 Übersetzen von Konfigurationen

Um vorhandene Konfigurationen in eine andere Sprache zu übersetzen, bietet es sich an, die Textbausteine direkt aus der Bearbeitungsmaske der jeweiligen Konfiguration heraus zu bearbeiten.

Selektieren Sie also zunächst die zu übersetzende Konfiguration unter:

MENÜ UND AKTIONEN
   --> Aktionen

Unter dem Reiter "Textmodule" können die einzelnen Textbausteine der Aktion übersetzt werden. Je nach Konfiguration bestehen für die gängigsten, relevanten Texte der Konfiguration wie z.B. den Namen oder die Beschreibung bereits Textbausteine in der Übersicht am unteren Bildschirmrand.

Konfigurationstitel und -Beschreibung übersetzen (Bausteine vorhanden)

Um bereits bestehende Textbausteine in der Konfiguration zu übersetzen, gehen Sie wie folgt vor:

Ansicht der Textbausteine innerhalb der Konfiguration nach Sprache (hier: deutsch & englisch)

Spezielle Übersetzungen

Ist der gewünschte Begriff noch nicht als Textbaustein vorhanden, muss dieser in der Konfiguration angelegt werden. Dies trifft vor allem dann zu, wenn sehr spezifische Felder oder einzelne, selbst erstellte Tabellenüberschriften alternativ übersetzt werden sollen.

Hierzu muss zunächst der durch einen Textbaustein zu ersetzende Text in den Konfigurationsdetails durch einen eindeutigen, technischen Key ersetzt werden. Dieser Key ist gleichzeitig der Name des neu anzulegenden Textbausteins und stellt somit sicher, dass das System eine eindeutige Zuordnung trifft und die richtigen Namen bzw. Übersetzungen an der richtigen Stelle bereitstellt. Dazu geht man wie folgt vor:

Hierbei ist zu beachten, dass die Namenskonvention für Textbausteine eingehalten wird: <Name der Konfiguration>_<Name des Textbausteins> z.B.: kurzjournal_journal01

Achtung: bei Konfigurationen für Statistiken sollte die Übersetzung nicht mehr als 20 Zeichen enthalten.

Bei den neu angelegten Textbausteinen sollte die Checkbox  "Änderung bei Versionswechsel" deaktiviert sein, da sonst die manuellen Änderungen beim nächsten Update mit den Standardwerten überschrieben werden.

1.3.4 Startseite konfigurieren

Der Administrator kann durch Konfiguration der Aktion "po_welcome.act" die individuelle Startseite (Welcome Page) der Webdesk-Nutzer konfigurieren. Dazu sind folgende Schritte erforderlich:

Kundenname in der Startseite ausblenden

Ist diese Tickbox aktiviert, so wird der Firmenname in der Startseite ausgeblendet

Nur Nachrichtenblock anzeigen (Standard)

Auf Mobilgeräten wird nur der Nachrichtenblock ohne benutzerdefinierte Blöcke angezeigt

Nur benutzerdefinierte Blöcke anzeigen

Auf Mobilgeräten werden nur benutzerdefinierte Blöcke dargestellt, der Nachrichtenblock wird ausgeblendet

Benutzerdefinierten Block anzeigen, gefolgt von Nachricht

Auf Mobilgeräten wird zuerst der benutzerdefinierte Block angezeigt, beim Scrollen wird dieser vom Nachrichtenblock gefolgt

Aussehen für "Custom Block"

Allgemeine Animation:

Handanimation mit drehenden Zahnrädern

Custom Block:
verwendet die Angaben aus dem "Custom Block"-Textfeld darunter, sollte dies ungefüllt sein kommt die Standardanimation zum Einsatz

Verstecke den gesamten "Custom Block"

Custom Block

ein primär leeres Textfeld, welches durch Programmierung im HTML-Code beliebig verändert und angepasst werden kann

Lade allgemeinen 'Custom block' in den Textbereich

durch Klick auf diesem Button wird die Standardprogrammierung des Custom Block im HTML-Format in das Textfeld geladen, um anschließend bearbeitet werden zu können

Nach der Konfiguration bestätigen Sie die Änderungen mit "Speichern" oder mit "Speichern und Schließen". Anschließend sind noch 2 Schritte notwendig, damit die neue Startseite angezeigt werden kann: 

Beispiel - Allgemeiner Custom Block:
<table id="custom-block">
<thead>
<tr>
<th>Information</th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td>Full name: $user.getFullName()</td>
</tr>
<tr>
<td> <img src="$user.getPersonImages().getOriginal().getDownloadUrl();"
height="100" /></td>
</tr>
<tr>
<td>Org structure:
$appCtx.getBean("PoOrganisationService").getOrgStructure( $user
).getName()</td>
</tr>
</tbody>
</table>
Beispiel - Angepasster Custom Block (hier mit zusätzlichem Radio eingebettet):
<div>
<iframe width="480" height="120"
src="http://stream.radio886.at/radio_88.6"
frameborder="0" style="overflow:hidden;" ></iframe>
<table id="custom-block">
<thead>
<tr>
<th>Information</th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td>Full name: $user.getFullName()</td>
</tr>
<tr>
<td> <img src="$user.getPersonImages().getOriginal().getDownloadUrl();"
height="100" /> Das ist mein persönlicher Webdesk </td>
</tr>
<tr>
<td>Org structure:
$appCtx.getBean("PoOrganisationService").getOrgStructure( $user
).getName()</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>

1.4 Systemeinstellungen

Webdesk EWP stellt es dem Administrator frei, eine Reihe von Systemeinstellungen für Personalisierung, Überwachung, Automatisierung sowie den Import und Export von Daten festzulegen.

Hierbei gibt es folgende Typen von Systemeinstellungen: 

Systemparameter

Systemparameter dienen der Gestaltung vieler Grundeinstellungen im Webdesk. Hierbei handelt es sich um Parameter, welche unmittelbare Auswirkungen auf die Funktionsweise und das Aussehen der unterschiedlichen Webdesk-Module haben, beispielsweise Passwort-Richtlinien, Buchungsverhalten, Bestimmung der Startseiten-Aktion, etc.

--> mehr dazu

Jobs

Jobs dienen als periodisch laufende Hilfsprogramme der Synchronisation und Bearbeitung von Daten. Sie ermöglichen es, die Bearbeitung und Synchronisation von Massendaten automatisch zu gestalten.

Jobs kommen beispielsweise bei der Synchronisation von Abteilungs- und Personendaten aus dem Zeitwirtschaftssystem oder bei der Synchronisation von Kalenderdaten aus dem Groupware-System zum Einsatz und können mit einem bestimmten Durchführungsintervall konfiguriert werden.

--> mehr dazu

Konnektoren

Um Daten in (oder aus) dem Webdesk zu importieren (exportieren) werden Konnektoren eingesetzt. Sie stellen die Infrastruktur für den Import und Export von Daten bereit. So können nicht nur z.B. Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem synchronisiert werden, sondern auch Datenbanken angesteuert oder Textfiles (CSV-Dateien) erstellt werden.

--> mehr dazu

Monitoring & Log-Einstellungen

Diverse Monitoring-Hilfsmittel geben einen Überblick über angemeldete User, aktive Jobs oder ähnliches. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die detaillierten Logeinträge in den Log-Einstellungen individuell zu parametrieren.

--> mehr zu Monitoring

--> mehr zu Log-Einstellungen

Systemmeldungen

Bei anstehenden Unregelmäßigkeiten, wie z.B. System-Wartungsarbeiten oder besonderen Ereignissen im Unternehmen können die Webdesk-Benutzer mittels Systemmeldungen auf diese aufmerksam gemacht werden. Die Systemmeldung wird vom Administrator verfasst, Dauer, Erscheinungsbild und Zeitpunkt können beliebig parametriert werden.

--> mehr dazu

Passwortverwaltung

Hier finden sich diverse Einstellungen, zur Änderung und Zurücksetzung von Passwörtern, Passwortkriterien sowie weitere zur Verfügung stehende Authentifizierungs-Optionen in Webdesk.

--> mehr dazu

Lizenz-Information

Hier findet sich ein Überblick über die absolute, freie und benutzte Anzahl an Webdesk-Lizenzen.

--> mehr dazu

Schlüsselwerte

Mit den Schlüsselwerten können Schlüsselwortlisten für benutzerdefinierte Formulare und Applikationen, beispielsweise für Dropdown-Listen in Aktionen, verwaltet werden.

--> mehr dazu

Erweiterte Funktionen

Diese Funktionen erlauben eine erweiterte Verwaltung und Wartung des Webdesk EWP.

So ist es hier beispielsweise möglich verschiedene Caches zu leeren oder zu aktualisieren, bestimmte Module zu registrieren, oder die Übersetzungsfiles zu aktualisieren.

--> mehr dazu

1.4.1 Systemparameter

Auf dieser Seite erhalten Sie allgemeine Informationen zu Sinn und Funktion von Systemparametern. Die einzelnen, spezifischen Parameter sowie deren Konfigurationsmöglichkeiten sind jeweils auf den entsprechenden Modulseiten beschrieben.
--> direkt zu den Systemparametern des Moduls "Portal & Organisation"

Allgemeines

Systemparameter stellen Datenobjekte dar, aufgrund welcher der Webdesk konfiguriert wird. Mit ihnen können grundlegende Einstellungen am Webdesk EWP geändert bzw. definiert werden. Die Einstellung der Parameter erfolgt im entsprechenden Modul.

In den Systemparametern können beispielsweise auch Einstellungen für die Synchronisation der Fehlzeiten aus der IF6020 mit dem Groupware-System vorgenommen werden, hier erfolgt die Definition der SwitchUser-Funktionen, Einstellungen betreffend das Passwort, Mailbenachrichtigungen und vieles mehr.

Die Systemparameter können in folgender Form vorliegen:

Einige der Systemparameter sind mit einem Hilfetext versehen. Dieser erscheint als Fragezeichen-Symbol neben dem fraglichen Systemparameter, bei Anklicken geht ein Textfeld auf.

Suche nach bestimmten Systemparametern

Eine gezielte Suche nach bestimmten System Parametern ist mit Hilfe folgender Felder möglich:

Achtung! Systemparameter sind ähnlich der Windows Registry - Änderungen haben direkten Einfluss auf die Funktionsweise des Webdesk und sollten mit Vorsicht durchgeführt werden.

1.4.1.1 Systemparameter Portal & Organisation

Die folgende Tabelle umfasst die Systemparameter des Moduls "Portal & Organisation". Diese bewirken in ihren Bereichen jeweils systemweite Änderungen des Verhaltens und sollten nur dann verändert werden, wenn absolute Kenntnis und Wissen über die Verhaltensänderung herrscht, bzw. wenn dies mit dem zuständigen Consultant von Workflow abgeklärt ist.

