Mit einem Workflow wird der Verlauf eines Prozesses (Antrages) bestimmt, ebenso die Personen (Rollen), die an diesem Prozess teilnehmen sollen (z.B. Vorgesetzter, Personalabteilung etc.).
Die Gestaltung und Definition eines Workflow-Verlaufes erfolgt über die Prozessdefinition im standardisierten XPDL-Format. Innerhalb von Webdesk gibt es 2 Möglichkeiten, solche Prozessdefinitionen zu erstellen:
Der simple, formularbasierende Prozess-Editor ermöglicht die Definition von einfachen Workflows für sequentielle Genehmigungsprozesse. Dabei werden diese Workflows mit Standard-Formularen verbunden, die von Webdesk Modulen (z.B. Zeitwirtschaft) zur Verfügung gestellt werden.
Ein typischer Verlauf eines Antrages könnte z.B. wie folgt aussehen:
Jeder Prozessschritt stellt also eine Aktivität dar, welche von einem definierten Rolleninhaber wahrgenommen werden muss. Sobald der Rolleninhaber die betreffende Aktivität beendet hat, wird die Kontrolle wieder an das Workflow-System (die "Workflow-Engine") übergeben und diese bestimmt anhand der Prozessdefinition die nächste Aktivität und den entsprechenden Ausführenden dieser.