Vergleichsreport

In order to use Project Time Recording in Webdesk EWP efficiently, the appropriate project structures and their bookable projects must first be created. 

The following list shows the actions required for a first configuration of project time acquisition step-by-step. Click on the link to go directly to the corresponding chapter with extensive descriptions and instructions for the respective organizational element and its functions.

1) Element Types

In a first step, so-called element types must be created in the system. The element type is a kind of definition and describes the type of project. You must also create a symbol for each element type. When a new project is added, the element type of the project must be selected. Examples of element types can be "work package", "main project", "project phase" or "subproject".

As an administrator, you can access the element types via the menu tree:

MODULES
   --> Project time acquisition
      --> Element types

New element types can be defined by clicking on "New element type". The following fields must be filled in:

If you are not sure how to select an image, click on the small icon in the lower left corner of the interaction area. A selection of all icons of the selected image collection follows:

- Move the mouse pointer over the desired icon - right-click and then click on "Copy image address" to copy the image address to your clipboard.
- Close the image collection and copy the image address into the "Image" field. Delete the entire text up to the last two slashes (e.g.: "/actions/penguin.png").
- Click on "Save" to save the new element type including the symbol.

2) Activities

In this step, activities should be defined. Activities are various, freely selectable activity descriptions (e.g. administration, installation, planning, documentation) which can be booked within a project  in order to specify the activity more precisely. In addition, an activity in the project (e.g. programming) can also be restricted to employees of one or more specific Webdesk groups.

As an administrator, you can access the activities via the menu tree:

MODULES
   --> Project time acquisition
      --> Activities

The data table provides an overview of all activities that have already been defined. To add a new activity, click on the "New activity" button, the following fields can be filled:

Click on "Save" or "Save and close" to save the newly created activity in the system.

Availability of Activities for booking

Activities can be added to project structures (tab "Structures") or individual projects (tab "Projects") as bookable. In addition, an activity can also be restricted to individual Webdesk groups via the "Cost Centers" tab.

The final availability of activities in the booking mask of a project follows the following logic:

• If not a single activity is assigned to the project and its associated project structure, ALL activities defined under "Activities" are available for booking for the project.
• If individual activities are added to a project structure, not all activities but all activities added to the structure can be booked for projects within the structure.
• If activities that have not already been added to the project structure are assigned directly to an individual project, they can additionally be booked in this project, but not in other projects of the structure. 

The following tabs are available for assigning and restricting activities: 

Tab "Structures"
Here, the newly created activity can be directly assigned to a project structure. This activity is then available for booking to all projects contained in the structure.

Tab "Projects"
Here, the newly created activity can be directly assigned to a single, already existing project in which it can then be booked as an activity. 

Tab "Cost Centers"
If a specific group is selected and added in the list, the corresponding activity can only be booked by members of this group(s) within a project. If nothing is selected, there are no group-specific restrictions.

3) Projektstrukturen

Jedes bebuchbare Projekt muss zwingend Teil einer Projektstruktur sein, diese Strukturen sind meist nach dem übergeordneten Zweck der enthaltenen Projekte (z.B. Interne Projekte, Kundenprojekte, Produktentwicklung) organisiert. Innerhalb dieser Struktur können Projekte als Haupt- oder Sub-Projekte organisiert werden.

Zugriff auf die Projektstrukturen erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

In der Datentabelle findet sich eine Übersicht aller bereits eingerichteten Projektstrukturen. Per Klick auf die Schaltfläche "Neue Struktur" lässt sich eine neue Projektstruktur erstellen, dabei sind folgende Felder auszufüllen:

Tab "Elemente"

Hier muss zumindest ein bereits definierter Element-Typ der Projektstruktur hinzugefügt werden. Wird nun ein neues Projekt der Struktur hinzugefügt, muss genau ein Element-Typ aus dieser Liste als Typ für das neue Projekt ausgewählt werden. Unter dem Reiter "bis zu Ebene" lässt sich einstellen, bis zu welcher (Sub-)Ebene innerhalb der Projekthierarchie ein bestimmter Element-Typ definieren lässt:

Tab "Projekte"

In der Datentabelle findet sich eine Übersicht aller Projekte, die Teil der ausgewählten Struktur sind. Wurde die Struktur gerade neu erstellt, ist diese Liste logischerweise leer.

4) Projekte

Project Structures

Every bookable project must be part of a project structure, these structures are usually organized according to the higher purpose of the contained projects (e.g. internal projects, customer projects, product development). Within this structure, projects can be organized hierarchically (define main- and sub-projects, etc...).

As an administrator, you can access the Project Structures via the menu tree:

MODULES
   --> Project time acquisition
      --> Structures

The data table contains an overview of all project structures that have already been set up. A new project structure can be created by clicking on the "New structure" button. Therefore, the following fields must be filled in:

Tab "Elements"
Here at least one already defined element type must be added to the project structure. If a new project is now added to the structure, exactly one element type from this list must be selected as the type for the new project. Under the tab "up to level" you can set up to which (sub)level within the project hierarchy a certain element type can be defined:

Example:
The element type "Main project" is added with the setting "up to level 2" --> this means that a project of the type "Main project" in the project hierarchy can only be on level 0, 1 or 2, i.e. at most a sub-sub-project, but not deeper.

Tab "Activities"
Already defined activities can be added to the project structure here. The activities added to a project structure are available for posting to all projects within the structure. Therefore, it is usually more sensible and time-saving to add activities to entire project structures and not to each project individually.

Tab "Projects"
The data table contains an overview of all projects that are part of the selected structure. If the structure has just been created, this list is therefore empty.

