Vergleichsreport

Allgemeines

Die Projektzeit-Buchung bietet dem Benutzer die Möglichkeit, seine geleistete Arbeitszeit wie mit einer Stoppuhr bestimmten Projekten zuzuweisen. Sie unterscheidet sich von dem Menüpunkt Projektzeit erfassen u. a. dadurch, dass hier die Buchung nicht extra im Nachhinein erfasst werden muss, sondern Projektzeiten live mittels Start / Stopp Funktion auf Projekte gebucht werden können.

Projektzeit buchen

Wurde bereits Projektzeit über die Buchungsmaske erfasst, ist normalerweise das zuletzt gebuchte Projekt inkl. der zuletzt gebuchten Tätigkeit voreingestellt, in diesem Falle kann man direkt über den Start/Stop-Button mit der Erfassung beginnen. Möchte man auf ein anderes Projekt buchen, sind folgende Felder zu befüllen:

Grundsätzlich lassen sich Projekte durch ihre Verrechenbarkeit unterscheiden: Verrechenbar sind jene Projekte, die an Dritte weiterverrechnet werden können, sich also gewinnbringend auswirken. Interne Projekte (z.B.: Einschulung von neuen Mitarbeitern, Wartung der EDV Anlagen,...) betreffen nur das eigene Unternehmen und sind somit nicht verrechenbar.

Projektauswahl

Durch Klick auf den Button mit 3 Punkten erscheint zunächst die hierarchische Ansicht der verfügbaren Projekte. Im Menübaum sind vorerst nur die Haupt-Projekte ohne deren Subprojekte zu sehen. Durch auf- und zuklappen des Projektbaumes werden Subprojekte sichtbar und auswählbar.

Starten der Projekt-Zeiterfassung

Ist nun ein Projekt ausgewählt lässt sich mittels Klick auf den grün hinterlegten Start Button die Stoppuhr starten, wodurch die Zeit gemessen und dem Projekt zugewiesen wird.

Die Projekt-Zeiterfassung läuft jetzt. Das ist daran zu erkennen, dass der Start Button nun rot hinterlegt ist und den Text Stop anzeigt. Direkt rechts davon wird die seit der Startzeit vergangene Zeit wie bei einer Stoppuhr angezeigt.

Als Startzeit wird automatisch die aktuelle Uhrzeit angenommen. Sie kann aber, wie oben beschrieben, auch jederzeit manuell festgelegt werden, falls z.B. bei Arbeitsantritt vergessen wurde, auf Start zu klicken. Während die Stoppuhr läuft, kann jeder Wert in der Buchungsmaske verändert werden - um diese Änderungen allerdings wirksam zu übernehmen, muss auf den "Speichern"-Button geklickt werden. 

Stoppen der Projekt-Zeiterfassung 

Wenn die Arbeit am entsprechenden Projekt unterbrochen wird, ist abermals der Start / Stopp Button zu betätigen. Die Projektzeit-Buchungsmaske wird dadurch automatisch wieder zurückgesetzt und die Projektübersicht in der Tabelle unten aktualisiert: 

Tag

Datum, an welchen die Projektzeit-Buchung erfolgt ist

Beschreibung

Hier erscheint der Text, der zuvor in das dafür vorgesehene Feld eingegeben wurde (siehe oben: "Beschreibung")

Projekt

Zur Identifizierung des Projekts wird hier der Kurzname mit dem fix vergebenen Präfix angezeigt

Name

Der vollständige Projektname

Tätigkeit

Die im Projekt gebuchte Tätigkeit

Kunde

Falls bei der Buchung ausgewählt, erscheint hier der Kunde, für welchen das Projekt durchgeführt wird

Startzeit

Uhrzeit, zu der mit der Arbeit am Projekt begonnen wurde

Endzeit

Uhrzeit, zu der die Arbeit am Projekt unterbrochen/beendet wurde

Dauer

Differenz, welche sich aus Startzeit und Endzeit ergibt --> Arbeitszeit am Projekt in Std.

Ver.

Kurz für "Verrechenbar" - zeigt an, ob die gebuchte Zeit verrechenbar ist oder nicht

Aktion

General Information

The project time booking function offers the user the possibility to assign his working time to specific projects by using a stopwatch. It differs from the menu item "Edit project times", among other things, in that the booking does not have to be recorded retrospectively, but project times can be booked live to projects by using the Start / Stop function.

Book project time

If project time has already been recorded via the booking mask, the last booked project including the last booked activity is normally preset. In this case, you can start recording directly via the Start/Stop button. If you would like to book on another project, the following fields have to be filled in:

• Start time
  Having clicked the Start button, the current time is automatically adopted as starting time. If the project start was earlier, you can enter an alternative time here (only time in the past and after the end of the last project booking is permitted).
• Project
  Selection of the project, via AutoComplete or via full view (see below)
• Activity
  Selection of one of the predefined activities within the project
• Description
  further description of activities within the project, objectives planned/achieved today, etc.
• Billable
  A tick in this tickbox means that the project is declared as billable, which also appears later in the project overview and can be evaluated. Whether the tick can be set for the respective projects or is set by default is determined when the project is newly created.

Basically, projects can be distinguished by their billability: Projects which costs can be passed on to third parties (mostly customers) and have a profitable effect are usually marked as billable. Internal projects (e.g. training of new employees, office organisation,...) only concern your own company and are therefore not billable.

Selection of a Project

By clicking on the button with the 3 points, the tree view of the available projects appears first. In the menu tree only the main projects can be seen without their subprojects. By expanding and collapsing the project tree, subprojects become visible and selectable.

In the list view, the projects can be filtered according to the respective criteria in the fields Name, Code or Short Name. In the dropdown field "Sorted by..." you can decide whether the projects should be sorted alphabetically by Name, Short Name or Code. The dropdown field below is used to select the project structure.

Fields in the data table:

• Shortname
  This refers to the abbreviation of the project including the fixed prefix that stands for the client (e.g. pp for PersonalwolkeProfessional).
• Name 
  A freely chosen and descriptive name for the project 
• Code
  In some cases, the code is the same as the short name - however, any letter/number combination after the prefix can be chosen as a project code.
• Structure
  This is to be understood as the structure under which the respective project can be found. It is also usually starting with the prefix.
• Element type
  The element type provides more information about project characteristics and hierarchy.

Start Project Time Booking

Once a project has been selected, the stopwatch can be started by clicking on the green Start button, which measures the time and assigns it to the project.

The project time recording is now running. This can be seen by the fact that the Start button is now highlighted in red and displays the text Stop. Directly to the right of it, the time that has passed since the starting time is displayed like a stopwatch.

The current time is automatically set as the starting time. However, as described above, it can also be set manually at any time, e.g. if you forget to click on Start when starting work. While the stopwatch is running, any value in the booking mask can be changed - however, in order to apply these changes effectively, you must click on the "Save" button.

Stop Project Time Booking

When the work on the corresponding project is finished/interrupted, the Start / Stop button must be clicked again. This automatically resets the project time booking screen and updates the project overview in the table below: