Rollen
Anlegen einer neuen Rolle
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Neue Rolle: vorgegebene Maske wird befüllt
- "Speichern & Schließen", um zur Übersicht aller Rollen zurückzukehren,
oder auf "Speichern", falls das Formular noch weiter editiert werden soll.
- Der Vorgang kann jederzeit durch das Anklicken der „Löschen“ - oder der
„Zurück“ - Schaltfläche abgebrochen werden.
Achtung: sowohl beim Rollennamen als auch in
der Workflow-ID dürfen keine Satzzeichen vorkommen (Bindestrich, Beistrich,
etc.). Sollte eine Trennung im Namen oder in der Workflow-ID notwendig
sein, sollte nur ein Unterstrich (_) verwendet werden. (Beispiel:
VAZ_Verantwortlicher)
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Name
Name der neuen Rolle
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Beschreibung
Eventuelle Beschreibung der neuen Rolle
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Workflow-ID
Die Workflow-ID gilt als interne Referenz für den Genehmigungs-Prozess.
Dieser Parameter muss nicht befüllt werden, da die Workflow-ID standardmäßig mit
dem Namen der Rolle belegt wird.
Tab Workflow Optionen
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Antragsteller als Rolleninhaber für sich selbst unterdrücken
nur dann relevant, wenn der Antragsteller zugleich der Rolleninhaber
ist (Bsp. Vorgesetzter). Durch Aktivieren des Parameters wird der Antrag zum
stellvertretenden Rolleninhaber bzw. zum hierarchisch nächsthöheren Mitarbeiter
geschickt. Damit wird verhindert, dass sich ein Vorgesetzter Anträge automatisch
selbst genehmigen kann.
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Vertreter des Antragstellers als Rolleninhaber unterdrücken
Stellvertreter wird bei der Suche nach Rolleninhabern übergangen. Vorsicht bei
Abteilungen mit nur 2 Mitarbeitern (Vorgesetzter, Stellvertreter > Suche
bleibt in dem Fall erfolglos)
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Hierarchische Gruppe bei Suche nach Rolleninhaber berücksichtigen
Ist dieses Flag gesetzt, so wird bei der Suche eines Rolleninhabers im
Workflow seine hierarchische Gruppe berücksichtigt, auch dann wenn ein direkt
zugeordneter Rolleninhaber zum aktuellen Antragsteller existiert!
Beispiel: Hr. Weiss, Hr. Wagner u. Fr. Müller sind Rolleninhaber der Rolle
'Vorgesetzter' für Gruppe G01. Ist nun Hr. Maier als Vorgesetzter für Hrn.
Müller direkt zugeordnet, würde für den Workflow die Rolle Vorgesetzter im Falle
von Hrn. Müller als Antragsteller nur mit Hrn. Maier belegt werden. Ist hingegen
dieses Flag gesetzt, wird auch in seiner hierarchischen Gruppe (=G01) nach
möglichen Rolleninhabern (in diesem Fall Hr. Weiss, Hr. Hagner u. Fr. Müller)
gesucht.
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Mandant
Auswahl des Mandanten, für den die Rolle gelten soll
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Organisationstyp
Auswahl des Organisationstyps für die neue Rolle (für eine detaillierte
Beschreibung siehe Punkt "Anlegen einer neuen Organisationsstruktur"). Bei
Auswahl des Punktes Lose Gruppen erfolgt keine hierarchische
Befüllung der Rolle, da unter den losen Gruppen keine Verknüpfung zueinander
vorliegt. Der Organisationstyp wird bei der Suche nach einem Rolleninhaber für
eine bestimmte Rolle für ein bestimmtes Kompetenzziel (z.B. dem Antragsteller)
verwendet, um bei verknüpften Gruppen des Kompetenzziels mit dem gleichen
Organisationstyp passende Rolleninhaber zu finden.
