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Anlage einer großen Anzahl von Personen

Stammdaten-Import zur Anlage einer großen Anzahl von Personen

Soll eine große Anzahl an Mitarbeitern angelegt werden, wäre es relativ zeitaufwändig dies über den Menüpunkt Personen in der Personalwolke zu erledigen. Deshalb gibt es die Möglichkeit, die Stammdaten und alle weiteren relevanten Informationen, die anzulegende Personen betreffend, bequem in einer Microsoft Excel Mappe zu erfassen, von wo aus sie schließlich ausgelesen und eingespielt werden.
Die dafür bereitgestellte Mappe wird in der Folge beschrieben - jede ihrer Seiten unter gleichnamiger Überschrift.

Sie erhalten diese Excel-Mappe per Mail von unseren Consultants!

Das Dokument

Die auf den Screenshots rot hervorgehobenen Spalten sind Pflichtfelder - die gelben Felder können optional befüllt werden.

Personalstammdaten

Auf dieser Seite geht es um die persönlichen Daten der Mitarbeiter und die Zuordnung zu losen Gruppen. 

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Es folgt eine Erklärung jener Spalten, die einer solchen bedürfen:

• Personalnummer 
  Damit ist die Personalnummer gemeint, die dem Mitarbeiter auch im Unternehmen zugewiesen ist.
• User-ID 
  Das ist der Benutzername, unter dem der Mitarbeiter in der Personalwolke angelegt werden soll. Dieser kann sich beliebig zusammensetzen (in diesem Fall wären das jeweils die ersten 3 Buchstaben des Vor- und des Nachnamens) 
• OE - kurz für: Organisationseinheit 
  Darunter sind die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zu verstehen, wie z.B. Geschäftsführung (GF), Personal (PERS) etc. In dieser Spalte sind die Kurznamen der entsprechenden OE zu erfassen
• User / Management / Admin 
  In der Personalwolke sind das die Bezeichnungen der 3 verschiedenen losen Gruppen. Je nach dem, welcher dieser Gruppen der Benutzer zugeordnet wird (J = Ja, hinzufügen / N = Nein, nicht hinzufügen) erhält er verschiedene Berechtigungen in der Personalwolke.

Organisationseinheiten

Diese Seite dient dazu, die hierarchischen Gruppen / Abteilungen und deren Beziehungen zueinander zu definieren.

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• Kurzname
  Dieser setzt sich zusammen aus dem fix vergebenen Mandantenkürzel (XY) und einer frei wählbaren Kurzform der OE / Abteilung.
• Name
  Der vollständige Name der OE / Abteilung.
• Parent
  Der hier eingegebene Kurzname gibt an, welcher OE die Abteilung in Frage untersteht. Damit lässt sich eine klare hierarchische Ordnung erzeugen. In obigem Screenshot ist bei der Geschäftsführung Root angegeben - das bedeutet, dass die Geschäftsführung keine übergeordnete Abteilung hat, also an der hierarchischen Spitze steht. 
• Vorgesetzter
  Oder auch Abteilungsleiter - hier ist die Personalnummer zu erfassen, die diese Rolle für die entsprechende Abteilung inne hat. Es gilt darauf zu achten, dass diese mit dem übereinstimmt, die unter Personenstammdaten angegeben wurde. 
• Personal
  Wie beim Vorgesetzten, muss auch hier die korrekte Personalnummer jener Person angegeben werden, die diese Rolle für die entsprechende Abteilung inne hat. 

Eine Definition der Rollen Vorgesetzter und Personal ist im Menüpunkt Rollen enthalten. 

Tagesprogramm

Hier können, entsprechend der Struktur im Unternehmen, verschiedene Arbeitszeitmodelle erfasst werden. 

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• Nummer
  Die Tagesprogramme müssen eindeutig nummeriert sein - mit diesen Nummern sind diese auch auf der Seite Wochenprogramme zu erfassen. 
• Kurztext
  Eine frei wählbare Kurzbezeichnung des Tagesprogramms. In obigem Fall steht G/7,42 für ein Gleitzeitmodell, mit einem Tagessoll von 7 Stunden und 42 Minuten
• Bezeichnung
  Wie im Screenshot gezeigt, könnte der Langname des Programms so gewählt werden, dass er die wichtigsten Informationen in sich vereint.
• Gültigkeit TP Beginn / Ende
  Hierbei handelt es sich um den Zeitraum, in dem der Tagesplan gültig ist. Eine Ausnahme zum Normalfall (00:00 - 24:00 Uhr) bilden beispielsweise Schicht-Modelle, da sich Nachtschichten vom späten Abend bis lange nach Mitternacht erstrecken können.
• Tagessoll
  Die bereits erwähnte tägliche Soll-Arbeitszeit gibt die Anzahl an Arbeitsstunden an, die ein Mitarbeiter täglich (im Schnitt) zu leisten hat, um schließlich sein Wochenziel zu erreichen. 

Wochenprogramm

Durch das Wochenprogramm wird festgelegt, an welchem Wochentag welches Tagesprogramm Anwendung findet.

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• Kurztext
  Eine frei wählbare Kurzbezeichnung des Wochenprogramms. In obigem Fall steht G/38,3 für ein Gleitzeitmodell, mit einer Wochenarbeitszeit von 38,3 Stunden und einer Rahmenzeit zwischen 07:00 und 18:00 Uhr.
• Langtext
  Wie im Screenshot gezeigt, könnte der Langname des Programms so gewählt werden, dass er die wichtigsten Informationen in sich vereint.
• Mo -So
  Unter den jeweiligen Kurzbezeichnungen der Wochentage (Mo - So) wird die Nummer des zutreffenden Tagesprogramms eingegeben.