Modul

Bean

Eigenschaft

Erklärung

mögliche Wert(e)

po 

Authentication 

allowPasswordResetByUser

Wenn der Parameter auf true steht, steht dem Benutzer auf der Anmeldeseite ein Link zur Verfügung, über den er sein Passwort zurücksetzen lassen kann. Dieser Parameter mach nur im Zusammenspiel mit Authentifizierungsmodus DB Sinn.

true/false

po 

Authentication 

authenticationMode

Authentifizierungsmodus

DB/SSO/LDAP

po 

Authentication 

sysAdminUser

Username des Systemadministrators

sadmin

po 

Authentication 

sysAdminPassword 

Passwort des Systemadministrators

*****

po 

Authentication 

sysAdminCommonName

Angezeigter Name des Systemadministrators

Full System Administrator

po 

AuthenticationBackupForSSO 

authenticationMode

Backup Authentifizierungsmodus für SSO

DB

po 

AuthenticationLDAP 

tlsEnabled

TLS Verschlüsselung der LDAP Abfrage  wird aktiviert

true / false

po 

AuthenticationLDAP 

ldapUser 

LDAP Username

myLdapUser

po 

AuthenticationLDAP 

ldapPassword 

LDAP Passwort

*****

po 

AuthenticationLDAP 

ldapProviderUrl 

LDAP Provider URL

ldap://192.168.1.2

po 

AuthenticationLDAP 

ldapBaseDn 

Basis DN der LDAP Abfrage

CN=Workflow

po 

AuthenticationLDAP 

ldapSearchSubTree 

Soll der gesamte LDAP Baum unterhalb der Base DN durchsucht werden?

true/false

po 

AuthenticationLDAP 

ldapSearchQuery 

Query der eindeutig Objekte vom Typ Person zurückliefert und das Binding-Objekt beinhaltet

(&(objectclass=person)(uid={0}))

po 

AuthenticationLDAP 

ldapUserNameField 

LDAP Feld in dem der Username gespeichert ist, muss Webdesk Username entsprechen

uid

po 

AuthenticationSSO 

cutDomain

wenn der Parameter auf true steht, muss der Webdesk Benutzername nicht die Windows Domäne beinhalten

true/false

po 

GlobalAdminLayoutOptions

personSelectionlistLayout

Falls ungleich leer wird als Verlocity-pattern benutzt um die Person in Selectionlists bei Berechtigungssteuerung anzzeigen

z.b. ${lastName}, ${firstName} (${orgUnit.shortName})

po 

GlobalUserLayoutOptions

acceptCaptionLayoutProblemInIE

po 

GlobalUserLayoutOptions

debugAjax

po 

GlobalUserLayoutOptions

forcelFullAjax

po 

GlobalUserLayoutOptions

showZoomNotificationInIE

Hinweis, der erscheint, wenn der Browser mit einem Zoom über 100% eingestellt wurde (true); Hinweis wird mit "false" deaktiviert.

true / false

po 

LockController 

minToLive 

3

po 

LoginTokenUtils 

timeToLiveLoginToken

Anzahl Sekunden, welche ein Login-Token Gültigkeit hat, sobald er an den Client geschickt wird.

10

po 

performanceLogInterceptor

loggerName

Name des Loggers, welcher für die Performance-Überprüfung verwendet wird. Wird auf diesem Logger der Level TRACE gesetzt, erfolgt bei Überschreiten des tresholds ein Log-Eintrag mit einer Zeitangabe

at.workflow.webdesk.performanceLogger

po 

performanceLogInterceptor 

treshold 

Zeit in Millisekunden -> wenn erreicht wird gelogged bei Loglevel TRACE

50

po 

PoCacheHibernateUtils

forceReload 

interner Systemparameter sollte nur in Absprache mit Workflow auf false gesetzt werden.

true/false

po 

PoJobServiceTarget 

noOfSchedulerThreads 

Anzahl der Scheduler Threads pro Webdesk-Server, d.h. wieviele Jobs können gleichzeitig verarbeitet werden.

1

po 

PoLanguageServiceTarget 

standardDefaultLangCode 

Einstellung der Standard-Sprache

de

po 

PoLicenceInterceptor

licenceManagerEmail

po 

PoLicenceInterceptor

sendMailToLicenceManagerIfTresholdReached

po 

PoLicenceInterceptor

tresholdFactor

po 

PoLogServiceTarget 

actionsToLog

Liste der Aktionen, welche gelogged werden sollen. Dieser Systemparameter wird automatisch durch die Maske 'Log-Einstellungen' gesetzt.

AktAlleHierarchiePersonKeineAlle

po 

PoLogServiceTarget 

logAllActions 

Sollen alle Aktionen gelogged werden (in die DB-Logs?)

true/false

po 

PoLogServiceTarget 

logAllUsers 

Sollen alle User gelogged werden (in die DB-Logs?)

true/false

po 

PoLogServiceTarget 

usersToLog

Liste der Webdesk User (usernamen), welche gelogged werden sollen. Dieser Systemparameter wird automatisch durch die Maske 'Log-Einstellungen' gesetzt.

ABELS

po 

PoMailServerConfiguration

adress 

Hostname, bzw. IP-Adresse des SMTP-Mail-Servers, mit welchem Mail geschickt werden kann.

asterix.workflow.at

po 

PoMailServerConfiguration

defaultSender

Standardmässige Absende-Email-Adresse für Mails (falls keine explizit angegeben)

qwe@workflex.at

po 

PoMailServerConfiguration

password 

Passwort für Authentifizierung auf SMTP-Server.

po 

PoMailServerConfiguration

port

Port für SMTP-Server (falls leer wird Default Port 25 genommen)

po 

PoMailServerConfiguration

userName 

Username für Authentifizierung auf SMTP-Server, falls leer wird anonyme Authentifizierung zum Mailserver angenommen.

po 

PoMenuServiceTarget 

extractPermissionBeforeHand

Wenn aktiviert werden sämtliche Aktionsberechtigungen des Users beim initialen Menüaufbau auf Vorrat geladen.

true/false

po 

PoMenuServiceTarget 

resolveViewPermissionsBeforeHand

Wenn aktiviert, werden sämtliche Einsichtsberechtigungen des Users beim initialen Menüaufbau auf Vorrat geladen.

true/false

po 

PoOptions 

jsErrorHandling 

Wird verwendet um Javascript Fehler besser auszuweisen. Falls true, wird eine JS-Dialogbox beim abfangen eines JS-Fehlers angezeigt.

true/false

po 

PoOptions

pathToStaticPages

po 

PoOptions 

pathToWelcomeLogo 

Hier kann ein Pfad auf ein Logo definiert werden. Bilder müssen immer mittels führendem images angegeben werden. Die Sitemap leitet das Logo zu den angegebenen Pfaden weiter

Die Sitemap leitet das Logo weiter, und zwar zu den Pfaden:

custom/resources/images/{1}

resource://at/workflow/webdesk/po/resources/images/{1}

{1} steht in diesem Fall für den Pfad der angegeben wird.

po 

PoOptions 

clusterNodes 

Liste von Cluster Nodes, welche verwendet wird bei der Zuweisung eines Jobs zu einem Cluster Node

ClusterNode1

po 

PoOptions 

allowUserDeputy 

Steuert Berechtigung zur Eingabe eines dezentralen Stellvertreters in Usersetup

true/false

po 

PoOptions 

hideContextMenu 

Verbirgt Kontextmenü generell.

true/false

po 

PoOptions 

allowSkins 

experimenteller Parameter für Skinning, Wert 'true' nicht für Produktion gedacht!

true/false

po 

PoOptions 

skins 

experimenteller Parameter für Skinning

default=layoutTemplate und simple=simpleLayoutTemplate

po 

PoOptions 

progressOpacityInPercent 

Abdunklungswert für den Ladevorgang (zwischen 0 und 100) -> 0... keine Abdunklung, 100 -> schwarz

5

po 

PoOptions 

firstAction 

Name der Aktion, welche beim Start von Webdesk automatisch geöffnet wird. Falls leer wird 'po_welcome.act' geöffnet

po 

PoOrganisationServiceTarget 

allowOnlySingleCostCenterAssignment

bei Verwendung von Kostenstellen (eigene Org-Struktur) kann durch Aktivierung des Parameters sichergestellt werden, dass ein Benutzer immer nur zu einer Kostenstelle zugehörig sein kann

true/false

po 

PoOrganisationServiceTarget 

headerText 

in der obersten Leiste angezeigter Text bei Usern

PersonalNr: $getEmployeeId$

po 

PoPasswordQuality

minimalDigitsCount

notwendige Anzahl Ziffern im neuen Password

0

po 

PoPasswordQuality

minimalLength 

die minimale Länge des neuen Passworts

2

po 

PoPasswordQuality

minimalSpecialCharactersCount 

notwendige Anzahl spezieller Zeichen wie "@" oder "!" im neuen Passwort

0

po 

PoPasswordQuality

numberOfDifferingLatestPasswords 

minimale Anzahl von verschiedenen Passwörtern, bis eines wiederholt werden darf

0

po 

PoPasswordQuality

requiresUpperAndLowerCharacters

wenn true müssen sowohl klein- wie auch großgeschriebene Zeichen im neuen Passwort vorkommen

true/false

po 

PoPasswordQuality

validityDays 

die Anzahl Tage, nach der das Passwort geändert werden muss

365 für Passwort ist 365 Tage gültig

-1 für nie ablaufende Passwörter

Details: hier

po 

PoPasswordResetMail

explicitRecipient 

Empfänger der Mail, wenn nicht PoPerson.email genommen werden soll. Ist diese Zahl 0 so müssen *ALLE* Passwörter sofort geändert werden. Ist diese Zahl -1, so müsssen die Passwörter *NIE* geändert werden.

po 

PoPasswordResetMail

senderMailAddress

die als Absender einzusetzende Mail-Adresse

office@workflex.at

po 

PoPasswordResetMail

subject 

Betreff des Mails das an den Benutzer versendet wird, wenn er sein Passwort zurück setzt

Your webdesk password has been reset

po 

PoPasswordResetMail

templateBody 

Inhalt des Mails das an den Benutzer versendet wird, wenn er sein Passwort zurück setzt

<html><body>Your webdesk password has been <b>reset</b>, please change it as soon as possible! Current password:<br/> $password Sincerly,Your Webdesk Administraton</body></html>

po 

PoPasswordResetPolicy 

forcePasswordChangeAfterResetToRandomPassword 

wenn aktiviert muß der Benutzer nach dem ersten Login mit einem zurückgesetzten Passwort sein Passwort wechseln

true/false

po 

PoPasswordResetPolicy 

standardResetPassword 

Default-Passwort auf das zurückgesetzt wird

webdesk

po 

PoPasswordResetPolicy 

useUsernameAsStandardPassword 

Alternativ zu standardResetPassword kann der Username als Standard Passwort verwendet werden

true/false

po 

PoSystemMessageTarget 

daysToLive 

Tage die ein Passwort gültig ist. 0 = unendlich

7

(po)

ServerParamList

elements

Parameter der im Zusammenspiel mit GW-Modul benötigt wird, um per Webservice auf die Mailboxen der Benutzer zugreifen zu können

domino6/minibank/at;http://192.168.1.35/GWService_1_5.nsf/webservice?OpenAgent;;tecUserForGwService;t$st

po 

PoUtilServiceTarget

timeToLiveLoginToken

po 

StartupListener 

firstStartupBeanName 

Nur nach Rücksprache mit Workflow Consultants verwenden

PoStartup

1.4.2 Jobverwaltung

Auf dieser Seite erhalten Sie allgemeine Informationen zu Sinn und Funktion von Jobs. Die einzelnen, spezifischen Jobs sowie deren Funktion & Konfigurationsmöglichkeiten sind jeweils auf den entsprechenden Modulseiten beschrieben.
--> direkt zu den Jobs im Modul "Portal & Organisation"

Jobs dienen als periodisch laufende Hilfsprogramme der Synchronisation und Bearbeitung von Daten. 
Beispiele für mögliche Jobs:

Die Jobs können automatisch, mit Hilfe eines sogenannten Triggers gestartet werden. Mit dem Trigger wird ein Zeitplan erstellt, so dass die Jobs beliebig gestartet werden können (stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich, ...). Die Einstellung kann auf den Tag, Stunde und Minute genau konfiguriert werden.
Bei Bedarf können die Jobs auch jederzeit manuell gestartet werden.

