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Allgemeines
1. Reisedaten
2. Tägliche Abzüge
3. Kilometergeld
4. Belege
5. Berechnete Kosten
6. Dateien
7. Zeitkorrektur
Weitere Informationen zum Thema Dienstreise-Abrechnung finden Sie hier
Ist die Dienstreise abgeschlossen, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die Reise-Abrechnung mit den tatsächlich angefallen Kosten und Reisezeiten zu befüllen.
Die Reise-Abrechnung kann über zwei Wege begonnen werden:
1. Sie haben einen Dienstreise-Antrag gestellt, der bis zum Abschluss der Dienstreise "geruht" hat und danach als Vorlage für die Reise-Abrechnung in Ihre Liste der offenen Aufgaben übergegangen ist Dieser wird dann entsprechend angepasst.
2. Weiters besteht auch die Möglichkeit, bei Mitarbeitern, die keine Genehmigung für einen Reiseantrag benötigen, direkt über den Menüpunkt "Reise abrechnen" die Abrechnung zu beantragen.
Die Dienstreise-Abrechnung umfasst 7 Schritte, wobei die Schritte mit Bezug auf Reisedaten, Kosten und Dateien bereits aus dem Dienstreise-Antrag bekannt sind.
Navigation im Abrechnungs-Menü:
Sie können
im Programm springen
Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion der Dienstreise-Abrechnung. Aufgrund der Möglichkeit diese zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer zu Abweichungen, was die angezeigten Felder / Eingabemöglichkeiten betrifft.
Nach Eingabe des Datums des Reisebeginns- und -endes öffnet sich ein weiteres Feld zur Erfassung der Uhrzeiten für Abreise und Rückkehr. In dieser Eingabemaske muss nun die tatsächliche Gesamtdauer der Reise eingegeben werden. Aufgrund der Eingaben in von Datum, bis Datum, von Uhrzeit und bis Uhrzeit wird das zustehende Taggeld berechnet.
Nachfolgendes Beispiel zeigt eine ausgefüllte erste Seite
Auf dieser Seite werden direkt vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten erfasst, z.B. falls Sie Essensgeld o.Ä. erhalten, das auf diese Weise gegen Restaurantkosten o.Ä. aufgerechnet wird.
Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, so klicken Sie bitte auf die Zeile "Keine vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten (Abzüge)". Dies bewirkt, dass alle Checkpunkte auf "Nein" gestellt werden.
Hier werden die Daten erfasst:
Einzugeben sind in die Pflichfelder:
Zusätzliche Eingaben sind bei
einzutragen, da auch diese allenfalls in die Berechnung des Kilometergelds einfließen.
Die Daten zum Start- und Zielort sind bereits eingetragen, können aber durch die Schalflächen bearbeitet und durch
ergänzt werden. Durch Anklicken von
wird eine Verknüpfung zu Google Maps geöffnet, anhand der Reiseetappen markiert werden können. Ebenso ist die Summe der Kilometer zwischen Start- und Zielort (bzw. retour) eingetragen.
Sollte sich die An- bzw. Rückreise über mehrere Etappen erstrecken, z.B. mehrere Tagungsorte an unterschiedlichen Tagen angefahren werden, so muss jede Etappe extra erfasst werden, indem ein weiterer Kilometergeld-Beleg hinzugefügt wird.
In untem genannten Beispiel erfolgen An- und Rückreise mit dem PKW, es wurden zwei weitere Passagiere mitgenommen, die fast die vollständige Strecke mitgefahren sind.
Die Eingabemaske wird durch Anklicken der Schaltfläche "Belege hinzufügen" geöffnet.
Zu erfassen ist die
Nach der Eingabe der bisherigen Daten erfolgt nun die Kostenberechnung entsprechend der geltenden Gesetze bzw. Steuersätze.
Hier ist es möglich, weitere Dokumente, die keinen Belegen zuordbar sind, hochzuladen.
Durch Anklicken von "Anhang hinzufügen" öffnet sich die Eingabemaske
Da Dienstreisen Abwesenheiten darstellen, muss eine entsprechende Zeitkorrektur zur Arbeitszeit durchgeführt werden.
Durch Anklicken von "Hinzufügen" wird die Eingabemaske geöffnet:
Nach erfolgter Eingabe kann der Abrechnungsprozess gestartet werden (rot markierte "Prozess starten"-Buttons) oder als Entwurf gespeichert werden, siehe grüne Markierung "als Entwurf speichern".
Wird die Abrechnung als Entwurf gespeichert, erscheint sie sofort in den offenen Aufgaben:
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In dieser Eingabemaske muss nun die tatsächliche Gesamtdauer der Reise eingegeben werden. Aufgrund der Eingaben in von Datum, bis Datum, von Uhrzeit und bis Uhrzeit wird das zustehende Taggeld berechnet. Die Felder Nächtigungsgelder und Anzahl von Firma bezahlte Mahlzeiten beziehen sich nur auf den Inlandsteil der Dienstreise.
Nächtigungsgelder: Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung; z.B.: bei Verwandten / Freunden) im Inland zu erfassen. Diese Nächtigungen werden in der Regel mit einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt.
Anzahl von Firma bezahlte Mahlzeiten: Hier ist die Anzahl der von der Firma bezahlten Mahlzeiten zu erfassen (nur die im Inland erhaltenen Mahlzeiten).
In diesem Schritt sind jene Teile der Reise zeitlich zu erfassen, die sich außerhalb der Inlandsregion abgespielt haben. Das ist entscheidend um das Taggeld korrekt zu berechnen, da dieses in jedem Land unterschiedlich hoch ausfällt.
Per Klick auf Reiseetappe hinzufügen, können entsprechend der Reiseroute alle Auslandsaufenthalte in den jeweiligen Ländern erfasst werden.