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Max. Anzahl von Rolleninhabern für Workflow
Eine Zahl größer 0 beschränkt die möglichen Rolleninhaber bei der Auflösung von
Rollen zu Personen innerhalb eines Workflows. Beispiel: eine Zahl von 2
bedeutet, dass max. 2 mögliche Vorgesetzte retourniert werden. (Auch wenn via
Vererbung mehr definiert sein würden!)
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Suchrichtung
Bestimmt die Richtung bei der Suche nach definierten Rolleninhabern; Wählt man
bei der Vererbungsrichtung "aufwärts" bzw. "abwärts", so kann die
Anzahl der Ebenen, in denen nach dem entsprechenden
Rolleninhaber gesucht wird, bestimmen (Eingabe der Anzahl der Ebenen im
vorgesehenen Feld); ebenso die höchste Ebene, bis zu der gesucht werden darf.
- "keine" - Suche nach Rolleninhaber findet nur innerhalb der
eigenen Gruppe bzw. Abteilung statt.
- "aufwärts" - Suche nach Rolleninhaber erfolgt in den
übergeordneten Abteilungen bzw. Gruppen (sinnvoll bei Rolle Vorgesetzter)
- "abwärts" - Suche nach Rolleninhaber erfolgt in den
darunter liegenden Abteilungen bzw. Gruppen (sinnvoll nur bei Prozess
Krankmeldung Kollege)
Achtung: Antragsteller als
Rolleninhaber für sich selbst unterdrücken > bei Einschränkung der
Ebenen, in denen nach einem Rolleninhaber gesucht werden darf, kommt es zu
folgender Situation: befindet sich der Antragsteller (zugleich Rolleninhaber) in
der höchsten Ebene, in der gesucht werden darf, so wird er zum eigenen
Vorgesetzten, obwohl der Parameter "Antragsteller als Rolleninhaber für sich
selbst unterdrücken" aktiviert ist.
Lösungsvorschlag: jener Person direkt einen Vorgesetzten
zuordnen: Menüpunkt Personen > Person aussuchen, die Rolle Vorgesetzter
übernehmen soll > Rolle zuordnen > Kompetenzziel Person selektieren >
betreffende Person aussuchen.
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Anzahl Ebenen, um nach Rolleninhaber zu suchen
Dieser Parameter erscheint nur dann, wenn bei der Suchrichtung aufwärts/abwärts
selektiert wurde. Hier kann die Anzahl der Ebenen eingegeben werden, innerhalb
welcher nach einem Rolleninhaber gesucht werden soll - z.B. 2 > die Suche
nach einem Rolleninhaber beschränkt sich hier auf die 2 nächsten Ebenen
(aufwärts oder abwärts, je nach Einstellung bei der Suchrichtung).
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Höchste Ebene, bis zu der gesucht werden darf
Dieser Parameter erscheint nur dann, wenn bei der Suchrichtung aufwärts/abwärts
selektiert wurde. Die Angabe der höchsten Ebene ermöglicht eine Einschränkung
der Suche nach oben. Es wird nicht mehr über diese Ebene hinaus nach einem
Rolleninhaber gesucht.
Tab Aktionen
Der Reiter Aktionen bietet die Möglichkeit, den Rolleninhabern die
Berechtigung auf diverse Aktionen zuzuordnen, den Gültigkeitszeitraum sowie die
Einsichtserlaubnis zu bestimmen.
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Neue Aktion
Auswahl der gewünschten Aktion aus dem Kontextmenü (hier kann zusätzlich nach
Aktionstyp oder Aktionsname gesucht werden)
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Negativ Ja / Nein
Dieser Parameter dient zum Ausschluss von einer Berechtigung. Ist er auf JA
gestellt, so darf die gewählte Gruppe/Rolle/Person bzw. der Mandant die Aktion
nicht einsehen
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Gültig von - bis
Bestimmung des Zeitraumes, für welchen die Aktionsberechtigung gelten
darf (wird dieser Parameter nicht befüllt, so gilt die Berechtigung vom heutigen
Datum )
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Einsichtserlaubnis (default)
Folgende Parameter stehen zur Auswahl:
-
eigene Person
Einsichtserlaubnis nur für die eigene Person
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Orgeinheit
Einsichtserlaubnis für die eigene Organisationseinheit (Abteilung)
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Orgeinheit + untergeordnete
Einsichtserlaubnis für die eigene Organisationseinheit und alle ihr
untergeordneten Einheiten
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Rollenkompetenz
Wird dieser Parameter ausgewählt, kann man zusätzlich bestimmen, ob die
Einsichtserlaubnis auch an untergeordnete Gruppen weitervererbt wird (falls Ja
> werden auch die untergeordneten Gruppen eingesehen, falls Nein < werden
nur die definierten Gruppen eingesehen).