Weiters können die Jobs einen aktiven oder inaktiven Status haben. Bei einem aktiven Status werden die Jobs gemäß dem eingestellten Trigger gestartet. Sind diese jedoch inaktiv, können sie lediglich manuell gestartet werden. Der Status kann jederzeit geändert werden.

Ein Monitoring der Jobs wird durch die Ansicht "Aktive Jobs" ermöglicht, wo alle aktiven Jobs auf einen Blick zu sehen sind. Weiters kann, bei entsprechender Parametrierung, der Verlauf des Jobs mit Hilfe der Logeinträge nachvollzogen werden. So wird anhand des parametrierten Log-Levels (definierter Status während des Jobverlaufes, wie z.B. Fehler, Warnung, ...) ersichtlich, ob ein Job problemlose durchgelaufen ist, oder ob bestimmte Probleme aufgetreten sind.
Bei Bedarf kann hier auch ein Mailversand konfiguriert werden. Die Mail wird an eine definierte Person verschickt, falls ein Logeintrag mit einem angegebenen Level existiert.

Einige Jobs sind Standardjobs, welche nur vordefiniert ausgeführt werden können - konfigurierbare Jobs können individuell an die Benutzeranforderungen angepasst werden:
--> Jobkonfigurationen erstellen und bearbeiten

Begriffsdefinitionen

Durch die flexible Konfigurationsmöglichkeit kann ein Standard-Job in mehreren "Variationen" in einem System ablaufen. Jeder konfigurierte Job bildet nämlich eine neue Einheit, die seperat geplant werden kann.

Jedes Modul kann neue Jobs (sowohl konfigurierbare als auch nicht konfigurierbare) Jobs "beisteuern" und somit den "Werkzeugkasten" des Webdesk-Systems im Job-Bereich erweitern.

Trigger

Die Jobs können automatisch, mit Hilfe eines sogenannten Triggers gestartet werden. Mit dem Trigger wird ein Zeitplan erstellt, so dass die Jobs beliebig gestartet werden können (stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich, ...). Die Einstellung kann auf den Tag, Stunde und Minute genau konfiguriert werden.
Bei Bedarf können die Jobs auch jederzeit manuell gestartet werden.
Weiters können die Jobs einen aktiven oder inaktiven Status haben. Bei einem aktiven Status werden die Jobs gemäß dem eingestellten Trigger gestartet. Sind diese jedoch inaktiv, können sie lediglich manuell gestartet werden. Der Status kann jederzeit geändert werden.

Relevante Menüpunkte / Aktionen

Die folgenden Menüpunkte im Full System Administrator enthalten die relevanten Funktionen zur Verwaltung und zur Überwachung von Jobs:

Monitoring / Logeinträge

Für das Monitoring von Jobs ist es ungeheuer wichtig, dass die implementierenden Job-Klassen auch entsprechend Loggen. Diese Logging-Informationen werden dann üblicherweise in die Webdesk-Datenbank-Logs geschrieben und sind dann somit über die Ansicht Monitoring > Logeinträge auswertbar.

Ein Monitoring der Jobs wird durch die Ansicht "Aktive Jobs" ermöglicht, wo alle aktiven Jobs auf einen Blick zu sehen sind. Weiters kann, bei entsprechender Parametrierung, der Verlauf des Jobs mit Hilfe der Logeinträge nachvollzogen werden. So wird anhand des parametrierten Log-Levels (definierter Status während des Jobverlaufes, wie z.B. Fehler, Warnung, ...) ersichtlich, ob ein Job problemlose durchgelaufen ist, oder ob bestimmte Probleme aufgetreten sind.

Empfohlene Log-Einstellungen

Grundsätzlich sollte der Loglevel of Jobs in den Log-Einstellungen (Full System Administrator: System--> Log-Einstellungen) zumindest auf INFO stehen. Damit ist gewährleistet, dass alle Log-Informationen, welche vom Programmierer als INFO oder höherwertig qualifiziert wurden, ins Datenbank-Log geschrieben werden. Hiermit sollte z.B. bei einer Batchverarbeitung üblicherweise z.B. die Anzahl der verarbeiteten Datensätze gelogged werden. Jedenfalls werden damit Fehler (Exceptions) auf jeden Fall gelogged!
Treten Fehler im Job auf, so ist es mitunter sinnvoll, den Logging-Level für Jobs auf DEBUG zu erhöhen!

Mailversand

Bei Bedarf kann in den Jobs auch ein Mailversand konfiguriert werden. Die Mailbenachrichtigungenthält nur den Job-Log, und wird an eine definierte Person verschickt, falls ein Logeintrag mit einem angegebenen Level existiert.

Best Practice

Werden viele Jobs in einem System verwendet, sollte man folgende Grundregeln beachten:

Log-Einträge in der Webdesk-DB sollten regelmässige gelöscht werden (hierzu gibt es einen eigenen Job!), ansonsten kann die Webdesk-DB zu voll werden und daraus können in weitere Folge Performance-Probleme entstehen.

1.4.2.1 Jobs Portal & Organisation

Jobs, welche für das Modul Portal & Organisation relevant sind:

1.4.2.1.1 Job Import Org Data

Mit diesem Job können Organigramm-Infos aus Webdesk 2.x importiert werden. Das bedeutet es werden alle Organisationseinheiten aus Webdesk 2.x als hierarchische Gruppen in Webdesk EWP angelegt und die Beziehungen zueinander definiert (welche OE gehört unter welche OE...).

Des weiteren werden Rollen, Rolleninhaber und deren Kompetenzziele aus Webdesk 2.x importiert. Wichtig hierbei: Falls eine Rolle nicht in Webdesk EWP existiert, wird diese automatisch angelegt. Es werden NUR Kompetenzziele auf Gruppen (Vorgesetzter für eine Gruppe)  importiert, d.h. individuelle Rollen-Kompetenzzuordnungen (Mayer hat Müller als Vorgesetzten) müssen manuell erfolgen.

Vorbereitungen am Webdesk 2.x

Am Webdesk 2 muss zumindest die Version 2.63.12m installiert sein. Weiters muss am Webdesk 2.x eine Website mit "Basic Authentication" eingerichtet sein, da der Job sich über HTTP mit einem im URL angegeben Usernamen + Passwort authentifiziert. Diese müssen dem Systemadministrator für den Einstieg bekannt sein. Der Task IIOP (diiop.exe) muss gestartet sein (Konsole: load iiop).

Vorbereitungen am Webdesk 3.x

Der Name des Wd2.x Agents, welcher die XML Datei liefert lautet: ExportWebdeskDataAsXML
Eine Beispiel URL sieht wie folgt aus:
http://giamay:giamay@10.55.11.2/webdesk.nsf/ExportWebdeskDataAsXML?OpenAgent&client=RLB%20Stmk&structure=RLB%20Organigramm

d.h. Aufbau URL:

http://<username>:<password>@hostname/webdesk.nsf/ExportWebdeskDataAsXML?OpenAgent&client=<clientShortName>&structure=<ClientOrgStructure>

- Die Platzhalter "username" u. "passwort" beinhalten den Notes/webUser zum Einstieg auf den Webdesk 2.x
- Die Platzhalter "clientshortname" u. "ClientOrgStructure" entsprechen den Kurzbezeichnungen des Mandanten u. der Orgstruktur aus Webdesk 3. Achtung, falls Leerzeichen in den Namen vorkommen, müssen diese in der URL durch %20 ersetzt werden!

1.4.2.1.2 Job Start Connector Link Sync

Mit diesem konfigurierbaren Job können ein oder mehrere Konnektor-Synchronisation(en) gestartet werden.
Durch die Konnektor-Synchronisation können mehrere Konnektoren miteinander "verlinkt" werden.
Auf diese Weise können z.B.  Personenstammdaten (Personenimport, Gruppenimport etc.) aus dem Zeitwirtschaftssystem importiert werden.

Die entsprechenden Konnektoren werden aus der Dropdown-Liste ausgewählt. 

Mit der "Hinzufügen"-Schaltfläche werden die Konnektoren für die Synchronisation definiert:

1.4.2.1.3 Job Execute and Send Reports

Der "Job Execute and send Reports" ermöglicht eine automatisierte Reporterstellung und proaktive Information an definierte Rolleninhaber.

Bereits vorhandene Management-Listen können als Report an frei definierbare Adressaten (Rolleninhaber, Personen oder Gruppen) versendet werden. Die Konfiguration der abgefragten Listen (ausgesendeten Reports) entspricht der bereits vorhandenen Management-Liste, kann aber auch manuell übersteuert und mit zusätzlichen Daten versehen werden.

Jobkonfiguration

Hier ist eine Beispielkonfiguration von einem Job welcher die Aktion "Statistik Auswertung" als PDF versendet:

Aktionsparameter

Im Aktionsparameter werden sämtliche Parameter angezeigt welche durch die Aktion zur Verfügung stehen und parametriert werden können, bei den Jobparameter.

Es wird der Name, der Typ und das Format welches der Aktionsparameter benötigt angegeben.

Ein Parameter mit boolean Typ benötigt somit entweder ein true oder ein false.
Bei einem String kann man hingegen andere Werte einfügen, welche im Pattern vorgezeigt werden. So kann zum Beispiel accountvalues ein all oder ein vkkonto001 sein.

Jobparameter

Mit den Jobparametern kann das Standard-Aussehen der Auswertungsliste übersteuert, und auf diese Weise mit zusätzlichen Daten und Werten ergänzt werden.

Hier ein Beispiel wie in dem Job welcher die Aktion "Statistik Auswertung" als PDF versendet parametriert ist:

Ein anderes Beispiel wäre eine Buchungsliste bei der Buchungen von einem ganzen Monat versendet werden sollen. Dies muss man wie folgt parametrieren, damit das richtige Datum von dem Job genommen wird (achten Sie auf die Parameter date und dateTo)

Jobparameter für BIRT-Reports

Als Format kann html, xls oder pdf angegeben werden. Wenn der Parameter nicht angegeben wird, wird Report als HTML erstellt und verschickt.

Personen / Gruppen / Mandantenauswahl

Auswahl von Personen, Gruppen oder Mandanten, an welche der Report versendet werden soll.

Hier ein Beispiel wie der Report nur an eine einzige Person gesendet wird, Weiss Florian.

1.4.2.1.4 Job Execute and Store Reports

Dieser Job dient der Reporterstellung und Speicherung in einem zuvor eingestellten Ordner, um verschiedene Mitarbeiterstatistiken archivieren zu können.

Jobkonfiguration: Aktionsparameter: Troubleshooting Export-Dateien werden nicht erstellt

Dies kann viele Ursachen haben. Zuerst sollten hier die Logausgaben des Jobs überprüft werden (Jobs sollten mindestends auf Loglevel INFO protokollieren!).  Wird die Reporterzeugung im User-Kontext gestartet (Normalfall) so wird die dazugehörige Webdesk Aktion über einen HttpClient oder einen echten Browser als dieser User geöffnet. Wenn der entsprechende User keinen Zugriff auf die Aktion hat, so kommt es zu einem Fehler und die Exportdatei wird nicht erstellt. 