Unter Region kann die entsprechende Region (Land) ausgewählt werden.
Wichtig ist hier das von- und bis Datum, sowie die von- und bis Uhrzeiten, damit die anteiligen Taggelder richtig berechnet werden.
Bei Flügen sind die Zeitpunkte des Abfluges und der Landung am inländischen Flughafen zu erfassen. Zeiträume der Dienstreise, die nicht Auslandsetappen gedeckt sind, sind automatisch Inlandsetappen und nicht extra zu erfassen.
Unter Taggeldabzüge ist die Anzahl der Tage zu erfassen, an denen der Dienstnehmer ein Mittagessen UND ein Abendessen im Ausland erhalten hat - hat der Mitarbeiter nicht beides erhalten, werden die Auslandsdiäten nicht reduziert.
Per Klick auf können Auslandsetappen wieder entfernt werden.
Nächtigungsgelder: Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung) in der jeweiligen Region (Land) zu erfassen. Diese Nächtigungen werden in der Regel mit einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt.
Seit 1. Jänner 2008 werden Tagesgelder für Auslandsreisen auf die gleiche Weise berechnet wie Tagesgelder für Dienstreisen im Inland. Der Betrag der dem Mitarbeiter für eine ganztägige Dienstreise zusteht, hängt vom Dienstvertrag und dem Land des Aufenthalts ab.
Anspruch auf Kilometergeld ensteht, wenn ein privates Kraftfahrzeug für eine Dienstreise verwendet wird.
Sollte sich die Reise über mehrere Tage erstrecken, so sind die zurückgelegten Strecken für jeden Tag einzeln, unter Angabe der Route zu erfassen. Das Prinzip gleicht praktisch einem Fahrtenbuch. Optional besteht auch die Möglichkeit das Kennzeichen der jeweiligen Mitarbeiter im Reiter Kilometergeld zu erfassen - anschließend können Auswertungen pro Kennzeichen (=Auto) erstellt werden. Die Wartung der Kennzeichen kann durch den Mitarbeiter selbst erfolgen.
Die zu verrechnenden Kilometergelder ergeben sich automatisch durch die Eingabe des Kilometerstandes am Beginn (von Kilometer) und am Ende (bis Kilometer) der Dienstreise (steuerliche Anforderung). Optional kann auch nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer erfasst werden.
Ausgangspunkt der Dienstreise ist der Dienstort bzw. der Wohnort falls dieser dem Zielort näher liegt.
Mitbeförderte Personen (Anzahl Mitfaherer) sind im Ausmaß der tatsächlichen Kilometer (Anzahl/km Mitfahrer) zu erfassen.
Die amtlichen Sätze für Kilometergeld bzw. Mitfahrerzuschlag pro Kilometer sind jeweils dem EStG zu entnehmen und im System hinterlegt. Durch die Bezahlung des Kilometergeldes sind sämtliche Nebenkosten (Maut, Parkgebühren, Garage,...) steuerlich abgedeckt. Eine gesonderte Verrechnung dieser Nebenkosten ist also nicht gestattet - es sei denn, die Reise wurde mit dem Firmenauto angetreten (wodurch der Anspruch auf Kilometergeld entfällt).
Hier werden die Kosten der einzelnen Belege erfasst.
Im Fall von Frau Fröhlich wurden ein Mautbeleg in der Höhe von 15,- Euro und ein Parkschein in der Höhe von 5,- Euro und zusätzliche Bemerkungen eingetragen.
Auch die Eingabe in anderen Währungen ist möglich. Die Umrechnungskurse werden tagesaktuell im System eingespielt.
Eine Liste der derzeit unterstützten Währungen finden Sie unter folgendem Link: https://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
Mit diesem letzten Schritt kann der Angestellte die Arbeitszeit, die ihm aufgrund der fehlenden Zeit-Buchungen noch nicht gutgeschrieben wurde, richtigstellen.
Im Zusammenhang mit eintägigen Dienstreisen kann mit der Auswahl automatisch die Zeitkorrektur für die Dauer der Dienstreise (eingegeben unter 1. - Reisedaten) berechnet werden. Im Zusammenhang mit (ein- oder) mehrtägigen Dienstreisen ist mit der Auswahl manuell die händische Korrektur der Zeit-Buchung durchzuführen - dies ist im Fall von Frau Fröhlich geschehen.
Auch die Unterscheidung zwischen
und
Reisezeit kann im System abgebildet werden.
Speichern und Weiterleiten: Nachdem der Dienstreise-Abrechnung-Antrag fertiggestellt ist, kann er durch Klick auf dieses Feld gespeichert und gleichzeitig der Workflow gestartet werden - das heißt zur Bearbeitung (Genehmigung) an den Vorgesetzten weitergeleitet (in seine offenen Aufgaben) werden.
Stornieren: Per Klick auf diesen Button kann die Dienstreise-Abrechnung storniert werden.
Speichern: Die getätigten Eingaben werden als Entwurf gespeichert und können unter offene Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden.
Zurück: Durch Klicken dieses Buttons wird die Reise-Abrechnung verlassen.
den nachfolgenden Kapiteln finden Sie Informationen zu
| Mime Type | text/xml |  | text/xml |
| Datei-name | | ||
| Größe (in Bytes) | 19748 |  | 372 |
|
Version 19 von Renate Fuchs-Schreiber
am 30.06.23 07:42:39 Name: Dienstreise-Abrechnung Variante: main - default Status: Entwurf |  |
Version 20 von Renate Fuchs-Schreiber
am 01.07.23 11:49:23 Name: Dienstreise-Abrechnung Variante: main - default Status: Veröffentlichung |
Vergleiche Versionen 18 und 19