Grundlegende Konzepte

Bei der Abrechnung von Dienstreisen mit dem Webdesk EWP Dienstreisemodul arbeiten folgende Definitionen zusammen:

• Reisetypen
• Abrechnung
• Taggeld
• Regionen
• Km-Geld

Reisetypen

Reisetypen sind Bezeichnungen von Reisen gleicher Art, welche bestimmte Funktionen und Möglichkeiten bei der Abrechnung teilen.  Wenn eine Reise beantragt oder abgerechnet wird, muss nach der Angabe des Zeitraums bereits der Reisetyp gewählt werden und bestimmt damit die weiteren Möglichkeiten u. Funktionen im Formular selbst.
Grundsätzlich muss in einem System zumindest ein Reisetyp vorhanden sein. Eine gängige Praxis ist etwa zwischen Inlands- und Auslandsreisen zu unterscheiden und diese Differenzierung bereits im Reisetyp vorzunehmen.

Im Reisetyp lassen sich verschiedene Merkmale des Reiseantrags- bzw. Reiseabrechnungsformular beeinflußen, wie z.b.

• ob die Unterstützung der Adress-Suche durch Google Maps Geocomplete erfolgen soll
• ob es möglich sein soll, Auslands-Etappen anzugeben
• wie Belege in Bezug auf Anhänge zu verarbeiten sind und welche eventuellen Zusatzfelder angezeigt werden sollen
• welche Standard- und Zusatzfelder bei km-Geld Abrechnungen angezeigt werden sollen
• ob und wie die Integration mit der Zeiterfassung erfolgen soll.

Die möglichen Reisetypen pro Reiseantrag bzw. Reiseabrechnung werden in der Prozessdefinition über das Extended Attribute TravelTypes gesteuert, in welche man die zu verwendenden Kurznamen der Reisetypen mit Beistrich getrennt angibt.

Am Reisetyp hängen auch die angebotenen Beleg-Typen und können im Tab Beleg-Typen zeitlich abgegrenzt zugeordnet werden.

Abrechnungs-Definition

Die Abrechnungs-Definition definiert wie die täglichen Verpflegungs-Pauschalen (auch Diäten, Tagegeld oder Taggeld genannt) berechnet werden. Diese Pauschalen werden grundsätzlich als Geldwert für den vollen Tag angegeben und dann mit einer Tabelle für die einzelnen Stunden für Teile eines Tages aliquotiert. Wie die Reisezeit über mehrere Tage einer Reise auf die Berechnungs-Slots aufgeteilt wird, wird durch die Berechnungs-Regel festgelegt, die entweder nach Kalendartag oder nach jeweils 24-Stunden erfolgt.

Über die Tabelle der Taggeldfaktoren wird bestimmt, wie groß der aliquote Anteil der auszubezahlenden Verpflegungspauschale ist, wenn die Reisedauer eine bestimmte Zeitmenge in Stunden erreicht. Diese Tabelle wird üblicherweise in einem Stundenraster geführt und der Faktor wird als Zwölftel oder Prozentwert angegeben. Es gibt eine Tabelle mit den Taggeldfaktoren-Stundenraster für Inlandsteile und eine 2. Tabelle für Auslandsteile (egal welche Region).

Für vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten können Abzüge zu den täglichen Verpflegungs-Pauschalen definiert werden, entweder als Anzahl von Tagen pauschal über die Reise hinweg, oder als tag-genaue Abzüge mit Defintiion von Frühstück, Mittag und Abendessen.

Tag-Geld Definition

Im Tag-Geld wird der Geldwert der täglichen Verpflegungspauschale für eine bestimmte Region festgelegt. Gleichzeitig muss diese Taggeld-Definition zum Reisenden verknüpft werden, indem sie einem Tupple aus einer (optionalen) Reiseart und dem User-Objekt (Person, Gruppe, Rolle oder Mandant) zugeordnet wird. 

Es ist auch möglich eine Taggeld-Defintion als "voreingestellt" zu klassifizieren, um diese allen Reisen als "Fallback" zuzuordnen, d.h. für den Fall, dass keine Definition gefunden wird, die dem Reisenden auf einem direkteren Weg zugeordnet wurde (d.h. über dessen Mandanten, einer seiner Rollen, einer Gruppen oder direkt).

Der Definitions-Typ gibt an, welche Sicht des Geldwerts hier definiert wird. Pro Reise gibt es potentiell zumindest 2 Taggeld-Werte pro Region die maßgeblich sind:

1. der Geldwert, den das Unternehmen auszahlt (lt. Einzelvereinbarung, Betriebsvereinbarung oder Tarif/Kollektivvertrag)
2. der Geldwert, der steuerfrei an den Mitarbeiter lt. geltenden Einkommensteuerregeln ausbezahlt werden darf.

Mit dem Definitionstyp kann man festlegen, ob nur die Unternehmenssicht (lt. EV, BV oder T/KV), nur die steuerliche Sicht oder beide Sichten gewartet werden sollen. Der Definitionstyp "Legacy (Old Style)" ist nur mehr aus Kompatibilitätsgründen vorhanden und sollte nicht mehr verwendet werden.

Regionen

Die täglichen Verpflegungs-Pauschalen für Reisende sind pro Land unterschiedlich, da die Mehrkosten für die Verpflegung nach Land unterschiedlich sind. Üblicherweise wird vom Staat in den Einkommensteuer-Richtlinien hier pro Region (Land bzw. Stadt) eine bestimmter Taggeld-Satz definiert, der dann im Normalfall von der Unternehmensseite übernommen oder in seinem Geldwert übertroffen wird.

Es ist daher wichtig, einmalig alle mögliche Ziel-Regionen für Geschäftsreisen in Einklang mit den nationalen Einkommensteuer-Richtlinien zu definieren, damit dann diesen Regionen das richtige Taggeld pro Gruppe von Reisenden bzw. Reiseart zugewiesen werden kann.

Normalerweise entsprechen diese Regionen Staaten, können aber auch bestimmte Städte in Länder betreffen, wo der Verpflegungsmehraufwand im Vergleich zum Rest des Landes zu sehr abweicht. Diese Einteilung in Regionen ist allerdings von Gesetzgebung zu Gesetzgebung unterschiedlich. Der deutsche Gesetzgeber unterscheidet bei Reisen nach Australien beispielsweise, ob die Reise nach Sydney, Canberra oder einen beliebigen anderen Ort in Australien erfolgt ist und hat dementsprechend unterschiedliche Sätze, während Österreich bei Reisen nach Australien einen einheitlichen Satz für jeden Ort definiert.

Km-Geld

Falls der Reisende mit seinem privaten Fahrzeug für das Unternehmen unterwegs ist, gebührt ihm für jeden gefahrenen Kilometer ein entsprechend festgelegter Geldwert, der wiederum - ähnlich wie beim Taggeld - aus Unternehmenssicht und aus steuerlicher Sicht zu definieren ist. Es werden dabei PKW und Mottorrad als Fahrzeugtypen unterstützt. Zusätzlich kann auch ein Geldwert pro Mitfahrer und Kilometer angeben werden, falls die Reise (auch) zur Beförderung von Kollegen dient.

Analog zum Taggeld sollte die Km-Geld Definition genauso einem Tupple aus (optionaler) Reiseart und einem User-Objekt (Person, Gruppe, Rolle oder Mandant) zugewiesen werden, oder falls es sich um die einzige KM-Geld Definition im System handelt kann man auch die Option "voreingestelltes Kilometergeld" wählen.