Export-Datei wird bei Client-seitigen Aktionen nicht erstellt

In diesem Fall erfolgt der Export über einen Browser und dazu muss der Firefox Seleniumdriver am Server installiert sein. Der Pfad zum geckodriver muss im Systemparameter po - SeleniumOptions - pathToGeckDriver angegeben sein. Des weiteren muss auf dem Server auch ein Firefox Browser installiert sein.  

Des weiteren muss die betreffende Webdesk Aktionskonfiguration auch den Export zulassen, da der Export am Browser via Javascript den Button "PDF" benötigt.

1.4.2.1.5 Job Delete Log Data

Dieser Job dient dafür die Log-Einträge zu bereinigen und somit dem Administrator die Überwachung zu erleichtern und die Datenbank nicht unnötig zu belasten.

Die Log-Einträge befinden sich zumeist unter Monitoring / Logeinträge.

In der Job-Konfiguration können verschiedene Details konfiguriert werden:

1.4.2.1.6 Job Build Groups and Assingin Persons

Dieser Job ermöglicht den Import von Personen aus einer externen Datenbank mit gleichzeitiger Hinzufügung zu vordefinierten Gruppen innerhalb der Organisationseinheiten.

Jobkonfiguration

Alle mit rotem Stern markierten Felder sind auszufüllen!

1.4.2.1.7 Job Custom Java Script

Mit diesem Job können eigene Java Scripte geschrieben und ausgeführt werden. Java Kenntnisse werden hierfür benötigt.

1.4.2.1.8 Job Java Job

Mit diesem Job können komplexe Java-Programmierungen am Webdesk durchgeführt werden.

Da hierfür Webdesk-Pakete geladen werden müssen ist es empfehlenswert sich hierfür mit Workflow in Verbindung zu setzen.

1.4.2.2 Jobkonfigurationen erstellen und bearbeiten

Bestimmte Jobs innerhalb des Systems sind konfigurierbare Jobs. Das bedeutet, dass zuerst eine neue Konfiguration von der Jobvorlage erstellt und angepasst werden muss, bevor der Job ausführbar ist. Hierzu dient das Konfigurationsformular.
Zugang zu den Jobs erhält man nur als Full System Administrator über den Menübaum unter:

SYSTEM
   --> Jobs

Es erscheint eine Liste mit allen Standardjobs und konfigurierten Jobs. Standardjobs sind nicht anpassbar, man kann sie lediglich ausführen und einen Trigger dafür definieren. Für konfigurierbare Jobs jedoch lässt sich über die Schaltfläche "Neue Konfiguration" eine individuelle Konfiguration erstellen - dabei gibt es folgende Felder zu bearbeiten:

Name

Hier wird der Name der neuen Jobkonfiguration eingegeben

Beschreibung

Hier ist Platz für eine kurze Beschreibung - dies ist sinnvoll, um sofort zu erkennen, welchen Sinn dieser Job erfüllt, z.B. "löscht jeden Wochenbeginn um Mitternacht alle Logeinträge, welche älter als 3 Tage sind - Fehlermeldungen werden behalten"

Jobkonfiguration abgeleitet von Job

Auswahl der Konfiguration, welche als Vorlage dienen soll - Definition der Grundfunktion des Jobs (z.B. "deleteLogData", löscht Logeinträge)

Aktiv

Auswahl Ja/Nein: Ist "Ja" ausgewählt, ist der Job aktiv und wird regelmäßig gemäß dem definierten Trigger ausgeführt. Ist "Nein ausgewählt, so ist der Job inaktiv und kann nur manuell in der Bearbeitungsansicht ausgeführt werden.

Aktualisierung bei Versionswechsel

Auswahl Ja/Nein: Ist hier "Ja" ausgewählt, werden die Metadaten des Jobs (z.B. Triggereinstellungen, auszuführende Personen)  beim Update auf eine neuere Webdesk-Version durch die vom Entwickler vorgesehenen Standarddaten überschrieben. Ist "Nein" ausgewählt, so findet keine Änderung der Metadaten statt.

mit Klick auf "Speichern" wird die neue Jobkonfiguration gespeichert - nun lassen sich über die Registerkarten unten ein individueller Trigger für den Job einstellen sowie die Mail-Benachrichtigungspolitik definieren. Die Möglichkeiten zur Jobkonfiguration sind für jeden Job spezifisch und werden genau auf den Unterseiten des jeweiligen Jobs beschrieben.

1.4.3 Konnektoren

Allgemeines zu Konnektoren

Mit den Konnektoren wird ein Rahmengerüst für den Import und Export von Daten im Webdesk bereitgestellt.
Die Definition von Quellkonnektoren (Quelle, aus der die Daten kommen) und Zielkonnektoren (wo die Daten hinkommen) erlaubt die Gestaltung des Datenflusses. So können nicht nur Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem in den Webdesk synchronisiert werden, sondern auch Datenbanken angesteuert, Textfiles (CSV-Dateien) erstellt werden. So können auch Daten aus dem Webdesk exportiert, und in andere Systeme importiert und auf dem Weg dorthin mittels Scripting angepasst  werden (Schnittstellen-Framework).

Prinzipiell gibt es folgende Arten von Konnektoren:

Zur Übersicht aller Konnektoren gelangen Sie über den Menübaum unter:

SYSTEM
   --> Konnektoren

Hier findet sich eine Liste der Konnektoren mit den folgenden Feldern:

Name

In dieser Spalte findet sich der Name des Konnektors.

Klassenname

Diese Spalte gibt den technischen Klassennamen des Konnektors an.

Update erlaubt

Diese Spalte liefert Informationen, ob Updates für diesen Konnektor erlaubt werden oder nicht.

Konfiguration des

Handelt es sich bei dem Konnektor um eine Konfiguration, so wird hier der ursprüngliche Konnektor angezeigt, von dem die Konfiguration abstammt.

Quelle

Ein grünes Häkchen zeigt an, ob der Konnektor als Quellkonnektor (kann lesen) dient.

Ziel

Ein grünes Häkchen hier zeigt an, ob der betreffende Konnektor auch als Zielkonnektor (kann schreiben) dient.

Weiters können in Webdesk auch verknüpfte Konnektoren definiert werden. Sie stellen eine Verbindung zwischen Konnektoren dar (z.B. beim CSV-Import von Personendaten --> CSV-Konnektor als lesender Konnektor, Datenbank-Konnektor als schreibender Konnektor) und ermöglichen so eine noch genauere Definition des Datenflusses (Definition als Ziel- oder Quellkonnektoren).

Konfigurierbare Konnektoren

Die folgende Konnektoren können konfiguriert werden und müssen daher vor der Verwendung als neue Konnektor-Konfiguration angelegt werden. Im Gegensatz dazu können nicht konfigurierbare Konnektoren ohne Anlage einer Konfiguration sofort verwendet werden.

Name

Beschreibung

Möglichkeiten

dbConnector

lesender und schreibender Zugriff auf relationale Datenbanken

lesen, schreiben

seperatorFileConnector

Lesen und schreiben von Textfiles. Die Spalten in den Textfiles haben entweder fixe Längen oder sind mit Seperator getrennt (csv). Die Speicherung der Textfiles kann im Filesystem oder im DocumentManagement-Modul erfolgen.

lesen, schreiben

templateFileConnector

Schreiben von individuell erstellten Textfiles nach einem Template. Mit diesem Konnektor können mittels Velocity benutzerdefinierte Files erzeugt werden (z.b. XML, EDIFACT, etc..) Speicherung erfolgt im Filesystem oder im DocumentManagement-Modul.

schreiben

summarizeConnector

Liest Daten aus einem andern Quellkonnektor und gruppiert die Daten und summiert sie. Ein typischer Anwendungsfall wäre z.b., Reisekosten von Mitarbeitern flexibel nach Lohnarten zu gruppieren.

lesen

notesConnector

Lesen von Daten aus Lotus Notes Datenbanken.

lesen

travelConnector

Lesen von Reiseabrechnungen, hierbei ist entspricht jeder Datensatz genau einer Reiseabrechnung. Kann auch dazu verwendet werden, um nach einer Synchronisation den Reisestatus in der Reiseabrechnung zu verändern.

lesen

PoPersonConnector

Lesen und Schreiben von Personen-Stammdaten und Rollenzuordnungen (d.h. wer ist zuständiger Rolleninhaber für eine bestimmte Person)

lesen, schreiben

PoGroupConnector

Lesen und Schreiben von Gruppen-Stammdaten (z.b. OEs) und Rollenzuordnungen (d.h. wer ist zuständiger Rolleninhaber/Vorgesetzter für eine bestimmte Abteilung)

lesen, schreiben

Union Connector

Der Union Konnektor ist ein lesender Konnektor, welcher die Datensätze von mehreren lesenden Konnektoren zusammenfasst.

Ein typisches Anwendungsbeispiel wäre, wenn man die Daten von mehreren Datenquellen mit gleicher Datenstruktur zu einer größeren "virtuellen" Datenmenge zusammenfügen möchte. Man könnte z.B. Fehlzeiten aus dem Zeitwirtschaftssystem mit Fehlzeiten aus einem Groupwaresystem kombinieren und somit als neue Input-Datenquelle zur Verfügung stellen.

lesen

deltaWriteConnector

Dieser schreibende Konnektor dient dazu, Veränderungen in Datenbanken zu identifizieren und weiterzuleiten.

schreiben

deltaWriteSrcConnector

Dieser Konnektor funktioniert im Zusammenspiel mit dem deltaWriteConnector und wird nachd iesem gestartet.

schreiben

Anlegen eines neuen Konnektors / Neue Konfiguration

Um einen neuen Konnektor anzulegen klicken sie in der Liste der Konnektoren auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Es müssen nun folgende Felder befüllt werden:

Erst nach Ausfüllen des Vaterkonnektors und anschließendem speichern können die für diesen Vaterkonnektor spezifischen Informationen eingegeben werden!

Vaterkonnektor

Selektion des Konnektors, von welchem sich die neue Konfiguration ableiten soll. Zur Auswahl stehen alle konfigurierbaren Konnektoren im Webdesk System (z.B. PoGroupConnector, dbConnector, seperatorFileConnector, templateFileConnector, etc.).

Name

Name des neu erstellten Konnektors

Datenfluß Richtung

Auswahl des Richtung des Datenflusses - je nach Art des Konnektors (lesend und/oder schreibend) sind die Optionen "Datenquelle", "Datenziel" oder beide verfügrbar.

Datenquelle: die neue Konfiguration soll als Quellkonnektor (lesender Konnektor) dienen

Datenziel: die neue Konfiguration soll als Zielkonnektor (schreibender Konnektor) dienen

Datenquelle und -ziel: die neue Konfiguration soll in beide Richtungen, sowohl als (lesender) Quellkonnektor als auch als (schreibender) Zielkonnektor dienen

Beschreibung

kurze Beschreibung der Eigenschaften und Verwendungszweck des neu konfigurierten Konnektors

Die restlichen Parameter werden abhängig vom jeweiligen Konnektor-Typen definiert und sind in den detaillierten Beschreibungsseiten für die einzelnen Konnektoren nachzulesen.