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Eigener Mandant
Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandanten
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Alle Mandanten
Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten
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Einsicht an untergeordnete vererben
Wird dieser Parameter auf Ja gestellt, so bekommen auch
Reiter Rolleninhaber
Hier kann nach bereits zugeordneten Rolleninhabern gesucht werden (Suche nach
Kompetenzziel, Rolleninhaber).
Bei der Auswahl der Rolleninhaber werden hier bestimmte Personen oder Gruppen
für eine Rolle hinterlegt > Neue Zuordnung:
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Kompetenzziel
Mit dem Kompetenzziel wird definiert, wer eingesehen werden darf:
- ALLE (gesamtes Unternehmen),
- eine bestimmte PERSON oder
- eine bestimmte GRUPPE
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Rolleninhaber
Selektion einer Person, Gruppe, dynamischen Rolle (nur sinnvoll bei
Rolle Kollege)
- wird Person selektiert > Kontextmenü mit allen möglichen Personen wird
aufgeklappt > Selektion einer bestimmten Person
- wird Gruppe selektiert > Kontextmenü mit allen möglichen Gruppen wird
aufgeklappt > Selektion einer bestimmten Gruppe
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Gültig von - bis
Bestimmung des Gültigkeitszeitraumes
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Reihung
1 = Vorgesetzter, 2 = Stellvertreter (3, 4: sind mehrere Personen als
Stellvertreter definiert, so wird vom System bestimmt, wer einen Antrag zur
Bearbeitung bekommt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die
Stellvertreter-Aktivierung). Um die Reihung zu ändern klickt man auf das
Editier-Icon (Bearbeiten)
Suche nach einer Rolle
Um eine bestimmte Rolle zu finden hat man folgende Möglichkeiten: Suche nach
- Namen , Beschreibung , Mandanten
- Hierzu befüllt man das gewünschte Feld, klickt auf Suche (Lupen-Icon) und
bekommt die gewünschte Rolle, bzw. eine Auswahl aus ähnlichen Rollen.
- Durch Anklicken des Editiericons gelangt man zur Detailansicht
der gewünschten Rolle.
Bearbeiten einer Rolle
Eine bestehende Rolle kann bei Bedarf editiert werden, indem man auf das
Editiericon klickt. Auf diese Weise gelangt man zur Detailansicht und kann die
Rolle wie gewünscht bearbeiten.
Bei einer bestehenden Rolle können folgende Änderungen
vorgenommen werden:
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Name
Änderung des Rollennamens
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Beschreibung
Änderung oder Hinzufügen einer Rollenbeschreibung
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Änderung der Workflow-ID
Im Standardfall soll die Workflow-ID nicht geändert
werden (nur nach Absprache mit Workflow EDV GmbH)
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Weitere Änderungen
Änderungen im Reiter Workflow Optionen, Aktionen und
Rolleninhaber sind ebenso möglich. Eine genaue Beschreibung dieser
Reiter finden Sie unter dem Punkt Anlegen einer neuen Rolle.
Löschen einer Rolle
- Um eine bestehende Rolle zu löschen wird diese aus der Übersicht ausgewählt
- Button-Leiste "Löschen" anklicken
- Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup mit der Frage, ob diese Rolle
tatsächlich gelöscht werden soll.
- Durch Anklicken des OK-Buttons wird die Rolle gelöscht und scheint nicht
mehr in der Rollen-Übersicht auf.