4) Projects

As the most important object and central bookable medium in project time recording, the creation of projects is of course essential. If project structures and secondary elements such as activities and element types have been defined, project time recording can be started as soon as a project is created.

As an administrator, you can access the Projects via the menu tree:

MODULES
   --> Project time acquisition
      --> Projects

In der Datentabelle findet sich eine Übersicht aller bereits angelegten Projekte. Durch Klick auf den -Button können diese im Nachhinein ausgewählt und bearbeitet werden. Mit Klick auf die Schaltfläche "Neues Projekt" wird ein neues Projekt erstellt, dabei können folgenden Felder ausgefüllt werden:

Tab "Unterprojekte"
Hier findet sich eine Übersicht und Gegenüberstellung der geplanten und tatsächlichen Zeitaufwände für dieses Projekt inkl. aller seiner Unterprojekte

Tab "Berechtigungen"
Informationen und Einstellungen zu Buchungs- und Bearbeitungsberechtigungen des Projektes (mehr dazu unter Berechtigungsmanagement)

Tab "Tätigkeit"
Hier können bereits definierte Tätigkeiten direkt dem neuen Projekt hinzugefügt werden. Im Projekt können alle Tätigkeiten gebucht werden, welche entweder direkt dem Projekt oder der dazugehörigen Projektstruktur hinzugefügt wurden.

Tab "Kunden"
Hier können dem Projekt zuvor definierte Kunden (z.B. als Auftraggeber) zugewiesen werden. Dies macht vor allem für die Verrechnung oder bei Stammkunden Sinn und ermöglicht zusätzliche Informationen bei der Auswertung.

Tab "Kostenträger"
Hier kann bestimmt werden, dass im Projekt gebuchte Zeitaufwände einem vorher definierten Kostenträger zugewiesen werden, beispielsweise einem bestimmten Produkt. Der Kostenträger selbst kann wiederum Teil einer Kostenstelle in Webdesk sein.

• Statisch (mit %-Angabe): fixe (prozentuale) Aufteilung der Zeitaufwände auf ausgewählte Kostenträger
• Dynamisch: Automatische Findung des Kostenträgers über die zugeordnete Stammkostenstelle (Gruppe) des Buchenden

Tab "Attribute"
Hier findet sich eine individuell konfigurierbare Auswahl an Textfeldern, welche weitere Informationen über das Projekt und dessen Eigenschaften beinhalten können. Name und Anzahl der zu befüllenden Textfelder lassen sich in den Systemparametern (siehe hier) festlegen. So kann dort beispielsweise ein Feld "Meeting" definiert werden. Dieses Feld ist nun in jedem Projekt unter dem Tab "Attribute" sichtbar und kann mit freiem Text, z.B. "Projektmeeting täglich um 14:45" befüllt werden.

Tab "Kiosk"
Dieser Tab ist zum Hinzufügen eines der in Entwicklung befindlichen Webdesk-Kiosk-Geräte (Terminal-Lösung zur Projektzeiterfassung) gedacht.

5) Kostenstellen

Die hier abgebildeten Kostenstellen werden direkt von den im Abschnitt "Portal & Organisation" als Gruppen hinzugefügten Kostenstellen übernommen und sind mit diesen identisch. Unter MODULE --> Projektzeiterfassung --> Kostenstellen findet sich lediglich eine Übersicht aller im System registrierten Kostenstellen. 

6) Kostenträger

Optional können auch an Kostenstellen angeknüpfte Kostenträger (z.B. Produkte) erstellt und einem bestimmten Projekt zugewiesen werden. Zur Übersicht aller definierten Kostenträger gelangen Sie als Administrator über den Menübaum unter:
MODULE
   --> Projektzeiterfassung
      --> Kostenträger

Über die Schaltfläche "Kostenträger anlegen" fügen Sie einen neuen Kostenträger hinzu. Dabei können folgende Felder ausgefüllt werden:

Mit Klick auf "Speichern (und schließen)" wird der neu angelegte Kostenträger im System gespeichert. Möchte man nun diesem Kostenträger ein Projekt zuweisen, funktioniert dies über den Menüpunkt "Projekte". Nach Auswahl eines Projektes aus der Übersicht, kann dieses im Tab "Kostenträger" gänzlich oder teilweise einem Kostenträger zugewiesen werden.

6) Kunden

Eine weitere Option ist das Anlegen von Kunden und deren Zuweisung zu bestimmten Projekten. Dies macht vor allem bei großen Kunden Sinn, welche in mehreren Projekten involviert sind. Die Auswertungs- und Reporting-Tools der Projektzeiterfassung können so auch Informationen zur Kundenpflege und -Betreuung liefern.

Zur Übersicht aller bereits hinzugefügten Kunden kommt man als Administrator über den Menübaum unter: 

MODULE
   --> Projektzeiterfassung
      --> Kunden

Durch Klick auf die Schaltfläche "Kunde anlegen" lässt sich ein neuer Kunde hinzufügen, dabei können folgende Felder befüllt werden:

Tab "Allgemein"
Hier können wichtige Kontakt- und Adressinformationen des Kunden eingetragen und gespeichert werden.

Tab "Projekte"
Hier findet sich eine Übersicht aller Projekte, welchen derzeit für diesen Kunden durchgeführt werden/zugeordnet sind. Über die Schaltfläche "Kunde zu Projekt hinzufügen" kann dem ausgewählten Kunden direkt ein neues Projekt zugeordnet werden. Alternativ kann auch im Menüpunkt "Projekte" unter dem Tab "Kunden" dem jeweils ausgewählten Projekt ein zuvor angelegter Kunde hinzugefügt werden.