1.4.3.1 DB Connector

Diese Konnektordefinition ermöglicht eine Datenbank im Webdesk in einem verknüpften Konnektor verwenden zu können. Damit können über den Webdesk Daten aus einer Datenbank gelesen bzw. in eine relationale Datenbank geschrieben werden.

Beispiel für die Konfiguration eines DB Konnektors

Datenbank Eigenschaften

Teile des SQL Queries

Einschränkungen

Teste Verbindung

Dieser Button erlaubt zu überprüfen, ob mit den eingestellten Parametern die Verbindung funktioniert.

1.4.3.2 Notes Connector

Ein Notes Konnektor liest und schreibt Notes Datensätze aus einer Lotus Notes  Datenbank.

Beispiel für die Konfiguration eines Notes Konnektors

Datenbank Eigenschaften

Feldwerte
Der Parameter definiert ob der Wert des Notes-Feldes laut Index, bzw. als Zeichenkette getrennt mit Strichpunkt (sofern mehrere Einträge vorhanden sind) ausgegeben wird. Mögliche Auswahl:

1.4.3.3 PO Group Connector

Der PO GroupConnector liest und schreibt Webdesk Gruppen (inkl. zuständiger Rolleninhaber).

Beispiel für die Konfiguration eines PO Group Konnektors

Einstellungen für den Rollen-Import

Zur Verfügung gestellte Felder

Feldname

Erklärung

shortName

Gruppen-Kürzel

name

Name

description

Beschreibung

$client

Mandant

$orgStructure

Organisationsstruktur

$parentGroup

übergeordnete Gruppe

$parentGroupRanking

UID

Fieldname

shortName 

name 

description 

$client 

$orgStructure 

$parentGroup 

$parentGroupRanking 

UID 

1.4.3.4 PO Person Connector

Der PO Person Konnektor liest und schreibt Webdesk Personen, inkl. der zuständigen Rolleninhaber.

Zur Verfügung gestellte Felder
Fieldname

activeUser 

firstName 

lastName 

dateOfBirth 

taID 

employeeId 

userName 

deputyMayApprove 

mailNotificationOnAssignment 

mailNotificationOnAssignmentAsDeputy 

officeCity 

officeCountry 

officeFaxPhoneNumber 

officeNumber 

officePhoneNumber 

officeZip 

officeStreetAddress 

email 

popupNotificationOnStartup 

languageCode 

workflowId 

fullName 

validfrom 

validto 

validtoNull 

UID 

$client 

$group 

$resetPassword 

$resetToRandomPasswordAndSendMail 

$group[Organigramm] 

$group[Lose Gruppen] 

$group[Projektgruppe] 

$group[Tirol] 

$group[DiverseGruppen] 

$group[Organigramm] 

$roleHolder_Vorgesetzter_1 

1.4.3.5 Separator File Connector

Ein Filekonnektor kann prinzipiell lesen und schreiben, kann aber auch so definiert werden, dass er nur liest oder nur schreibt.
Kann ein File Konnektor schreiben, so muss dies hier eingegeben werden, damit er auch in die Auswahlliste der möglichen Ziel-Konnektoren für die Definition von "verknüpften Konnektoren" aufscheint. Der Separator File Konnektor liest und schreibt Textfiles (Komma getrennt oder mit fixer Länge).

Beispiel für die Konfiguration eines Separator File Konnektors

Verwendete Datei / Lesen

Verwendete Datei /Schreiben

Dateiaufbau

Definition der Spalten

1.4.3.6 Summarize Connector

Dieser Konnektor liest den Inhalt eines anderen lesenden Konnektors und gruppiert bzw. summiert die Inhalte neu.
Grundsätzlich hat ein Summarize Konnektor immer nur 3 Ausgabe-Spalten:

Damit kann dieser Konnektor dazu verwendet werden, um z.B. Kosten aus detaillierten Datensätzen nach bestimmten Kriterien neu zu gruppieren.
Beispiel:

Die Konfiguration dient nun dazu, festzulegen:

Der SummarizeConnector soll allgemein die Aufgabe lösen, die Daten eines bestehenden Connectors nach einer Spalte als Personalnummer und einer zweiten Spalte als Gruppenname zu gruppieren, die dritte Spalte soll dann den summierten Betrag eines gemappten Feldes aus dem Sourceconnector enthalten.
Beispiel: Quelldaten

Travel-Id

PersNr

Km-Geld

Taggeld

1

201

400

10

2

201

100

30

3

201

50

50

4

202

10

70

5

202

30

28

6

202

40

44

7

203

50

12

8

203

60

34

9

203

70

22

Beispiel für die Konfiguration eines Summarize Konnektors

Überschriften der Spalten

Die Spaltenüberschriften sind abhängig vom Quellkonnektor.

Bei Fragen zur detaillierten Funktionsweise der Parameter kontaktieren Sie bitte die Workflow EDV GmbH.

1.4.3.7 Template File Connector

Der TemplateFileConnector dient dazu mittels Templating aus den Daten eines Quellconnectors heraus eine Textdatei zu erzeugen, die einen komplexeren, hierarchischen Aufbau hat. Hiermit können zum Beispiel Datenträger, XML-Files oder EDIFACT Dateien erzeugt werden. Für die Erzeugung von CSV-Dateien oder ASCII-Dateien mit fixer Satzlänge ist dieser Connector nicht geeignet.
Dieser Connector kann nur schreiben, aber nicht lesen.

Der Konnektor kann u.a. dazu dienen bei Dienstreisen Datenträger zu erstellen, die dann zur Auszahlung weitergeleitet werden.

Beispiel für die Konfiguration eines Template File Konnektors

Velocity Template

Zusätzlich kann der Template Fileconnector gleichzeitig ein zweites File schreiben.

Save Object () und postProcess () werden auf eine 2. Instanz weitergeleitet, welche bereits vom Template File Konnektor selbst erzeugt wird. Die Entitätsnamen und die UID zur Speicherung von Ergebnis-Files muss an die 2. Instanz weitergegeben werden.
Hier wird der Name des 2. Template File Konnektors angegeben, an die im Falle der Ausführung von Schreiboperationen auf der aktuellen Konfiguration diese weitergeleitet werden.

Speicherort von Output

Spalten Definition

1.4.3.8 Union Connector

Der Union Konnektor ist ein lesender Konnektor, welcher die Datensätze von mehreren lesenden Konnektoren zusammenfasst.

Ein typisches Anwendungsbeispiel wäre, wenn man die Daten von mehreren Datenquellen mit gleicher Datenstruktur zu einer größeren "virtuellen" Datenmenge zusammenfügen möchte. Man könnte z.B. Fehlzeiten aus dem Zeitwirtschaftssystem mit Fehlzeiten aus einem Groupwaresystem kombinieren und somit als neue Input-Datenquelle zur Verfügung stellen.

Bei der Konfiguration des Connectors, der grundsätzlich ein "lesender Connector" ist, der also Daten für eine Synchronisation bereitstellt, ist folgendes zu beachten:

Beispiel:

1.4.3.9 Delta Write Connector

TODO

Konfiguration des Konnektors:

1.4.3.10 Delta Write Src Connector

TODO

Konfiguration des Konnektors:


Verknüpfbare Felder:

1.4.3.11 Verknüpfte Konnektoren

Verknüpfte Konnektoren stellen eine Verknüpfung zwischen bestehenden Konnektoren dar, und ermöglichen so eine genauere Definition des Datenflusses (Definition Sender und Empfänger).

Beispiele: 

1.4.3.11.1 Aufbau

Ein verknüpfter Konnektor besteht grundsätzlich aus folgenden Elementen:

1.4.3.11.1.1 Quellkonnektor

Ein Quellkonnektor kann statisch oder konfigurierbar sein und liefert Daten in Form von Datensätzen, die über einen verknüpften Konnektor an den Zielkonnektor weitergegeben werden.Jeder Konnektor ist möglich, der als Quelle dienen kann. 

1.4.3.11.1.2 Einschränkung des Quellkonnektors

Die Einschränkung des Quellkonnektors ist eine Konnektor-spezifische Expression, welche die Menge an Datensätzen, die der Quellkonnektor liefert, einschränkt. Diese Expression ist in der Sprache des Quellkonnektors anzugeben und kann darüberhinaus mittles Velocity auch dynamische Elemente enhalten.

Im Falle eines DBConnectors wird hier SQL verwendet um eine zusätzliche WHERE-Klausel zu definieren, welche an eine eventuell bereits bestehende Where-Klausel angehängt wird.

1.4.3.11.1.3 Feldverknüpfungen

Die Feldverknüpfungen legen fest, welche Felder (Spalten) des Quellkonnektors in welche Felder (Spalten) des Zielkonnektors übertragen werden. Bei der Übertragung können zudem folgende Bearbeitungsschritte vorgenommen werden:

1.4.3.11.1.3.1 Typkonversion

Oftmals müssen Typkonversionen vorgenommen werden, um Daten von einem Konnektor zum nächsten zu übertragen. Der klassische Anwendungsfall besteht beim Export in ein CSV-File. Der Inhalt des Files sind grundsätzlich nur Strings, was bedeutet, dass man beim Feldmapping genau definieren muss, welche Patterns und Locales zur Serialisierung in den String verwendet werden sollen.

1.4.3.11.1.3.2 Manipulation mittels Javascript-Expression

Die Javascript-Expression dient dazu, um den an den Zielkonnektor übertragenen Feld-wert zu manipulieren. Dabei kann auf die gesamte API von Webdesk mittels server-side Javascript zugegriffen werden.
Anwendungsfälle sind:

Grundsätzlich können alle Felder des Quellkonnektors mit dessen Namen direkt als Variablen im JS-Kontext angesprochen werden. Enthält der Name ein Zeichen, dass zur Folge hat, das dieser kein JS-Variablenname sein kann, so gibt es die Möglichkeit mit sourceObjMap.get( 'My Odd VariableName1') den Wert des Feldes zu erhalten.

1.4.3.11.1.4 Zielkonnektor

Ein Zielkonnektor kann statisch oder konfigurierbar sein und hat die Aufgabe Daten in Form von Datensätzen aufzunehmen und zu speichern. Vorab muss definiert sein, wie die Felder heißen, die er erwartet und welchen Typ diese haben.

Zielkonnektoren können Textfiles schreiben, in die Datenbank schreiben oder auch Workflows starten.

1.4.3.11.2 Verknüpfte Konnektoren

Der verknüpfte Konnektor verbindet zwei Konnektor-Definitionen, indem sie hier als Ziel (Empfänger)- oder Quellkonnektoren (Sender) angegeben werden.

Beispiel eines Verknüpften Konnektors

Feld Verknüpfungen

Weitere Parametrierungsmöglichkeiten:

1.4.4 Monitoring

Um den Webdesk EWP leichter monitoren zu können, wurde ein ganzes Set an Hilfsmitteln vorgesehen.
So können beispielsweise die Logeinstellungen nach Bedarf parametriert werden, und so bestimmte Aktionen, bestimmte User, oder Log-Levels für bestimmte Funktionen ausgeben. Die Loglevels können je nach Bedarf in unterschiedlichen Abstufungen definiert werden, wie z.B. als Info., Warnung oder Fehlermeldung etc. Die Logging-Tiefe beeinflusst die Performance, da sie recht speicherintensiv ist.

