Mandantenverwaltung

Allgemeines

Ein Mandant stellt in der Regel ein Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe (z.B. einen Konzern) dar.

Der Mandant ist das oberste bzw. am weitesten umspannende organisatorische Element im Webdesk. Der Mandant bildet sozusagen Basisplattform, auf welcher die Organisationsstrukturen bestimmt werden, Gruppen und Personen zugeordnet oder Berechtigungen vergeben werden.  

Üblicherweise wird pro Unternehmen (oder Unternehmensgruppe) ein Mandant angelegt. Eine Verwendung der Mandantenteilung zur Abschottung von Teilbereichen des Unternehmens zueinander ist normalerweise nicht sinnvoll.

In Fällen, wo es mehrere unabhängige Subunternehmern eines Konzerns gibt, in denen Kunden bzw. unternehmensinterne Prozesse unabhängig sind und es zu keinen Überschneidungen zwischen diesen Subunternehmen kommt, ist es auf Wunsch möglich, diese als eigene Mandanten abzubilden.

Kommt es hingegen zu Überschneidungen oder sind konzernübergreifende Rollen vorgesehen, so ist um ein Vielfaches sinnvoller, die Subunternehmen des Konzerns unterhalb einer obersten Organisationseinheit (Holding, Konzernmutter, etc.) als Teilbereiche innerhalb EINES Mandanten abzubilden. Dies gewährleistet alle Vorteile der übergreifenden Auswertbarkeit und der Prozesse inkl. einer hohen Flexibilität hinsichtlich späterer struktureller Veränderungen in der Firmengruppe.

Ein Mandant vs. mehrere Mandanten

Der klassische Anwendungsfall für die Verwendung von mehreren Mandanten ist der Betrieb der Webdesk-Plattform zur Servicierung von unterschiedlichen Unternehmen innerhalb eines Rechenzentrums, wobei diese Unternehmen nichts oder sehr wenig miteinander zu tun haben. 

Für solche Fälle (auch Application Service Providing bzw. ASP genannt) eignet es sich, pro Kunden einen Mandanten zu definieren. Dies hat den Vorteil, dass gegenüber einer kompletten Trennung der Webdesk-Instanzen (d.h. pro Kunde eine Webdesk-Instanz) Synergien in der Parametrierung möglich sind. So können z.B. Konfigurationen von Aktionen für mehrere Mandanten genutzt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Berechtigungsstrukturen der Anwendung hat.

Des weiteren ist es auch in einer Mehrmandanten-Umgebung möglich, mandantenübergreifende Auswertungen und Prozesse zu definieren. z.B. könnte ein Beschaffungsprozess, der über alle Mandanten gleich funktionieren soll, zu einer zentralen, mandantenübergreifenden Rolle gelangen, die dann den Einkauf vornimmt.

Diese Parametrierungsvarianten sind allerdings wesentlich weniger flexibel, als die Definition der verschiedenen Bereiche als Organisationseinheiten. Sobald also eine kundenübergreifende Auswertung oder ein kundenübergreifender Prozess gewünscht ist, ist es in den meisten Fällen ratsamer, nur EINEN Mandanten zu verwenden und die Einschränkung der Rechte über Teilbäume des Organigramms durchzuführen.

Seit der Webdesk-Version 4.0.35 ist es prinzipiell möglich, auf einer Webdesk-Instanz als Benutzer mit entsprechenenden Möglichkeiten auch mandantenübergreifend Informationen abzurufen. Allerdings ist dies nur in Ausnahmesituationen sinnvoll, da der Mandant als Organisationselement zur strikten Trennung von Daten konzipiert wurde.

Verwendung des Mandanten zur Berechtigungssteuerung

Dem Mandanten können Berechtigungen zugeteilt werden, welche dann für alle Personen/Gruppen/Einheiten innerhalb des Mandanten (also für das gesamte Unternehmen) gelten. Dies erleichtert die Handhabung von allgemeinen Funktionalitäten und Aktionen, wie z.B. Buchen, Gruppenkalender, Monatsjournal, Einsicht in die diversen Formulare (Fehlzeitantrag, Krankmeldung,...) etc.

Mehr dazu unter Berechtigungssteuerung

Mandantenwechsel

Derzeit wird der Wechsel einer Person innerhalb des Webdesk zwischen den Mandanten über die Oberfläche nicht vollständig unterstützt. Grundsätzlich ist diese Option möglich, jedoch müssen zusätzlich technische Beziehungen in der Datenbank angepasst werden.

Im Umkehrschluss macht dieses Beispiel auch deutlich, wofür Mandanten in Webdesk gedacht sind. Es handelt sich also um rechtlich und organisatorisch völlig getrennte Einheiten, welche nur zum Zwecke von Parametrierungs- und Betriebssynergien innerhalb einer Webdesk-Instanz abgebildet werden.