Als weitere Monitoring Tools dient die Anzeige der angemeldeten User, der aktiven Jobs, oder die Logeinträge, in welchen dokumentiert wird, welche Jobs wann mit welchem Erfolg gelaufen sind.
Der Parameter Status Report Cocoon gibt einen allgemeinen Überblick über den Status der Webapplikation. Zu erwähnen ist dabei der Speicherverbrauch, der verfügbare Speicher und die verwendete JRE.

1.4.4.1 Logeinträge

Eine Logdatei (engl. log file) beinhaltet das automatisch erstellte Protokoll aller oder bestimmter Aktionen von einem oder mehreren Nutzern im Webdesk, ohne dass diese davon etwas mitbekommen oder ihre Arbeit beeinflusst wird.

Falls für eine Aktion ein Log aktiviert wurde erscheint es in dieser Liste mit allen Logs.
In dieser Liste werden alle relevanten Daten festgehalten, wie z.B. der Zeitpunkt des Beginns der Logaufzeichnung, die Benutzer-Identifikation (bzw. die ID eines geswitchten Users), die IP Adresse des Rechners von wo aus die Aktion aufgerufen wurde, etc.
Aufgrund dieser Daten kann auch nach einer bestimmten Logdatei gesucht werden.

1.4.4.2 Liste der Caches

Cache bezeichnet eine Methode, um Inhalte, die bereits einmal vorlagen, beim nächsten Zugriff schneller zur Verfügung zu stellen.
Gründe für den Einsatz eines Caches sind ein (relativ gesehen) langsamer Zugriff auf ein Hintergrundmedium oder ein relativ hoher Aufwand, oft benötigte Daten neu zu generieren. Sie sind also ein wesentlicher Faktor, um die Performance zu optimieren und einen schnellen Zugriff zu gewährleisten.

Auf diese Weise werden unterschiedlichen Daten in eigenen Caches zwischengespeichert, und sind für den Abruf sofort verfügbar.
Unter anderem sind im Webdesk folgende Caches zu finden:

Bei bestimmten Änderungen in der Parametrierung des Systems, wie z.B. Hinzufügen neuer Menüeinträge, Bestimmung neuer Rolleninhaber oder Erstellung neuer Gruppen, kann es notwendig sein, den Cache zu löschen, um die Änderung auch im Webdesk ersichtlich zu machen.
Es können auch alle Caches gleichzeitig gelöscht werden. Hier ist nur zu beachten, dass nach dem Löschen aller Caches der Workflow-Cache aktualisiert werden muss, damit alle Prozessdefinitionen angezeigt werden.

1.4.4.3 Angemeldete User

Das Monitoring Tool "Angemeldete User" liefert eine Übersicht aller User, die aktuell online sind. Die angemeldeten User werden mit ihrem Usernamen, der Session-ID (pro User wird eine Session erstellt in welcher Userbezogene Informationen gespeichert werden), dem Zeitpunkt des Einloggens (entspricht zugleich dem Erstellungszeitpunkt der Session), und dem Zeitpunkt, wann der User zuletzt den Webdesk EWP benutzt hat, angezeigt.

1.4.4.4 Aktive Jobs

Mit der Übersicht über aktive Jobs wird eine Zusammenfassung aller aktiver Jobs geliefert. Hierbei handelt es sich um Jobs, welche mit einem Trigger versehen sind, und diesem entsprechend automatisch gestartet werden.

Eine Ausnahme stellen hier Immediate Triggers dar. Das sind Auslöser, welche sofort auslösen, wodurch der zugeordnete Job sofort startet. (Kann mittels "Job sofort starten" durchgeführt werden). Auch diese Jobs erscheinen in der Liste der aktiven Jobs, verschwinden aber wieder, nachdem sie ausgeführt wurden.

Weiters kann in der Ansicht der aktiven Jobs überprüft werden, ob ein Job gerade ausgeführt wird. Muss ein laufender Job unterbrochen werden, so kann er mittels eines eigenen Abbrechen-Buttons gestoppt werden (dies gilt nur für Jobs, die das Interface "Interruptable" implementiert haben). 

1.4.4.5 Continuations

Was sind Continuations? Continuations sind Status-Objekte am Server, welche den Zustand einer Formular-transaktion zwischenspeichern. Somit ist es später möglich auf einen Zwischenstatus mit dem Browser-Back-Button zurückzuspringen.

Die Liste der Continuations zeigt alle Continuations des aktuellen Webdesk-Servers. Mit dem X-Symbol ist es möglich Continuations der aktuellen Session zu löschen. Dies ist lediglich für Test-Zwecke gedacht.

1.4.4.6 Status Report

Der Status Report liefert einen allgemeinen Überblick über den Status der Webapplikation.

Zu erwähnen ist dabei der Speicherverbrauch, der verfügbare Speicher und die verwendete JRE. Dieser Report ist hauptsächlich für Entwickler interessant, weshalb hier nicht weiter darauf eingegangen wird.

1.4.4.7 Spezielle Funktionen

Zu den speziellen Funktionen des Webdesk gehört die Möglichkeit, den Benutzer zu ändern (Benutzer umschalten / Switch). Mit einer entsprechenden Berechtigung hat der Benutzer dann die Möglichkeit, auf den Webdesk eines anderen Benutzers zu switchen. Diese Aktionsberechtigung kann sich auf eine Person, Gruppe, bis hin zum ganzen Unternehmen erstrecken.

Switcht man auf einen anderen Benutzer, so kann man in seinem Namen Informationen, Listen aufrufen, Anträge erstellen. Erstellt man einen Antrag im Namen eines anderen Users, so wird dieser, abhängig von der Parametrierung des Prozesses, entweder in der Workflow-Liste "Offene Anträge" vom eigentlichen User, oder von demjenigen, der geswitcht hat angezeigt.

Diese Funktionalität ist sehr hilfreich bei, z.B. Vorgesetzten, welche viel unterwegs sind, und während derer Abwesenheit eine stellvertretende Person (Sekretärin/Assistentin) entsprechend agieren kann (Anträge genehmigen, Anträge stellen).

Folgende Systemparameter müssen bei dieser Funktion berücksichtigt werden:

WfOptions.switchUserMayApprove WfOptions.switchUserActsAsNominalUser

Unter dem Menüpunkt "Benutzer umschalten" erscheint eine Auswahlliste mit allen freigegebenen Benutzern, nach denen im Textfeld gesucht werden kann. 

1.4.5 Log-Einstellungen

Mit den Log-Einstellungen kann die Funktionsweise der Protokollierung punktgenau festgelegt werden. Es ist möglich festzulegen, bei welchen Usern und bei welchen Bildschirm-Aktionen gelogged werden soll. Des Weiteren ist es möglich auch festzulegen, welche Programmteile protokollieren sollen.
Die Loglevels (Debug, Info, Warn, Error, Fatal, All) bestimmen die Priorisierung von Fehlermeldungen, wobei Debug die unterste Ebene darstellt und die meisten Meldungen ausgibt (Bsp.: "lade Datensatz mit Nummer..."), Info gibt nur Meldungen aus, die eine höhere Priorität haben als Info, und Error / Fatal  gibt nur Fehlermeldungen aus.

Wohin die Protokolle geschrieben werden sollen ist über die so genannten Appender einstellbar. Im Webdesk EWP stehen standardmäßig 4 Appender zur Verfügung:

Appender

Beschreibung

Database

Dieser Appender stellt das komfortabelste Log-Medium dar, hier wird jedes Event in einen Log pro Aktion und User geschrieben. Dieses Log gilt für die gesamte Verweildauer innerhalb einer Aktion (das bedeutet, dass auch das Blättern innerhalb eines Aktion dazuzählt!) Der Nachteil ist, dass diese Protokollierungsart auch die aufwendigste darstellt, da ständig schreibende Datenbankzugriffe erfolgen.

Console

Dieser Appender schreibt auf die Konsole des Servlet Containers (z.B. Tomcat) in welchem der Webdesk EWP Server abläuft. Es handelt sich hierbei um ein Text-File, das chronologisch aufgebaut ist. Es ist hier naturgemäß schwierig, Logevents von einzelnen Usern herauszufiltern.

Error-File

Dieser Appender ist ein spezieller Appender, welcher nur Events vom Typ ERROR oder FATAL entgegennimmt. Das Ziel ist ein File im Webdesk Verzeichnis (webdesk3/WEB-INF/logs/error.log)

Log-File

Dieser Appender schreibt auf ein Logfile innerhalb der Webdesk Applikation. Im Unterschied zum Console-Log werden in diesem Fall nur Logevents vom Webdesk in dieses Log geschrieben. Während beim Console Appender auch andere Webapplikationen im selben Container auf diesen Appender loggen könnten. (webdesk3/WEB-INF/logs/log4j.log)

Die Datenbankprotokollierung (Appender = DATABASE) ist ausschließlich aktiviert, wenn der angemeldete User und die aufgerufene Aktion zur Protokollierung aktiviert wurden. Hier ist die korrekte Parametrierung des oberen Teils des Formulars von wesentlicher Bedeutung!
Umgekehrt ist es nicht notwendig, Aktionen oder Benutzer für die Protokollierung zu aktivieren, wenn in andere Medien als die Datenbank (Console, File, Error-File) gelogged werden soll.

Wichtige Logger:

Name des Loggers

Beschreibung

shark

Logger für die Workflow Engine

at.workflow.webdesk

Logger über alle Webdesk Klassen und Services

org.hibernate.SQL

Logger über alle SQL generierende Klassen im Hibernate

DatabaseManager

Logger über DODS (O/R Mapping Tool, welches von Shark verwendet wird)

Persistence

Logger über DAOs von Workflow Engine

Links

1.4.6 Systemmeldungen

Bei anstehenden Unregelmäßigkeiten, wie z.B. System-Wartungsarbeiten, oder besonderen Ereignissen im Unternehmen, können die Webdesk-Benutzer mittels Systemmeldungen auf diese aufmerksam gemacht werden.

Diese Systemmeldungen werden vom Systemadministrator verfasst, die Benutzer sehen die Meldung direkt nach der Anmeldung im Webdesk auf ihrem Welcome-Bildschirm.
Der Zeitpunkt des Erscheinens, ebenso wie die Dauer, für welche die Meldung erscheinen soll, können beliebig parametriert werden.

Bevor eine Systemmeldung erstellt wird, sollte im Menüpunkt Setup 
   --> Systemparameter 

folgender Parameter eingestellt werden:

Neue Systemnachricht erstellen

Menüpunkt Einstellungen > Systemmeldungen > Neue Systemnachricht

Anschließend erscheint die Systemmeldung in der Übersicht.

Für den Benutzer ist die Meldung nach dem Log-In auf dem Welcome-Bildschirm zu sehen. 

1.4.7 Passwortverwaltung

Durch diverse Authentifizierungsmöglichkeiten und ein umfangreiches Passwort-Management wird sichergestellt, dass der Zugriff auf den persönlichen Webdesk klaren Regeln unterliegt.

Als Administrator gibt es diverse Optionen um Passwörter zurückzusetzen sowie Passwortregeln und weitere Parameter festzulegen. Außerdem können diverse Authentifizierungs-Varianten ausgewählt werden.

Bitte wählen Sie unten das gewünschte Thema aus, zu welchen Sie mehr erfahren möchten:

Passwortkriterien und für die Passwortverwaltung relevante Systemparameter

Passwörter ändern und zurücksetzen

Authentifizierungs-Optionen in Webdesk

1.4.7.1 Passwortkriterien und Systemparameter

Passwort-Qualitäts-Kriterien

Die Qualitätskriterien für die Passwörter können über die Systemparameter (Spring Beans Konfiguration) eingestellt werden. Folgende Qualitäts-Kriterien existieren (siehe Klasse PoPasswordQuality):

Will man den Ablauf von Passwörtern generell deaktivieren, so stellt man die validityDays auf den Wert -1

Für die Passwortverwaltung relevante Systemparameter:

Modul 

Bean Eigenschaft

Erklärung

Wert(e)

po

PoPasswordQuality

minimalDigitsCount

notwendige Anzahl der Ziffern im neuen Passwort

Zahl einzugeben (z.B. 4)

po 

PoPasswordQuality

minimalLength 

die minimale Länge (Zeichen) des neuen Passworts

Zahl einzugeben (z.B. 6)

po 

PoPasswordQuality

minimalSpecialCharactersCount 

notwendige Anzahl spezieller Zeichen wie "@" oder "!" im neuen Passwort

Zahl einzugeben (z.B. 2)

po 

PoPasswordQuality

numberOfDifferingLatestPasswords 

minimale Anzahl von verschiedenen Passwörtern, bis ein vorheriges Passwort wiederverwendet werden darf

Zahl einzugeben (z.B. 3)

po 

PoPasswordQuality

requiresUpperAndLowerCharacters

wenn true, müssen sowohl klein- wie auch großgeschriebene Zeichen im neuen Passwort vorkommen

"true" oder "false"

po 

PoPasswordQuality

validityDays 

die Anzahl Tage, nach der das Passwort geändert werden muss

Ist diese Zahl 0 so müssen ALLE Passwörter sofort geändert werden. Ist diese Zahl -1, so müsssen die Passwörter NIE geändert werden.

Tagesanzahl einzugeben (z.B. 30)

po 

PoPasswordNewPersonCreated

explicitRecipient

Empfänger der Mail für die Ersteinrichtung des Passworts, falls nicht die für die Person gepeicherte E-Mail verwendet werden soll

E-Mail Adresse (z.B. empfänger@workflow.at)

po 

PoPasswordNewPersonCreated

senderMailAddress

die als Absender für die Willkommens-Mail einzusetzende Mail-Adresse

E-Mail Adresse (z.B. welcome@workflow.at)

po 

PoPasswordNewPersonCreated

subject 

Betreff-Zeile der E-Mail zur Ersteinrichtung des Passworts

Freitext
(z.B. "You need to setup your Webdesk password")

po 

PoPasswordNewPersonCreated

templateBody 

Mail-Text für neue Personen in Webdesk zur Ersteinrichtung des Passworts. Kann die Variablen $person.firstName und $person.lastName enthalten

Freier Mailtext
(z.B. "

po 

PoPasswordResetMail

explicitRecipient 

Empfänger der Mail zur Passwortänderung, wenn nicht die für die Person gepeicherte E-Mail genommen werden soll

E-Mail Adresse (z.B. empfänger@workflow.at)

po 

PoPasswordResetMail

senderMailAddress

die als Absender einzusetzende Mail-Adresse

E-Mail Adresse (z.B. password-service@workflow.at)

po 

PoPasswordResetMail

subject 

Betreff-Zeile der Mail

Freitext
(z.B.: "Your Webdesk password has been reset")

po 

PoPasswordResetMail

templateBody 

Mail-Text; muss die Variable $password (das neue Passwort) und kann $person.xxx (Personen-Daten) enthalten

Freier Mailtext, z.B.:

<html><body>Your webdesk password has been <b>reset</b>, please change it as soon as possible! Current password:<br/> $password Sincerly,Your Webdesk Administraton</body></html>

po 

PoPasswordResetPolicy

forcePasswordChangeAfterReset

Auswahl, ob eine Passwortänderung  nach dem Zurücksetzen des Passworts durch den Administrator zwingend erforderlich ist (true = ja) 

"true" oder "false"

po 

PoPasswordResetPolicy 

forcePasswordChangeAfterResetToRandomPassword 

Auswahl, ob nach dem Zurücksetzen des Passworts per E-Mail-Link ("Passwort vergessen?") eine Änderung des zufällig per Mail zugewiesenen Passworts nach dem Login zwingend erforderlich ist (true = ja)

"true" oder "false"

po 

PoPasswordResetPolicy 

standardResetPassword 

Standard-Passwort, auf das rückgesetzt wird, falls „useUsernameAsStandardPassword“ auf false gesetzt ist 

Freitext, Eingabe eines Standard-Passworts (z.B. "webdesk")

po 

PoPasswordResetPolicy 

useUsernameAsStandardPassword 

Auswahl, ob der UserName beim zurücksetzen des Passworts als Standardpasswort verwendet werden soll

"true" oder "false"

In "Erweiterte Funktionen" befinden sich bei den "Modul-spezifische Aktionen" zwei neue Aktionen in der Select-Box:

Funktion "angemeldet bleiben"

Die Funktion "angemeldet bleiben" ist als Hilfe für jene System-Installationen gedacht, wo kein SingleSignOn mit dem Betriebssystem vorgesehen ist. Damit der Benutzer nicht jedes Mal sein Passwort neu eingeben muss, kann beim Einloggen die Option "angemeldet bleiben" gewählt werden und dadurch wird beim nächsten Aufruf von Webdesk von demselben Browser (im Kontext desselben Windows Benutzers!) innerhalb eines Zeitraums von 7 Tagen die letztgemerkte Benutzer/Passwort Kombination verwendet, um ein automatische Login zu versuchen.
Benutzername u. Passwort werden dabei verschlüsselt in Cookies am Browser gespeichert.  Wie ist das Sicherheitsrisiko einzuschätzen? Wenn jemand Zugang zum Computer des Benutzers hat und sich mit seinem Windows User einloggen kann, so kann er auch seinen Webdesk öffnen (analog zum klassischen SSO Szenario). Darüberhinaus werden die Infos nirgendwo zusätzlich gespeichert.

Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss der Systemparameter  po->AuthenticationOptions->allowRememberMe auf true gesetzt werden.

1.4.7.2 Passwort-Änderungsoptionen

Änderung des Passwortes

Bei der DB-internen Authentifizierung muss der Benutzer beim Einstieg in den Webdesk in der Login-Maske seinen Usernamen und sein Passwort eingeben. Dieses Paar wird dann gegen die Datenbank geprüft und falls Gleichheit besteht, wird dann der Benutzer mit dem eingegebenen usernamen am System angemeldet.

Für die Änderung des Passworts bestehen im Webdesk 2 Möglichkeiten:

Hat der Administrator das Passwort für einen bestimmten Benutzer zurückgesetzt, entspricht das neue Passwort, je nach Einstellung in den Systemparametern, entweder dem Benutzernamen oder ist ein vordefiniertes Standard-Passwort. Je nach Einstellung muss der Benutzer dieses Passwort anschließend an den ersten Login-Vorgang in der automatisch erscheinenden Änderungsmaske wechseln.

Ist die Gültigkeit eines Passwortes abgelaufen, oder ist das "Erzwinge-Passwort-Änderung" Flag in den Systemparametern „PoPassword“ auf true gesetzt, so wird der Benutzer nach dem Einloggen aufgefordert, sein Passwort zu ändern. Der übliche Dialog mit nochmaliger Eingabe des alten Passwortes und doppelter Eingabe des neuen Passwortes folgt. 
Nach erfolgreichem Ändern zeigt die Oberfläche eine Erfolgsmeldung und bietet einen Link zum Starten der Applikation.

Weiters befindet sich auf der Login-Maske nun ein Hyperlink, der die Änderung des Passwortes für jeden beliebigen userNamen ermöglicht. Mit Klick darauf kommt man nach Eingabe eines userNamens in oben beschriebenen Passwort-Änderungs-Ablauf.

Mit den Einstellungen betreffend ein Passwort-Rücksetz-Mail kann eine Mailbenachrichtigung konfiguriert werden, die beim Rücksetzen des Passwortes auf einen Zufallswert generiert wird.  Diese werden über die Systemparameter vorgenommen.

In "Erweiterte Funktionen" befinden sich oben bei "Modul-spezifische Aktionen" zwei Aktionen in der Auswahlbox:

1.4.7.3 Authentifizierungs-Optionen

Webdesk unterstützt grundsätzlich folgende Authentifizierungs-Varianten:

Datenbankinterne Authentifizierung

Bei der datenbankinternen Authentifizierung werden Username und Passwort der Benutzer innerhalb der eigenen Datenbank gespeichert. Es besteht daher keine Abhängigkeit zu einem Drittsystem für die Authentifizierung.
Bei der DB-internen Authentifizierung muss der Benutzer beim Einstieg in den Webdesk in der Login-Maske seinen Usernamen und sein Passwort eingeben. Dieses Paar wird dann gegen die Datenbank geprüft und falls Gleichheit besteht, wird dann der Benutzer mit dem eingegebenen Usernamen am System angemeldet.

Die Passwortverwaltung ist als Unterpunkt der Authentifizierung zu sehen (DB basierte Authentifizierung)

Um die DB-interne Authentifizierung als primäre oder sekundäre Authentifizierungsart zu aktivieren, muss der entsprechendeSystemparameter (BeanProperty) gesetzt werden.

Die Passwörter werden in der Tabelle PoPassword gespeichert, zusammen mit ihrem Gültigkeitsdatum und einem Flag, das angibt, ob eine Änderung beim nächsten Einloggen erzwungen werden soll.

1.4.8 Lizenz-Information

Unter dem Menüpunkt SystemAktuelle Lizenz wurde eine eigene Aktion mit Lizenzinformationen implementiert, welche die absoluten Lizenzen den verbrauchten gegenüberstellt und somit die freien Lizenzen berechnet.

Hier sehen Sie unter anderem:

Meldungen im Falle einer Lizenzüberschreitung

Im Falle einer Lizenzüberschreitung (bei Neuanlage von Mitarbeitern, Rollen-Anlage etc.) wird der Administrator über Fehlermeldungen darauf aufmerksam gemacht, dass nicht ausreichend Lizenzen vorliegen:

Beispiel für Fehlermeldung im Falle von Rollenzuordnung:
beim Speichern erscheint eine Meldung, dass die maximale Lizenzanzahl (Max amount) überschritten wurde.

Weiters soll bei Synchronisationen von Mitarbeiterdaten aus der Zeitwirtschaft eine Systemmeldung erfolgen, wenn nicht genügend Lizenzen vorhanden sind um alle User in Webdesk zu synchronisieren. Bis jetzt wurde die Synchronisation normal durchgeführt, auch wenn aufgrund der Lizenz keine neuen User angelegt werden konnten. Die Meldung kann auch per Mail erfolgen, die Einstellungen dazu werden in den Systemparametern gemacht:

Modul PO > Bean PoLicenceInterceptor

1.4.9 Schlüsselwerte

Mit den Schlüsselwerten können Schlüsselwortlisten für benutzerdefinierte Formulare und Applikationen verwaltet werden. Die Schlüsselwortliste wird durch den Namen eindeutig identifiziert und hat eine frei defininierbare Anzahl an angehängten Schlüsselwerten. Für jeden dieser Schlüsselwerte gibt es für alle definierten Sprachen einen Langtext. In der Datenbank wird jedoch immer nur der Kurzname (Keyword) abgespeichert und im Normalfall auch nicht dem Benutzer angezeigt.

Im Falle einer Löschung eines Schlüsselwerts wird dieser das gültig-bis Feld auf "jetzt" gesetzt, somit fällt dieser Datensatz bei zukünftigen Abfragen raus und ist logisch gelöscht.

Schlüsselwerte setzen sich folgendermaßen zusammen:

Neuen Schlüsselwerttyp anlegen

Um einen neuen Schlüsselwerttyp anzulegen klickt man auf die Schaltfläche "Neuer Schlüsselwerttyp", befüllt den Namen und die Beschreibung für den neuen Wert.

Um ein neues Schlüsselwort hinzuzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Schlüsselwort hinzufügen", anschließend befüllt man die vorgegebenen Felder mit dem

Durch Speichern wird der neue Schlüsselwert gespeichert, kann bei Bedarf anschließend weiter editiert werden. Durch Speichern & Schließen wird der neue Schlüsselwert gespeichert, man gelangt wieder zur Schlüsselwert-Übersicht.

Mit der Zurück-Taste kann der Vorgang unterbrochen werden.

Beispiel für eine Schlüsselwortliste

Im folgenden Beispiel gibt es einen Schlüsselwerttyp "ExchangeListing" mit 2 angehängten Schlüsselwerten. Die deutsche Übersetzung wird direkt in der Maske angezeigt. Um die Übersetzungen für die anderen Sprachen anzuzeigen, muss man den Button mit dem Bleistift betätigen.

1.4.10 Erweiterte Funktionen

Bei den Erweiterten Funktionen handelt es sich um modulspezifische Aktionen, d.h. Aktionen, welche:

Diese Funktionen erlauben eine erweiterte Verwaltung und Wartung des Webdesk EWP.
So ist es hier beispielsweise möglich verschiedene Caches zu leeren oder zu aktualisieren, bestimmte Module zu registrieren, oder die Übersetzungsfiles zu aktualisieren.

Modulspezifische Aktionen

Die Modulspezifischen Aktionen sollten prinzipiell immer nur nach Rücksprache mit Workflow Consultants durchgeführt werden, da diese systemtechnische Aktionen im Hintergrund durchführen, welche bei falscher Anwendung zu Problemen führen können.

Workflow-Cache aktualisieren
Workflow-Anträge werden in einem Cache zwischengespeichert.  Durch Klick auf den Button wird dieser Cache geleert. Beispiel: Zwei Workflow-Engines greifen auf die selbe Datenbank zu. Um beide Engines nach einer Veränderung eines Workflow-Antrages in einen konsistenten Zustand zu bringen, ist es nötig den Workflow-Cache zu aktualisieren.

Auffrischung der erlaubten Aktionen
Es gibt Aktionen, welche nach der Durchführung überprüfen, ob die Aktion überhaupt ausgeführt werden darf.

Foldernamen aller Menüs reparieren

Personen zu hierarchischen Gruppen Beziehungen Konsistenzcheck
Falls die Webdesk Daten in Bezug auf die Beziehung Person - Organisationseinheit inkonsistent werden (eine Personen ist zu einem Zeitpunkt zu mehr als einer Organisationseinheit zugeordnet), können diese Beziehungen durch diese Aktion richtig gestellt werden.

Personen zu Kostenstellen Gruppen Beziehungen singulär machen
Abhängigg von Parametrierung der Organisationsstruktur kann eine singuläre Kostenstellen-Zugehörigkeit im Nachhinein für bestehende Kostenstellen-Zuordnungen sichergestellt werden.

Reporting Engine neu installieren > nur im Zusammenhang mit dem Reporting Modul;

Reporting Engine neu starten > nur im Zusammenhang mit dem Reporting Modul

Reporting Engine Arbeitsverzeichnisse löschen
Nur im Zusammenhang mit dem Reporting Modul; mit dieser Aktion werden temporäre Arbeitsverzeichnisse und Dateien gelöscht.

Groupware Cache leeren
Groupware-Daten werden in einem sogenannten Cache zwischengespeichert. Mit Anklicken des Buttons wird dieser geleert, Daten werden beim nächsten Aufruf aktualisiert.

Feiertagsspeicher des TA-Connectors Löschen
Im Kalender sowie in Journalansichten können Feiertage angezeigt werden (farblich abgesetzt). Diese werden im Jahresprogramm der IF6020 definiert. Damit diese Tage nicht immer von Neuem ausgelesen werden müssen, werden diese in einem Cache (Speicher) verwaltet. Werden nun neue Feiertage hinzugefügt und wurden die Feiertage für die ausführende Person bereits ausgelesen, so werden die Daten aus dem Speicher genommen. (Was natürlich kurzfristig zu einer Inkonsistenz der Daten führt, welche sich aber von alleine nach einiger Zeit wieder auflöst). Mit diesem Parameter kann der Speicher manuell geleert und die Feiertage erneut geladen werden.

Alle Passwörter zurücksetzen auf Zufallswerte und Mails senden
Alle Passwörter werden auf  durch einen Zufalls-Generator erzeugte Werte gesetzt, und jedes dieser Passwörter wird in einer Mail an den entsprechenden Benutzer gesendet. Eine Mailbenachtrichtigung erfolgt nur, wenn der Benutzer eine Mail-Adresse hat. Die Mailbenachrichtigung wird in den Systemparametern definiert.

Alle Passwörter zurücksetzen
Alle Passwörter werden auf jenen Wert zurückgesetzt, den die Password-Reset-Policy angibt (zu finden in den Systemparametern).

Aktionsnamen der Standardsprache reparieren ([de]...)
Sollten bei den Standard-Bezeichnungen noch unvollständige Übersetzungen ([de] oder [en] steht davor) vorkommen, können diese mit Hilfe des Parameters wieder korrekt dargestellt werden.

Kern-Funktionalität

Alle Log-Einträge aus Datenbank löschen
Die Log-Einträge, welche individuell für verschiedene Aktionen und Benutzer in unterschiedlichen Stufen aktiviert werden können, werden in der Datenbank persistiert. Durch betätigen dieses Buttons werden alle alten Log-Einträge aus der Datenbank gelöscht.

Berechtigungs-Cache leeren
Berechtigungen für bestimmte Aktionen werden durch den Administrator an Personen, Gruppen oder Rollen vergeben. Bei jedem Aktionsaufruf durch einen Benutzer wird überprüft, ob dieser auch die nötige Berechtigung besitzt diese Aktion auszuführen. Um die Performance dieser Überprüfung zu erhöhen, werden die Berechtigungen in einem Cache gespeichert. Damit neue Aktionszuweisungen an eine Person, Gruppe oder Rolle wirksam werden, muss zuvor der Berechtigungs-Cache durch Klick auf den Button geleert werden.

Menü-Cache leeren
Die Aktionsberechtigungen im Navigations-Menü werden in einem Cache zwischengespeichert. Durch Klick auf den Button "Menü-Cache leeren" wird dieser Cache geleert. Jedes Menü wird für 5000 Sekunden im Cache gehalten bevor es erneuert wird. Wird ein Menü länger als 2000 Sekunden nicht benutzt, wird dieses aus dem Cache entfernt.

Flowscripts neu laden
Mit dieser Funktionalität können benutzerdefinierte Aktionen, welche einen Flowscript-Controller beinhalten, neu geladen werden, sodass Änderungen im Flowscript-Code aktiv werden.

Erstellung von primären Textmodulen für alle Aktionen
Für die Standardsprache werden Standard-Textbausteine für Titel und Bezeichnung erstellt.

Aktualisiere Übersetzungsfiles
Die Übersetzungen der Textbausteine werden in einer XML-Datei im File-System des Servers abgelegt. Änderungen an Textbausteinen werden aber nur in der Datenbank festgeschrieben. Damit Änderungen an Textbausteinen wirksam werden, müssen XML-Datei und Datenbank durch Klick auf den Button in einen konsistenten Zustand gebracht werden.

Entsperre alle Textmodule
Gesperrte Textbausteine können nicht überschrieben werden. Damit *ALLE* Textbausteine, z.B. bei einem Versionsupdate des Webdesk, neu geschrieben werden können, müssen diese zuvor durch Klick auf den Button entsperrt werden.

Sperre alle Textmodule
Durch betätigen dieses Buttons werden alle Textbausteine in der Datenbank gesperrt. Bei einem Update auf eine aktuellere Version des Webdesk können dadurch die Textbausteine und ihre Übersetzungen vor ungewolltem Überschreiben geschützt werden.

Toggle Layout
Systemaktion, nur nach Rücksprache mit Workflow-Consultants durchführen.

Neuinitialisierung JobService
Durch Klick auf den Button "Neuinitialisierung JobService" wird das gesamte Job-Service neu initialisiert und auf die Ausgangswerte zurückgesetzt.

Starte Modulupdate
Einzelne Module können individuell durch Update-Scripts aktualisiert und verändert werden. Diese Scripte sind im jeweiligen Modul im Package "impl.update" zu hinterlegen. In diesem Package befindet sich eine readme.txt mit einer detaillierten Beschreibung wie diese Scripte zu hinterlegen sind. Weiters muss die Property "versionNumber" im applicationContext des Moduls auf die Versionsnummer des Update-Skripts gesetzt werden. Durch Klick auf den Button werden die Scripte im Webdesk ausgeführt, ohne dass der Server neu gestartet werden muss.
Dies ist im Regelfall aber nicht nötig, da diese Scripts schon während des Starts des Webdesk ausgeführt werden.

Lockkontroller-Inhalt anzeigen
Inhalt des Lock-Kontrollers wird angezeigt. Systemaktion, nur nach Rücksprache mit Workflow-Consultants durchführen.

Lockkontroller leeren
Lockkontroller wird geleert. Systemaktion, nur nach Rücksprache mit Workflow-Consultants durchführen.

Einschränkung der Registrierung 
Der Webdesk R3 verfügt über verschiedene Bereiche oder auch Packages  [wf, gw, po, ta,..]. Beim Start werden diese, falls so eingestellt (mind. aber einmal), registriert. Die Registrierung legt die in dem Package vorkommenden Aktionen, Sprachbausteine, Updatescripts, etc. an. Soll dies manuell nachgezogen werden, so wird dieser Parameter verwendet. Die Einschränkung dient dazu, nicht immer alle Aktionen ausführen zu müssen.

Die Registrierung ist sehr rechenintensiv. Um Performanceprobleme des Webdesk zu vermeiden, sollte diese nicht während der Geschäftszeit ausgeführt werden.

Registrierungsmodus: z.B. bei erweiterten Lizenzen > Module werden ohne Neustart nachgeladen. Beim Registrierungsmodus können folgende Parameter selektiert werden:

Starte Registrierung
Mit dieser Aktion werden alle Module des Webdesk neu registriert. Dabei werden für jedes Modul im Webdesk:

Interessanten Aufschluss über den Verlauf der Registrierung bietet die Datei $CATALINA_HOME/webapps/webdesk3/WEB-INF/logs/log4j.log

Achtung: Diese Aktion kann mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Der Webdesk ist während dieser Zeit nicht verfügbar!

1.5 Benutzereinstellungen

Dieser Menüpunkt befindet sich im Classic- Modus im Hauptmenü und im Responsive- Modus im Header rechts neben dem Bild hinter den Pfeilen versteckt.

Wahlmöglichkeiten:
Je nach verwendetem Modul können weitere Sektionen hier angezeigt werden:

Die aufgelisteten Punkte hängen ab von den verwendeten Modulen und den Einstellungen des Administrators!